従業員の管理
支店を追加した後、支店ごとに従業員を追加できます。ツールバーには支店を切り替えるスイッチがあります。
手動で追加
管理者はツールバーの追加ボタンを使って従業員を1人ずつ追加できます。
新しい従業員を作成するとき、管理者はすぐにウェルカムメールを送信することを選択できます。このオプションは既定ではオフです。ウェルカムメールには、AI-Publicに適した本文とリンクが含まれます。たとえば、直接ログインリンク、すぐに開始するための情報、環境で設定されている場合の移行情報などです。
CSVファイルで従業員を追加する
従業員はCSVリストをアップロードして追加できます。リストは名、ミドルネーム、姓、メールアドレス、役職の5列を含む必要があります。リストには列見出しを含まないでください。
メールアドレスの列は重要です。従業員が複数の支店にアップロードされた場合、レコードはメールアドレスを基に統合され、従業員は複数の支店に紐付けられます。
CSV アップロード時にも、アップロード内の従業員へウェルカムメールを送信することを選択できます。このオプションも既定ではオフです。
ドメインのホワイトリストによる従業員の作成
従業員はドメインをホワイトリストに登録することで自動的に作成されます。従業員がホワイトリストドメインに属するメールアドレスでログインすると、自動的にアカウントが作成され、適切な支店に紐付けられます。これは管理者が各従業員のアカウントを個別に作成する手間を省きます。
詳細は ドメインの管理 を参照してください。
従業員の編集
従業員は「操作」→「編集」をクリックして編集します。
従業員は本部支店に紐付けられており、複数の支店に紐付けることができます。従業員の本部支店は必ず紐付け支店リストに含まれている必要があります。複数の支店を選択することは可能です。従業員は自分のアカウントで本部支店を変更できます。利用可能なオプションは支店リストから決定されます。
各従業員に「Is Instructeur?」を「はい/いいえ」で設定できます。これによりシステム内のアクセス権が決まります。インストラクターとしてマークされている従業員のみがメニュー項目「グループ」を選択し、インストラクショングループを管理できます。
また、従業員のログイン状態を更新することもできます。従業員を非アクティブにすることができます。
ウェルカムメールの送信と確認
管理者は、作成後にもウェルカムメールを送信できます:
- 1人以上の従業員を選択し、ツールバーのメールボタンを使用します。
- 1人の従業員で アクション を開き、ウェルカムメールを送信しますか？ を選択します。
アクション > ウェルカムメールを表示 から、管理者は以前にキューに入れられたウェルカムメールを確認できます。この画面にはメール本文と送信状況が表示されます。たとえば、メールがキューに入っている、送信済み、またはメールサーバーに受け付けられたかどうかです。
ウェルカムメールは環境設定に基づいて作成されます。Demo からのアカウント移行が利用できる場合は、追加の説明が自動的に含まれます。
アカウントの作成
アカウントは初回ログイン時に自動作成されます。アカウント作成時には、基本ロールを決定するトークンがサーバーに追加されます。デフォルトのロールは以下のとおりです。
- 従業員 (はい/いいえ): メールアドレスが従業員リストのメールアドレスと一致する場合は「はい」に設定されます。
- 支店管理者 (はい/いいえ): 初期は通常「いいえ」に設定されます。
- 環境管理者 (はい/いいえ): 初期は通常「いいえ」に設定されます。
- スーパ管理者 (はい/いいえ): 初期は通常「いいえ」に設定されます。
これらのトークンは後で権限に紐付けられます。権限は管理者（例: 環境管理者またはスーパ管理者）によって設定され、各ロールにどの権限を割り当てるかが決まります。
従業員には「アカウントタイプ」を「Federated」（例: Microsoft/Googleログイン）から「Email/パスワード」に変更するオプションがあります。このオプションは従業員レコードを編集する際のみ利用可能で、従業員がまだアクティブなアカウントを持っていない場合に限ります。
このオプションを選択すると、従業員のためにメールアドレスとパスワードのアカウントが作成され、ログインできるようになります。ただし、このログイン方式を利用可能にするには環境側でこのオプションを有効にしておく必要があり、一般的にはフェデレーテッドログインより推奨されません。
従業員の削除
従業員を削除する場合、いくつかのケースがあります。
- 従業員が まだ一度もログインしておらず、アカウントを持っていない
- 従業員がアカウントを持ち、複数の支店に所属している
- 従業員がアカウントを持ち、1つの支店にのみ所属している
従業員にアカウントがない場合
従業員にアカウントがない場合、従業員レコードが削除されます。アカウントやデータがないため、他の処理は不要です。
従業員にアカウントがあり、複数の支店に所属している場合
ある支店で従業員を削除すると、その支店は紐付け支店リストから削除され、従業員はその支店の従業員一覧から消えます。ただし、レコードと関連アカウントは残ります。従業員は引き続き1つ以上の支店で active です。
従業員にアカウントがあり、1つの支店にのみ所属している場合
唯一の支店で削除された場合、従業員レコードは非アクティ ブに設定されます。アカウントとすべてのデータは残りますが、従業員はログインできません。従業員を正式に削除するにはアカウントを削除する必要があります。
アカウントの削除
アカウント削除時に自動的に以下が実行されます。
- チャットとチャットメッセージの削除
- ファイルおよび関連ドキュメントの削除
- 従業員またはユーザーのレコード削除
- アカウントレコードを Firebase から完全に削除
従業員の保持期間
環境設定の保持期間が満了した従業員は自動的に削除されます。デフォルトは企業ポリシーおよび法的要件に準拠しています（例: 退職後8年間）。
従業員としてアプリを表示
管理者（運営 admin および環境 admin）は、従業員の視点から一時的にアプリを表示できます。インターフェイスを確認したり、従業員の質問を支援するために便利です。
有効化手順：
- プロフィールメニューの プロフィール を開く
- タブの ロール表示 を開く
- スイッチの 従業員として表示 をオン
表示される内容の変化：
シミュレーション中は従業員が見るのと同じアプリが表示されます。管理者メニューや管理機能は非表示になります。
無効化：
ワークバーの 従業員として バッジをクリックするか、アカウントタブのスイッチをオフにします。
実際の権限は変更されません。シミュレーションは表示のみへの影響です。
