Gestione dei dipendenti
Dopo aver aggiunto le sedi, è possibile aggiungere i dipendenti per sede. Nella toolbar trovi uno switch per cambiare tra le sedi.
Aggiunta manuale
L'amministratore può aggiungere i dipendenti uno per uno utilizzando il pulsante più nella toolbar.
Quando crea un nuovo collaboratore, l’amministratore può scegliere di inviare subito un’e-mail di benvenuto. Questa opzione è disattivata per impostazione predefinita. L’e-mail di benvenuto contiene il testo e i link corretti per AI-Public, come il link diretto di accesso, le informazioni per iniziare rapidamente ed eventuali informazioni di migrazione se configurate per l’ambiente.
Aggiunta dei dipendenti tramite un file csv
I dipendenti possono essere caricati tramite un elenco csv. L'elenco deve avere 5 colonne per nome, prefisso, cognome, indirizzo email e funzione. L'elenco non deve contenere intestazioni di colonna.
La colonna con l'indirizzo email è importante. Se un dipendente viene caricato in più sedi, i record verranno uniti in base all'indirizzo email. Il dipendente sarà quindi collegato a più sedi.
Durante un caricamento CSV si può anche scegliere di inviare un’e-mail di benvenuto ai collaboratori inclusi nel caricamento. Anche questa opzione è disattivata per impostazione predefinita.
Creazione dei dipendenti tramite whitelisting dei domini
I dipendenti possono essere creati automaticamente aggiungendo in whitelist i domini. Quando un dipendente effettua l'accesso con un indirizzo email appartenente a un dominio whitelisted, viene automaticamente creato un account per lui e collegato alla sede corretta. Questo fa risparmiare tempo poiché l'amministratore non deve creare un account per ogni dipendente.
Consultare per ulteriori informazioni Gestione domini.
Modifica del dipendente
Il dipendente può essere modificato cliccando su Azioni e su "Modifica".
Il dipendente è associato a una sede principale e può essere collegato a più sedi. La sede principale del dipendente deve sempre trovarsi nell'elenco delle sedi collegate. È possibile selezionare più sedi. Il dipendente può modificare la propria sede principale nel proprio account. Le opzioni disponibili derivano dall'elenco delle sedi.
Per ogni dipendente è possibile impostare l'attributo "È Istruttore?" su "Sì" o "No". Questo determina i diritti di accesso del dipendente all'interno del sistema. Solo i dipendenti contrassegnati come istruttori possono selezionare la voce di menu 'Gruppi' e gestire i gruppi di istruzione.
È anche possibile aggiornare lo stato di accesso di un dipendente. Il dipendente può essere disattivato.
Inviare e rileggere le e-mail di benvenuto
Gli amministratori possono inviare e-mail di benvenuto anche dopo la creazione:
- Seleziona uno o più collaboratori e usa il pulsante e-mail nella barra degli strumenti.
- Apri Azioni per un collaboratore e scegli Inviare e-mail di benvenuto?.
Da Azioni > Visualizza e-mail di benvenuto, l’amministratore può rileggere le e-mail di benvenuto preparate in precedenza. La panoramica mostra il contenuto dell’e-mail e lo stato di invio, ad esempio se l’e-mail è in coda, inviata o accettata dal server di posta.
L’e-mail di benvenuto viene generata in base alle impostazioni dell’ambiente. Se è disponibile la migrazione account da Demo, viene aggiunta automaticamente una spiegazione aggiuntiva.
Creazione degli account
Gli account vengono creati automaticamente dopo un primo accesso riuscito. Durante la creazione degli account vengono aggiunti dei token sul server che determinano il ruolo di base. I ruoli predefiniti sono:
- Dipendente (sì/no): impostato su "sì" se l'indirizzo email corrisponde a un indirizzo presente nell'elenco dei dipendenti.
- Admin Sede (sì/no): inizialmente di solito impostato su "no".
- Admin Ambiente (sì/no): inizialmente di solito impostato su "no".
- Super Admin (sì/no): inizialmente di solito impostato su "no".
Questi token verranno poi associati alle Permessioni. Le Permessioni sono impostate dall'amministratore (es. Admin Ambiente o Super Admin). Qui l'amministratore determina quali diritti sono assegnati a ciascun ruolo.
Per i dipendenti esiste l'opzione di modificare il tipo di account da "Federated" (ad es. login Microsoft/Google) a "Email/password". Questa opzione è disponibile solo durante la modifica del record di un dipendente e se il dipendente non ha ancora un account attivo.
Se si seleziona questa opzione, verrà creato un account email/password per il dipendente con cui potrà effettuare l'accesso. Tuttavia, questa opzione è generalmente meno consigliata rispetto al login federato e richiede che questa modalità di accesso sia disponibile nell'ambiente.
Eliminazione di un dipendente
Quando si elimina un dipendente, ci sono diverse opzioni:
- Il dipendente non ha mai effettuato l'accesso e non ha un account
- Il dipendente ha un account e è assegnato a più sedi
- Il dipendente ha un account e è assegnato a una sola sede
Dipendente senza account
Se il dipendente non ha un account, il record del dipendente viene eliminato. Poiché non ci sono account né dati, non è necessario altro.
Dipendente con account e assegnato a più sedi
Se il dipendente viene rimosso da una sede, questa sede verrà rimossa dall'elenco delle sedi collegate e il dipendente scomparirà dalla visualizzazione dei dipendenti di quella sede. Tuttavia, il record rimane e anche l'account correlato. Il dipendente è ancora attivo in una o più sedi.
Dipendente con account e assegnato a una sola sede
Se il dipendente viene rimosso dall'unica sede in cui è attivo, il record del dipendente viene impostato su non attivo. L'account e tutti i dati rimangono, ma il dipendente non può più accedere. Per eliminare definitivamente il dipendente, l'account deve essere rimosso.
Eliminazione dell'account
Quando si elimina un account, vengono automaticamente eseguiti i seguenti passaggi:
- Chat e messaggi di chat vengono eliminati
- File e documenti correlati vengono eliminati
- Il record del dipendente o dell'utente viene eliminato
- Il record dell'account viene definitivamente rimosso da Firebase
Conservazione dei dati per i dipendenti
I dipendenti vengono automaticamente eliminati dopo la scadenza del periodo di conservazione impostato nell'ambiente. Il valore predefinito è conforme alle politiche aziendali e ai requisiti legali (ad es. 8 anni dopo la cessazione.
Visualizzare l'app come dipendente
Gli amministratori di gestione e gli amministratori di ambiente possono visualizzare temporaneamente l'app dal punto di vista di un dipendente. È utile per controllare l'interfaccia o per aiutare i dipendenti con domande.
Attivare:
- Vai su Profilo nel menu del profilo
- Apri la scheda Mostra ruolo
- Attiva l'interruttore Visualizza come dipendente
Cosa cambia:
Durante la simulazione l'app è esattamente come la vede un dipendente. I menu di admin e le funzioni di gestione sono nascosti.
Disattivare:
Fare clic sulla badge Come dipendente nella barra degli strumenti, oppure spegnere l'interruttore nella scheda Account.
I vostri diritti reali rimangono inalterati. La simulazione influisce solo sulla visualizzazione.
