إدارة الموظفين
بعد إضافة الفروع، يمكن إضافة الموظفين لكل فرع. في شريط الأدوات ستجد مفتاح تبديل للتبديل بين الفروع.
الإضافة يدويًا
يمكن للالمشرف إضافة الموظفين واحدًا تلو الآخر باستخدام زر الجمع في شريط الأدوات.
عند إنشاء موظف جديد، يمكن للمسؤول اختيار إرسال رسالة ترحيب مباشرة. هذا الخيار متوقف افتراضيًا. تحتوي رسالة الترحيب على النصوص والروابط المناسبة لـAI-Public، مثل رابط تسجيل الدخول المباشر، ومعلومات البدء السريع، وأي معلومات ترحيل إذا كانت مهيأة للبيئة.
إضافة الموظفين عبر ملف csv
يمكن رفع الموظفين من خلال قائ مة csv. يجب أن تحتوي القائمة على 5 أعمدة للاسم الأول، والحالة الوسطى، واسم العائلة، والبريد الإلكتروني، والوظيفة. لا يجوز أن تحتوي القائمة على عناوين الأعمدة.
العمود الخاص بالبريد الإلكتروني مهم. إذا تم رفع موظف إلى عدة فروع، فسيتم دمج السجلات بناءً على عنوان البريد الإلكتروني. بذلك يتم ربط الموظف بعدة فروع.
عند رفع ملف CSV، يمكن أيضًا اختيار إرسال رسالة ترحيب إلى الموظفين الموجودين في الرفع. هذا الخيار متوقف افتراضيًا أيضًا.
إنشاء الموظفين عبر قوائم السماح للمجالات البيضاء
يمكن إنشاء الموظفين تلقائيًا عن طريق السماح لقواعد المجال البيضاء. عندما يقوم موظف بتسجيل الدخول باستخدام عنوان بريد إلكتروني ينتمي إلى مجال أبيض، يتم تلقائيًا إنشاء حساب لهم وربطه بالفرع الصحيح. هذا يوفر الوقت لأن المسؤول لا يحتاج إلى إنشاء حساب لكل موظف.
انظر لمزيد من المعلومات Domeinen beheren (Domeinen beheren).
تعديل الموظف
يمكن تعديل الموظف بالنقر على "Bewerken" ضمن Acties.
الموظف مرتبط بفرع رئيسي ويمكن ربطه بكم فروع أخرى. يجب أن تكون الفرع الرئيسي للموظف دائمًا ضمن قائمة الفروع المرتبطة. يمكن اختيار أكثر من فرع. يمكن للموظف تغيير فرعه الرئيسي في حسابه. الخيارات المتاحة تأتي من قائمة الفروع.
يمكن ضبط سمة "Is Instructeur؟" لكل موظف على "نعم" أو "لا". هذا يحدد صلاحيات الوصول للموظف داخل النظام. فقط الموظفون الذين تم تمييزهم كمدربين يمكنهم اختيار عنصر القائمة 'Groepen' وإدارة مجموعات التدريب.
كما يمكن تحديث حالة تسجيل الدخول للموظف. يمكن وضع الموظف خارج الوضع النشط.
إرسال رسائل الترحيب ومراجعتها
يمكن للمسؤولين أيضًا إرسال رسائل الترحيب بعد الإنشاء:
- حدد موظفًا واحدًا أو أكثر واستخدم زر البريد في شريط الأدوات.
- افتح الإجر اءات لموظف واحد واختر إرسال رسالة ترحيب؟.
من خلال الإجراءات > عرض رسائل الترحيب، يمكن للمسؤول مراجعة رسائل الترحيب التي تم تجهيزها سابقًا. يعرض هذا العرض محتوى الرسالة وحالة الإرسال، مثل ما إذا كانت الرسالة في قائمة الانتظار أو أُرسلت أو قبلها خادم البريد.
يتم إنشاء رسالة الترحيب بناءً على إعدادات البيئة. إذا كان ترحيل الحسابات من Demo متاحًا، تتم إضافة شرح إضافي تلقائيًا.
