Ansatte administrasjon
Etter å ha lagt til filialer, kan ansatte legges til per filial. I verktøylinjen finner du en bryter for å veksle mellom filialer.
Legge til manuelt
Administrador kan legge til ansatte én og én ved hjelp av pluss-knappen i verktøylinjen.
Legge til ansatte via en csv-fil
Ansatte kan lastes opp via en csv-liste. Listen må ha 5 kolonner for fornavn, mellomnavn, etternavn, e-postadresse og stilling. Listen må ikke inneholde kolonner som overskrifter.
Kolonnen med e-postadresse er viktig. Hvis en ansatt lastes opp til flere filialer, blir postene slått sammen basert på e-postadressen. En ansatt blir dermed tilknyttet flere filialer.
Opprette ansatte via domenes hvitelisting
Ansatte kan også automatisk opprettes ved å hvitliste domener. Når en ansatt logger inn med en e-postadresse som tilhører et hvitelistet domene, blir det automatisk opprettet en konto for dem og koblet til riktig filial. Dette sparer tid fordi administrator ikke trenger å opprette en konto for hver ansatt.
Se mer informasjon i Domaner administrasjon.
Redigere ansatt
Ansatten kan redigeres ved å klikke på ** handlinger** og deretter «Rediger».
Ansatte er tilknyttet en hovedfilial og kan kobles til flere filialer. Hovedfilialen til den ansatte må alltid være i listen over tilknyttede filialer. Det kan velges flere filialer. Den ansattes hovedfilial kan endres i kontoen. Tilgjengelige alternativer kommer fra listen av filialer.
For hver ansatt kan egenskapen "Er instruktør?" settes til "Ja" eller "Nei". Dette bestemmer ansattes tilgangsrettigheter i systemet. Bare ansatte merket som instruktør kan velge menyen 'Grupper' og administrere instruksjonsgrupper.
Inntektsstatus for en ansatt kan også oppdateres. Ansatt kan settes til ikke-aktiv.
Opprette kontoer
Kontoer opprettes automatisk etter et vellykket første innloggingsforsøk. Under opprettelsen av kontoer blir tokens lagt til på serveren som bestemmer grunnleggende rolle. Standardrollene er:
- Ansatt (ja/nei): settes til "ja" hvis e-postadressen samsvarer med en e-postadresse i listen over ansatte.
- Filial Admin (ja/nei): settes vanligvis til "nei" i utgangspunktet.
- Miljø Admin (ja/nei): settes vanligvis til "nei" i utgangspunktet.
- Super Admin (ja/nei): settes vanligvis til "nei" i utgangspunktet.
Disse tokenene knyttes senere til Tillatelser. Tillatelser settes av administrator (f.eks. Miljø Admin eller Super Admin). Her bestemmes hvilke rettigheter som tillates per rolle.
For ansatte er det en mulighet til å endre kontotype fra "Federated" (f.eks. Microsoft/Google login) til "E-post/passord". Denne muligheten er kun tilgjengelig når man redigerer en ansatt-post, og hvis den ansatte ikke har en aktiv konto.
Hvis denne muligheten velges, opprettes en e-post/passord-konto for den ansatte slik at vedkommende kan logge inn. For å bruke denne innloggingsmetoden må imidlertid dette alternativet være tilgjengelig i omgivelsen, og dette anbefales generelt ikke like mye som federated login.
Slette en ansatt
Når en ansatt slettes, er det flere alternativer:
- Den ansatte har aldri logget inn og har derfor ingen konto
- Den ansatte har en konto og er tilknyttet flere filialer
- Den ansatte har en konto og er tilknyttet bare én filial
Ansatt har ingen konto
Hvis den ansatte ikke har noen konto, blir ansattposten slettet. Siden det ikke er noen konto og ingen data, trenger ingenting mer å gjøres.
Ansatt har en konto og er tilknyttet flere filialer
Hvis den ansatte slettes fra én filial, slettes denne filialen fra tilknyttede filialer og vedkommende forsvinner fra oversikten over ansatte i den filialen. Posten forblir imidlertid og tilknyttet konto. Den ansatte er fortsatt aktiv i en eller flere filialer.
Ansatt har en konto og er tilknyttet bare én filial
Hvis den ansatte slettes fra den eneste filialen hvor vedkommende er aktiv, settes ansattposten til ikke-aktiv. Kontoen og alle dataene forblir, men den ansatte kan ikke logge inn. For å slette den ansatte permanently må kontoen slettes.
Slette konto
Ved sletting av en konto skjer følgende automatisk:
- Chats og chat-beskjeder slettes
- Filer og relaterte dokumenter slettes
- Ansatt- eller brukerpost slettes
- Konto-posten slettes permanent fra Firebase
Bevaringstid for ansatte
Ansatte slettes automatisk etter utløpet av bevaringstiden som er satt i miljøet. Standard er i samsvar med bedriftspolicy og juridiske krav (f.eks. 8 år etter fratreden).
Å se appen som ansatt
Administrerende ledere og miljøadministratorer kan midlertidig se appen fra en ansatts synspunkt. Dette er nyttig for å kontrollere grensesnittet eller hjelpe ansatte med spørsmål.
Aktiver:
- Gå til Profil i profilmenyen
- Åpne fanen Rollvisning
- Slå på bryteren Se som ansatt
Hva som endres:
Under simuleringen ser du appen nøyaktig slik en ansatt ser den. Admin-menyer og administrasjonsfunksjoner er skjult.
Deaktiver:
Klikk på merket Som ansatt i verktøylinjen, eller slå av bryteren i Konto-fanen.
Dine faktiske rettigheter forblir uendret. simuleringen påvirker kun visningen.