Medarbejdere håndteres
Efter tilføjelse af lokationer kan medarbejdere tilføjes pr. lokation. I værktøjslinen finder du en switch til at skifte mellem lokationer.
Manuel tilføjelse
Lederen kan tilføje medarbejdere én ad gangen ved hjælp af plustegnet i værktøjslinjen.
Tilføj medarbejdere via en csv-fil
Medarbejdere kan uploades via en csv-liste. Listen skal have 5 kolonner til fornavn, mellemnavn/betydning, efternavn, e-mailadresse og funktion. Listen må ikke have kolonneoverskrifter.
Kolonnen med e-mailadressen er vigtig. Hvis en medarbejder uploades til flere lokationer, vil posterne blive slået sammen på baggrund af e-mailadressen. Medarbejderen bliver dermed knyttet til flere lokationer.
Oprettelse af medarbejdere via hvide liste-domæner
Medarbejdere kan også oprettes automatisk ved at white-liste domæner. Når en medarbejder logger ind med en e-mailadresse, der tilhører et whitelistet domæne, bliver der automatisk oprettet en konto til dem og knyttet til den rigtige lokation. Dette sparer tid, fordi administratoren ikke behøver at oprette en konto for hver medarbejder.
Se mere information i Domeiner håndteres.
Redigér medarbejder
Medarbejderen kan redigeres ved at klikke på Handlinger og vælge "Rediger".
Medarbejderen er knyttet til en hovedlokation og kan knyttes til flere lokationer. Medarbejderens hovedlokation skal altid være i listen over tilknyttede lokationer. Der kan vælges flere lokationer. Medarbejderen kan ændre sin hovedlokation i sin konto. Tilgængelige muligheder kommer fra listen af lokationer.
For hver medarbejder kan egenskaben "Er instruktør?" sættes til "Ja" eller "Nej". Dette bestemmer medarbejderens adgangsrettigheder i systemet. Kun medarbejdere markeret som instruktører kan vælge menupunktet 'Grupper' og administrere instruktørover.
Login-status for en medarbejder kan også opdateres. Medarbejderen kan sættes til ikke-aktiv.
Oprettelse af konti
Konti oprettes automatisk efter et første vellykket login. Under kontooprettelsen tilføjes tokens på serveren, som bestemmer grundlæggende rolle. Standardrollerne er:
- Medarbejder (ja/nej): sættes til "ja" hvis e-mailadressen matcher en e-mail på medarbejderlisten.
- Lokation Admin (ja/nej): sættes normalt til "nej" indledningsvis.
- Område Admin (ja/nej): sættes normalt til "nej" indledningsvis.
- Super Admin (ja/nej): sættes normalt til "nej" indledningsvis.
Disse tokens knyttes senere til tilladelser. Tilladelserne fastsættes af administratoren (f.eks. Område Admin eller Super Admin). Her fastsætter administratoren, hvilke rettigheder der gives per rolle.
For medarbejdere er der en mulighed for at ændre kontotypen fra "Federated" (f.eks. Microsoft/Google login) til "E-mail/adgangskode". Denne mulighed er kun tilgængelig ved redigering af en medarbejders post, og hvis medarbejderen endnu ikke har en aktiv konto.
Hvis denne mulighed vælges, oprettes der en e-mail/adgangskode-konto for medarbejderen, så vedkommende kan logge ind. Dog kræves det, at denne login-mulighed er tilgængelig i miljøet, og det anbefales generelt ikke så meget som federated login.
Sletning af medarbejder
Ved sletning af en medarbejder er der nogle muligheder:
- Medarbejderen har aldrig logget ind og har derfor ingen konto
- Medarbejderen har en konto og er placeret på flere lokationer
- Medarbejderen har en konto og er placeret på kun én lokation
Medarbejder har ingen konto
Hvis medarbejderen ikke har nogen konto, vil medarbejderposten blive slettet. Da der ikke er nogen konto og heller ingen data, behøver der ikke foretages yderligere handling.
Medarbejder har en konto og er placeret på flere lokationer
Hvis medarbejderen slettes fra én lokation, vil denne lokation blive fjernet fra de tilknyttede lokationer, og medarbejderen vil forsvinde fra oversigten over medarbejdere ved den pågældende lokation. Posten forbliver dog og den tilknyttede konto også. Medarbejderen er fortsat aktiv i mindst en lokation.
Medarbejder har en konto og er placeret på kun én lokation
Hvis medarbejderen slettes fra den eneste lokation, hvor han/hun er aktiv, sættes medarbejderposten til ikke-aktiv. Kontoen og alle data forbliver, men medarbejderen kan ikke længere logge ind. For at slette medarbejderen endeligt, skal kontoen slettes.
Sletning af konto
Ved sletning af en konto udføres følgende trin automatisk:
- Chats og chatbeskeder slettes
- Filer og relaterede dokumenter slettes
- Medarbejder- eller brugerkonto slettes
- Konto-posten slettes endeligt fra Firebase
Bevaringsperiode for medarbejdere
Medarbejdere slettes automatisk efter den bevaringsperiode, der er indstillet i miljøet. Standardindstillingen følger virksomhedens politik og juridiske krav (f.eks. 8 år efter fratrædelse).
Se appen som medarbejder
Administrerende admins og miljø-admins kan midlertidigt se appen fra en medarbejders perspektiv. Det er nyttigt til at kontrollere grænsefladen eller hjælpe medarbejdere med spørgsmål.
Aktivering:
- Gå til Profil i profilmenuen
- Åbn fanen Rollevisning
- Slå switchen Se som medarbejder til
Hvad der ændres:
Under simuleringen ser du appen præcis, som en medarbejder ville se den. Admin-menuer og administrativ funktionalitet er skjult.
Deaktivering:
Klik på badge'en Som medarbejder i værktøjslinjen, eller slå switchen i Konto-fanen fra.
Dine faktiske rettigheder forbliver uændrede. Simuleringen påvirker kun visningen.