Zarządzanie pracownikami

Po dodaniu oddziałów, pracowników można dodawać dla każdego oddziału. W pasku narzędzi znajdziesz przełącznik umożliwiający przełączanie między oddziałami.

Dodawanie ręczne

Administrator może dodawać pracowników pojedynczo za pomocą przycisku plus w pasku narzędzi.

Podczas tworzenia nowego pracownika administrator może wybrać natychmiastowe wysłanie wiadomości powitalnej. Ta opcja jest domyślnie wyłączona. Wiadomość powitalna zawiera właściwy tekst i linki dla AI-Public, takie jak bezpośredni link logowania, informacje szybkiego startu oraz ewentualne informacje o migracji, jeśli skonfigurowano je dla środowiska.

Dodawanie pracowników za pomocą pliku csv

Pracowników można przesłać jako listę csv. Lista musi mieć 5 kolumn: imię, drugie imię (jeśli dotyczy), nazwisko, adres email i funkcja. Lista nie może zawierać nagłówków kolumn.

Kolumna z adresem email jest kluczowa. Jeśli pracownik zostanie przesłany do wielu oddziałów, rekordy zostaną scalone na podstawie adresu email. Pracownik zostanie wtedy powiązany z wieloma oddziałami.

Podczas importu CSV można także wybrać wysłanie wiadomości powitalnej do pracowników z importu. Ta opcja również jest domyślnie wyłączona.

Tworzenie pracowników przez białą listę domen

Pracownicy mogą być również automatycznie tworzeni poprzez dodanie domen do białej listy. Gdy pracownik zaloguje się przy użyciu adresu email należącego do domeny na białej liście, automatycznie zostanie utworzone konto dla niego i powiązane z odpowiednim oddziałem. To oszczędza czas, ponieważ administrator nie musi tworzyć konta dla każdego pracownika.

Więcej informacji: Zarządzanie domenami.

Edytowanie pracownika

Pracownik może być edytowany, klikając w Działania na „Edytuj”.

Pracownik jest powiązany z głównym oddziałem i może być powiązany z wieloma oddziałami. Główny oddział pracownika musi zawsze znajdować się na liście powiązanych oddziałów. Możliwe jest wybranie wielu oddziałów. Pracownik może zmienić swój główny oddział w swoim koncie. Dostępne opcje pochodzą z listy oddziałów.

Dla każdego pracownika można ustawić cechę „Czy instruktor?”, na „Tak” lub „Nie”. To określa uprawnienia pracownika w systemie. Tylko pracownicy oznaczeni jako instruktorzy mogą wybrać pozycję menu „Grupy” i zarządzać grupami instrukcyjnymi.

Można również zaktualizować status logowania pracownika. Pracownik może zostać wyłączony z logowania (nieaktywny).

Wysyłanie i przeglądanie wiadomości powitalnych

Administratorzy mogą też wysyłać wiadomości powitalne po utworzeniu pracowników:

• Wybierz jednego lub więcej pracowników i użyj przycisku poczty na pasku narzędzi.
• Otwórz Akcje dla jednego pracownika i wybierz Wysłać wiadomość powitalną?.

Przez Akcje > Zobacz wiadomości powitalne administrator może przeczytać wcześniej przygotowane wiadomości powitalne. Widok pokazuje treść wiadomości i status wysyłki, na przykład czy wiadomość jest w kolejce, wysłana lub zaakceptowana przez serwer poczty.

Wiadomość powitalna jest tworzona na podstawie ustawień środowiska. Jeśli dostępna jest migracja kont z Demo, dodatkowe wyjaśnienie zostanie dodane automatycznie.

Zakładanie kont

Konta są automatycznie tworzone po udanym pierwszym logowaniu. Podczas tworzenia konty tokeny na serwerze określają podstawowe role. Domyślne role to:

• Pracownik (tak/nie): ustawione na „tak”, jeśli adres email odpowiada adresowi na liście pracowników.
• Admin Oddziału (tak/nie): zazwyczaj ustawiane na „nie”.
• Admin Środowiska (tak/nie): zazwyczaj ustawiane na „nie”.
• Super Admin (tak/nie): zazwyczaj ustawiane na „nie”.

Te tokeny są później powiązane z uprawnieniami. Uprawnienia konfiguruje administrator (np. Admin Środowiska lub Super Admin). Tutaj administrator określa, jakie prawa przysługują każdej roli.

Dla pracowników jest opcja zmiany typu konta z „Federated” (np. logowanie Microsoft/Google) na „Email/hasło”. Opcja ta jest dostępna tylko przy edycji rekordu pracownika, jeśli pracownik nie ma jeszcze aktywnego konta.

Gdy ta opcja zostanie wybrana, zostanie utworzone konto email/hasło dla pracownika, które umożliwi mu logowanie. Jednak opcja logowania przy użyciu email/hasła musi być dostępna w środowisku i zwykle jest mniej zalecana niż federated login.

Usuwanie pracownika

Przy usuwaniu pracownika mamy kilka możliwości:

• Pracownik nigdy się nie logował i nie ma konta
• Pracownik ma konto i jest przypisany do wielu oddziałów
• Pracownik ma konto i jest przypisany do tylko 1 oddział

Pracownik nie ma konta

Jeśli pracownik nie ma konta, rekord pracownika zostanie usunięty. Ponieważ nie ma konta ani danych, nie trzeba niczego dalej robić.

Pracownik ma konto i jest przypisany do wielu oddziałów

Jeśli pracownik zostanie usunięty z jednego oddziału, ten oddział zostanie usunięty z powiązanych oddziałów i pracownik zniknie z widoku pracowników dla tego oddziału. Rekord pozostaje, podobnie jak powiązane konto. Pracownik nadal jest aktywny w jednym lub wielu oddziałach.

Pracownik ma konto i jest przypisany do tylko 1 oddział

Jeśli pracownik zostanie usunięty z jedynych aktywnych oddziałów, rekord pracownika stanie się nieaktywny. Konto i wszystkie dane pozostają, ale pracownik nie może się logować. Aby całkowicie usunąć pracownika, należy usunąć konto.

Usuwanie konta

Podczas usuwania konta wykonywane są automatycznie następujące kroki:

• Rozmowy i wiadomości w czatach są usuwane
• Pliki i powiązane dokumenty są usuwane
• Rekord pracownika lub użytkownika zostaje usunięty
• Rekord konta zostaje trwale usunięty z Firebase

Termin przechowywania dla pracowników

Pracownicy są automatycznie usuwani po upływie okresu przechowywania ustalonego w środowisku. Domyślnie zgodnie z polityką firmy i wymogami prawnymi (np. 8 lat po zakończeniu zatrudnienia).

Podgląd aplikacji jako pracownik

Admins zarządzający i admins środowisk mogą tymczasowo przeglądać aplikację z perspektywy pracownika. To przydatne, aby zweryfikować interfejs lub pomóc pracownikom w pytaniach.

Włączanie:

1. Przejdź do Profil w menu profilu
2. Otwórz kartę Widok roli
3. Włącz przełącznik Podgląd jako pracownik

Co się zmienia:

Podczas symulacji zobaczysz aplikację dokładnie tak, jak widzi ją pracownik. Menu administratora i funkcje zarządzania są ukryte.

Wyłączanie:

Kliknij na odznakę Jak pracownik w pasku narzędzi lub wyłącz przełącznik na karcie Konto.

informacja

Twoje rzeczywiste uprawnienia pozostaną niezmienione. Symulacja ma wpływ tylko na sposób wyświetlania.