Gérer les employés

Après avoir ajouté des établissements, les employés peuvent être ajoutés par établissement. Dans la barre d'outils, vous trouverez un commutateur pour basculer entre les établissements.

Ajout manuel

L'administrateur peut ajouter des employés un par un à l'aide du bouton plus dans la barre d'outils.

Lors de la création d’un nouveau collaborateur, l’administrateur peut choisir d’envoyer directement un e-mail de bienvenue. Cette option est désactivée par défaut. L’e-mail de bienvenue contient le texte et les liens adaptés à AI-Public, comme le lien de connexion direct, les informations de démarrage rapide et les éventuelles informations de migration si elles sont configurées pour l’environnement.

Ajout d'employés via un fichier csv

Les employés peuvent être téléchargés via une liste csv. La liste doit comporter 5 colonnes pour le prénom, le préfixe, le nom de famille, l'adresse e-mail et la fonction. La liste ne doit pas contenir d'en-têtes de colonnes.

La colonne de l'adresse e-mail est importante. Si un employé est téléchargé pour plusieurs établissements, les enregistrements seront fusionnés en fonction de l'adresse e-mail. Un employé sera alors lié à plusieurs établissements.

Lors d’un import CSV, il est aussi possible d’envoyer un e-mail de bienvenue aux collaborateurs de l’import. Cette option est également désactivée par défaut.

Création d'employés via la liste blanche de domaines

Les employés peuvent également être créés automatiquement en mettant des domaines sur liste blanche. Lorsqu'un employé se connecte avec une adresse e-mail appartenant à un domaine en liste blanche, un compte est automatiquement créé pour lui et lié au bon établissement. Cela fait gagner du temps car l'administrateur n'a pas à créer manuellement un compte pour chaque employé.

Voir Gérer les domaines pour plus d'informations.

Modifier un employé

L'employé peut être modifié en cliquant sur "Modifier" dans Actions.

L'employé est lié à un établissement principal et peut être lié à plusieurs établissements. L'établissement principal de l'employé doit toujours figurer dans la liste des établissements liés. Plusieurs établissements peuvent être sélectionnés. L'employé peut modifier son établissement principal dans son compte. Les options disponibles proviennent alors de la liste des établissements.

Pour chaque employé, la propriété "Est un instructeur ?" peut être définie sur "Oui" ou "Non". Cela détermine les droits d'accès de l'employé dans le système. Seuls les employés marqués comme instructeurs peuvent sélectionner l'élément de menu 'Groupes' et gérer les groupes d'instruction.

Le statut de connexion d'un employé peut également être mis à jour. L'employé peut être désactivé.

Envoyer et consulter les e-mails de bienvenue

Les administrateurs peuvent aussi envoyer des e-mails de bienvenue après la création:

• Sélectionnez un ou plusieurs collaborateurs et utilisez le bouton e-mail dans la barre d’outils.
• Ouvrez Actions pour un collaborateur et choisissez Envoyer l’e-mail de bienvenue ?.

Via Actions > Voir les e-mails de bienvenue, l’administrateur peut relire les e-mails de bienvenue déjà mis en file d’attente. Cet aperçu affiche le contenu de l’e-mail et l’état d’envoi, par exemple si l’e-mail a été mis en file d’attente, envoyé ou accepté par le serveur de messagerie.

L’e-mail de bienvenue est généré à partir des paramètres de l’environnement. Si une migration de compte depuis Demo est disponible, une explication supplémentaire est ajoutée automatiquement.

Création de comptes

Les comptes sont automatiquement créés après une première tentative de connexion réussie. Lors de la création de comptes, des jetons sont ajoutés sur le serveur qui déterminent le rôle de base. Les rôles par défaut sont :

• Employé (oui/non) : défini sur "oui" si l'adresse e-mail correspond à une adresse e-mail de la liste des employés.
• Admin d'établissement (oui/non) : initialement généralement défini sur "non".
• Admin d'environnement (oui/non) : initialement généralement défini sur "non".
• Super Admin (oui/non) : initialement généralement défini sur "non".

Ces jetons sont ensuite liés aux Autorisations. Les autorisations sont définies par l'administrateur (par exemple, Admin d'environnement ou Super Admin). Il détermine quels droits sont attribués à chaque rôle.

Pour les employés, il existe une option pour modifier le type de compte de "Fédéré" (par exemple, connexion Microsoft/Google) à "E-mail/mot de passe". Cette option n'est disponible que lors de la modification d'un enregistrement d'employé et si l'employé n'a pas encore de compte actif.

Si cette option est sélectionnée, un compte e-mail/mot de passe est créé pour l'employé avec lequel il peut se connecter. Cependant, cette option de connexion doit être disponible dans l'environnement, et elle est généralement moins recommandée que la connexion fédérée.

Suppression d'un employé

Lors de la suppression d'un employé, il existe plusieurs scénarios :

• L'employé ne s'est jamais connecté et n'a donc pas de compte
• L'employé a un compte et est placé dans plusieurs établissements
• L'employé a un compte et est placé dans un seul établissement

L'employé n'a pas de compte

Si l'employé n'a pas de compte, l'enregistrement de l'employé sera supprimé. Comme il n'y a pas de compte ni de données, rien d'autre n'a besoin d'être fait.

L'employé a un compte et est placé dans plusieurs établissements

Si l'employé est supprimé d'un établissement, cet établissement sera supprimé des établissements liés et l'employé disparaîtra de la liste des employés de cet établissement. Cependant, l'enregistrement et le compte associé resteront existants. L'employé étant toujours actif dans un ou plusieurs établissements.

L'employé a un compte et est placé dans un seul établissement

Si l'employé est supprimé du seul établissement où il est actif, l'enregistrement de l'employé sera désactivé. Le compte et toutes les données resteront, mais l'employé ne pourra plus se connecter. Pour supprimer définitivement l'employé, le compte doit être supprimé.

Suppression de compte

Lors de la suppression d'un compte, les étapes suivantes sont automatiquement effectuées :

• Les chats et messages de chat sont supprimés
• Les fichiers et documents associés sont supprimés
• L'enregistrement de l'employé ou de l'utilisateur est supprimé
• L'enregistrement du compte est définitivement supprimé de Firebase

Période de conservation des employés

Les employés sont automatiquement supprimés après l'expiration de la période de conservation définie dans l'environnement. La valeur par défaut est conforme à la politique de l'entreprise et aux exigences légales (par exemple, 8 ans après la cessation d'emploi).

Afficher l'application en tant qu'employé

Les administrateurs de direction et les administrateurs d'environnement peuvent temporairement visualiser l'application du point de vue d'un employé. Cela est utile pour tester l'interface ou aider les employés avec leurs questions.

Activer :

1. Accédez à Profil dans le menu de profil
2. Ouvrez l'onglet Vue des rôles
3. Activez le commutateur Afficher en tant qu'employé

Ce qui change :

Pendant la simulation, vous voyez l'application exactement comme un employé la voit. Les menus d'administration et les fonctions de gestion sont masqués.

Désactiver :

Cliquez sur le badge En tant qu'employé dans la barre d'outils, ou désactivez le commutateur dans l'onglet Vue des rôles.

info

Vos droits réels restent inchangés. La simulation n'affecte que la vue.