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Gérer les employés

Après avoir ajouté des établissements, les employés peuvent être ajoutés par établissement. Dans la barre d'outils, vous trouverez un commutateur pour basculer entre les établissements.

Ajout manuel​

L'administrateur peut ajouter des employés un par un à l'aide du bouton plus dans la barre d'outils.

Ajout d'employés via un fichier csv​

Les employés peuvent être téléchargés via une liste csv. La liste doit comporter 5 colonnes pour le prénom, le préfixe, le nom de famille, l'adresse e-mail et la fonction. La liste ne doit pas contenir d'en-têtes de colonnes.

La colonne de l'adresse e-mail est importante. Si un employé est téléchargé pour plusieurs établissements, les enregistrements seront fusionnés en fonction de l'adresse e-mail. Un employé sera alors lié à plusieurs établissements.

Création d'employés via la liste blanche de domaines​

Les employés peuvent également être créés automatiquement en mettant des domaines sur liste blanche. Lorsqu'un employé se connecte avec une adresse e-mail appartenant à un domaine en liste blanche, un compte est automatiquement créé pour lui et lié au bon établissement. Cela fait gagner du temps car l'administrateur n'a pas à créer manuellement un compte pour chaque employé.

Voir Gérer les domaines pour plus d'informations.

Modifier un employé​

L'employé peut être modifié en cliquant sur "Modifier" dans Actions.

L'employé est lié à un établissement principal et peut être lié à plusieurs établissements. L'établissement principal de l'employé doit toujours figurer dans la liste des établissements liés. Plusieurs établissements peuvent être sélectionnés. L'employé peut modifier son établissement principal dans son compte. Les options disponibles proviennent alors de la liste des établissements.

Pour chaque employé, la propriété "Est un instructeur ?" peut être définie sur "Oui" ou "Non". Cela détermine les droits d'accès de l'employé dans le système. Seuls les employés marqués comme instructeurs peuvent sélectionner l'élément de menu 'Groupes' et gérer les groupes d'instruction.

Le statut de connexion d'un employé peut également être mis à jour. L'employé peut être désactivé.

Création de comptes​

Les comptes sont automatiquement créés après une première tentative de connexion réussie. Lors de la création de comptes, des jetons sont ajoutés sur le serveur qui déterminent le rôle de base. Les rôles par défaut sont :

  • Employé (oui/non) : défini sur "oui" si l'adresse e-mail correspond à une adresse e-mail de la liste des employés.
  • Admin d'établissement (oui/non) : initialement généralement défini sur "non".
  • Admin d'environnement (oui/non) : initialement généralement défini sur "non".
  • Super Admin (oui/non) : initialement généralement défini sur "non".

Ces jetons sont ensuite liés aux Autorisations. Les autorisations sont définies par l'administrateur (par exemple, Admin d'environnement ou Super Admin). Il détermine quels droits sont attribués à chaque rôle.

Pour les employés, il existe une option pour modifier le type de compte de "Fédéré" (par exemple, connexion Microsoft/Google) à "E-mail/mot de passe". Cette option n'est disponible que lors de la modification d'un enregistrement d'employé et si l'employé n'a pas encore de compte actif.

Si cette option est sélectionnée, un compte e-mail/mot de passe est créé pour l'employé avec lequel il peut se connecter. Cependant, cette option de connexion doit être disponible dans l'environnement, et elle est généralement moins recommandée que la connexion fédérée.

Suppression d'un employé​

Lors de la suppression d'un employé, il existe plusieurs scénarios :

  • L'employé ne s'est jamais connecté et n'a donc pas de compte
  • L'employé a un compte et est placé dans plusieurs établissements
  • L'employé a un compte et est placé dans un seul établissement

L'employé n'a pas de compte​

Si l'employé n'a pas de compte, l'enregistrement de l'employé sera supprimé. Comme il n'y a pas de compte ni de données, rien d'autre n'a besoin d'être fait.

L'employé a un compte et est placé dans plusieurs établissements​

Si l'employé est supprimé d'un établissement, cet établissement sera supprimé des établissements liés et l'employé disparaîtra de la liste des employés de cet établissement. Cependant, l'enregistrement et le compte associé resteront existants. L'employé étant toujours actif dans un ou plusieurs établissements.

L'employé a un compte et est placé dans un seul établissement​

Si l'employé est supprimé du seul établissement où il est actif, l'enregistrement de l'employé sera désactivé. Le compte et toutes les données resteront, mais l'employé ne pourra plus se connecter. Pour supprimer définitivement l'employé, le compte doit être supprimé.

Suppression de compte​

Lors de la suppression d'un compte, les étapes suivantes sont automatiquement effectuées :

  • Les chats et messages de chat sont supprimés
  • Les fichiers et documents associés sont supprimés
  • L'enregistrement de l'employé ou de l'utilisateur est supprimé
  • L'enregistrement du compte est définitivement supprimé de Firebase

Période de conservation des employés​

Les employés sont automatiquement supprimés après l'expiration de la période de conservation définie dans l'environnement. La valeur par défaut est conforme à la politique de l'entreprise et aux exigences légales (par exemple, 8 ans après la cessation d'emploi).