إنشاء الحسابات
يتم إنشاء الحسابات تلقائيًا بعد المحاولة الأولى الناجحة لتسجيل الدخول. أثناء إنشاء الحسابات يتم إضافة رموز توصيفية على الخادم تحدد الدور الأساسي. الأدوار الافتراضية هي:
- الموظف (نعم/لا): تقرر "نعم" إذا كان عنوان البريد الإلكتروني مطابقًا لقائمة الموظفين.
- إدارة الفرع (نعم/لا): عادةً ما تكون "لا" في البداية.
- إدارة البيئة (نعم/لا): عادةً ما تكون "لا" في البداية.
- المسؤول الأعلى (نعم/لا): عادةً ما تكون "لا" في البداية.
ستُربط هذه الرموز فيما بعد بالأذونات. تُعين الأذونات من قبل المدير (مثلاً مسؤول البيئة أو المسؤول الأعلى). هنا يحدد المدير الحقوق الممنوحة لكل دور.
بالنسبة للموظفين هناك خيار لتغيير نوع الحساب من "Federated" (مثل تسجيل الدخول من Microsoft/Google) إلى "Email/كلمة مرور". هذا الخيار متاح فقط عند تعديل سجل موظف، وفي حال لم يكن لدى الموظف حساب نشط بعد.
إذا تم اختيار هذا الخيار، يتم إنشاء حساب بريد إلكتروني/كلمة مرور للموظف ليتمكن من تسجيل الدخول. مع ذلك يجب أن تكون هذه خيار الدخول متاحة في البيئة، وبشكل عام يوصى به أقل من تسجيل الدخول الموحد federated.
حذف موظف
عند إزالة موظف، هناك عدة خيارات:
- لم يسجل الدخول أبدًا وليس لديه حساب
- لديه حساب وموجود في عدة فروع
- لديه حساب وموجود في فرع واحد فقط
الموظف ليس لديه حساب
إذا لم يكن لدى الموظف حساب، فسيتم حذف سجل الموظف. وبما أن ه لا يوجد حساب ولا بيانات، فلا حاجة لعمل إضافي.
الموظف لديه حساب وموجود في عدة فروع
إذا تم حذف الموظف من فرع، فسيتم حذف هذا الفرع من الفروع المرتبطة وسيختفي الموظف من قائمة الموظفين في ذلك الفرع. ومع ذلك، يبقى السجل والحساب المرتبط. لا يزال الموظف نشطًا في فرع أو أكثر.
الموظف لديه حساب وموجود في فرع واحد فقط
إذا تم حذف الموظف من الفرع الوحيد الذي يعمل فيه، فسيتم وضع سجل الموظف في وضع غير نشط. يبقى الحساب وجميع البيانات، لكن لا يمكنه تسجيل الدخول. لحذف الموظف نهائيًا، يجب حذف الحساب.
حذف الحساب
عند حذف حساب، تتم الخطوات التالية تلقائيًا:
- يتم حذف الدردشات والرسائل
- يتم حذف الملفات والوثائق المرتبطة
- يتم حذف سجل الموظف أو المستخدم
- يتم حذف سجل الحساب نهائيًا من Firebase
مدة الاحتفاظ بالموظفين
يتم حذف الموظفين تلقائيًا بعد انتهاء مدة الاحتفاظ المحددة في البيئة. الافتراضي وفقًا لسياسة المؤسسة والمتطلبات القانونية (مثلاً 8 سنوات بعد ترك العمل).
معاينة التطبيق كموظف
يمكن لمسؤولو الإدارة والمشرفون على البيئة معاينة التطبيق مؤقتًا من منظور موظف. هذا مفيد للتحقق من الواجهة أو مساعدة الموظفين في الأسئلة.
التشغيل:
- الانتقال إلى الملف الشخصي في قائمة الملف
- افتح تبويب عرض الدور
- تفعيل مفتاح عرض كموظف
ما الذي يتغير:
أثناء المحاكاة، سترى التطبيق كما يراه الموظف. قوائم الإدارة ووظائف الإدارة مخفية.
إيقاف التشغيل:
انقر على الشارة كموظف في شريط العمل، أو قم بإيقاف المفتاح في تبويب الحساب.
حقوقك الفعلية تبقى دون تغيير. المحاكاة تؤثر فقط على العرض.
