Gerentes de Funcionários
Após adicionar filiais, os funcionários podem ser adicionados por filial. Na barra de ferramentas existe um switch para alternar entre filiais.
Adição manual
O administrador pode adicionar funcionários um a um usando o botão de mais na barra de ferramentas.
Ao criar um novo colaborador, o administrador pode optar por enviar imediatamente um e-mail de boas-vindas. Esta opção fica desativada por padrão. O e-mail de boas-vindas contém o texto e os links corretos para AI-Public, como o link direto de login, informações para começar rapidamente e eventuais informações de migração se isso estiver configurado no ambiente.
Adicionar funcionários via arquivo csv
Funcionários podem ser carregados por uma lista csv. A lista deve ter 5 colunas para primeiro nome, nome do meio, sobrenome, e-mail e função. A lista não pode conter cabeçalhos de coluna.
A coluna com o endereço de e-mail é importante. Se um funcionário for carregado em várias filiais, os registros serão mesclados com base no endereço de e-mail. O funcionário será então vinculado a várias filiais.
Em um upload CSV também é possível escolher enviar um e-mail de boas-vindas aos colaboradores do upload. Esta opção também fica desativada por padrão.
Criar funcionários através de domínios na whitelist
Funcionários também podem ser criados automaticamente ao colocar domínios na whitelist. Quando um funcionário faz login com um endereço de e-mail que pertence a um domínio whitelisted, uma conta é criada automaticamente para ele e vinculada à filial correta. Isso economiza tempo, pois o administrador não precisa criar uma conta para cada funcionário.
Consulte mais informações em Gerenciar domínios.
Editar funcionário
O funcionário pode ser editado clicando em Ações em "Editar".
O funcionário está vinculado a uma filial principal e pode estar vinculado a várias filiais. A filial principal do funcionário deve estar sempre na lista de filiais vinculadas. Várias filiais podem ser selecionadas. O funcionário pode alterar sua filial principal em sua conta. As opções disponíveis virão da lista de filiais.
Para cada funcionário, a propriedade "É Instrutor?" pode ser definida como "Sim" ou "Não". Isso determina os direitos de acesso do funcionário no sistema. Somente funcionários marcados como instrutores podem selecionar o item de menu 'Grupos' e gerenciar grupos de instrução.
Também é possível atualizar o status de login de um funcionário. O funcionário pode ser desativado.
Enviar e consultar e-mails de boas-vindas
Administradores também podem enviar e-mails de boas-vindas depois da criação:
- Selecione um ou mais colaboradores e use o botão de e-mail na barra de ferramentas.
- Abra Ações para um colaborador e escolha Enviar e-mail de boas-vindas?.
Em Ações > Ver e-mails de boas-vindas, o administrador pode consultar e-mails de boas-vindas preparados anteriormente. A visão mostra o conteúdo do e-mail e o status de envio, por exemplo se o e-mail está na fila, foi enviado ou aceito pelo servidor de e-mail.
O e-mail de boas-vindas é gerado com base nas configurações do ambiente. Se a migração de conta a partir de Demo estiver disponível, uma explicação adicional será incluída automaticamente.
Criar contas
As contas são criadas automaticamente após a primeira tentativa de login bem-sucedida. Durante a criação das contas, tokens são adicionados no servidor que determinam o papel base. Os papéis padrão são:
- Funcionário (sim/não): definido como "sim" quando o endereço de e-mail corresponde a um e-mail na lista de funcionários.
- Admin da Filial (sim/não): geralmente definido como "não" inicialmente.
- Admin de Ambiente (sim/não): geralmente definido como "não" inicialmente.
- Super Admin (sim/não): geralmente definido como "não" inicialmente.
Esses tokens serão vinculados posteriormente às Permissões. Permissões são definidas pelo administrador (p. ex., Admin de Ambiente ou Super Admin). Aqui, o administrador determina quais direitos são concedidos por papel.
Para funcionários, há uma opção para alterar o tipo de conta de "Federated" (por exemplo, login Microsoft/Google) para "Email/senha". Essa opção está disponível apenas ao editar o registro de um funcionário e somente se o funcionário ainda não tiver uma conta ativa.
Ao selecionar essa opção, será criada uma conta de e-mail/senha para o funcionário, para que ele possa fazer login. No entanto, essa opção exige que o modo de login por e-mail esteja disponível na environment, e geralmente é menos recomendada do que o login federated.
Remover um funcionário
Ao remover um funcionário, há várias opções:
- O funcionário nunca fez login e não possui conta
- O funcionário possui uma conta e está vinculado a várias filiais
- O funcionário possui uma conta e está vinculado a apenas 1 filial
Funcionário sem conta
Se o funcionário não possui conta, o registro do funcionário será removido. Como não há conta nem dados adicionais, não é necessário fazer mais nada.
Funcionário com conta vinculado a várias filiais
Se o funcionário for removido de uma filial, essa filial será removida das filiais vinculadas e o funcionário sairá da visão geral de funcionários dessa filial. No entanto, o registro permanece e a conta associada também. O funcionário ainda está ativo em uma ou mais filiais.
Funcionário com conta vinculado a apenas 1 filial
Se o funcionário for removido da única filial em que está ativo, o registro do funcionário será definido como inativo. A conta e todos os dados continuam existindo, mas o funcionário não pode mais fazer login. Para remover o funcionário de forma definitiva, a conta deve ser removida.
Remover conta
Ao remover uma conta, as seguintes etapas são executadas automaticamente:
- Chats e mensagens de chat são removidos
- Arquivos e documentos relacionados são removidos
- O registro do funcionário ou usuário é removido
- O registro da conta é removido definitivamente do Firebase
Período de retenção para funcionários
Funcionários são removidos automaticamente após o término do período de retenção configurado na environment. O padrão segue a política da empresa e requisitos legais (por exemplo, 8 anos após cessação).
Visualizar o aplicativo como funcionário
Administradores de gestão e administradores de ambiente podem visualizar temporariamente o aplicativo a partir da perspectiva de um funcionário. Isso é útil para verificar a interface ou ajudar funcionários com perguntas.
Ativar:
- Vá para Perfil no menu de perfil
- Abra a aba Visualização de função
- Ative o interruptor Ver como funcionário
O que muda:
Durante a simulação, você verá o aplicativo exatamente como um funcionário o vê. Menus de admin e funções de gerenciamento são ocultos.
Desativar:
Clique na badge Como funcionário na barra de ferramentas, ou desative o interruptor na guia Conta.
Seus direitos reais permanecem inalterados. A simulação apenas altera a visualização.
