Medewerkers beheren
Na het toevoegen van vestigingen, kunnen de medewerkers per vestiging worden toegevoegd. In de toolbar vind je een switch om te kunnen wisselen tussen vestigingen.
Handmatig toevoegen
De beheerder kan medewerkers 1 voor 1 toevoegen met behulp van de plus knop in de toolbar.
Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker kan de beheerder kiezen om direct een welkomstmail te versturen. Deze optie staat standaard uit. De welkomstmail bevat de juiste tekst en links voor AI-Public, zoals de directe inloglink, informatie over snel starten en eventuele migratie-informatie als dit voor de omgeving is ingesteld.
Medewerkers via een csv bestand toevoegen
Medewerkers kunnen via een csv lijst worden geupload. De lijst moet 5 kolommen hebben voor voornaam, tussenvoegsel, achternaam, email adres en functie. De lijst mag geen kolomhoofden bevatten.
De kolom met het email adres is belangrijk. Als een medewerker bij meerdere vestigingen wordt geupload, dan zullen de records op basis van het email adres worden samengevoegd. Een medewerker wordt dan gekoppeld aan meerdere vestigingen.
Bij een csv-upload kan ook worden gekozen om een welkomstmail te versturen naar de medewerkers uit de upload. Ook deze optie staat standaard uit.
Medewerkers aanmaken via domeinen whitelisten
Medewerkers kunnen ook automatisch worden aangemaakt door domeinen te whitelisten. Wanneer een medewerker inlogt met een e-mailadres dat behoort tot een gewhitelist domein, wordt er automatisch een account voor hen aangemaakt en gekoppeld aan de juiste vestiging. Dit bespaart tijd omdat de beheerder niet voor iedere medewerker een account hoeft aan te maken.
Zie voor meer informatie Domeinen beheren.
Medewerker bewerken
De medewerker kan worden bewerkt door bij Acties op "Bewerken" te klikken.
De medewerker is gekoppeld aan een hoofdvestiging en kan worden gekoppeld aan meerdere vestigingen. De hoofdvestiging van de medewerker moet altijd in de lijst van gekoppelde vestigingen staan. Er kunnen wel meerdere vestigingen geselecteerd worden. De medewerker kan zijn hoofdvestiging wijzigen bij zijn account. De beschikbare opties komen dan van de lijst van vestigingen.
Bij elke medewerker kan de eigenschap "Is Instructeur?" worden ingesteld op "Ja" of "Nee". Dit bepaalt de toegangsrechten van de medewerker binnen het systeem. Alleen medewerkers die zijn gemarkeerd als instructeur kunnen het menu-item 'Groepen' selecteren en instructiegroepen beheren.
Ook kan de inlogstatus van een medewerker worden bijgewerkt. De medewerker kan op non-actief worden gezet.
Weergavemodus bekijken en wijzigen
In de kolom Status is naast de accountstatus ook de ingestelde weergavemodus zichtbaar. Een compacte tegel staat voor de Instapweergave en het raster staat voor de Standaardweergave.
Open bij een medewerker het menu Acties en kies Weergave wijzigen om de weergavemodus van één medewerker aan te passen.
Om meerdere medewerkers tegelijk aan te passen, selecteer je de gewenste rijen en klik je in de toolbar op Weergave wijzigen. Kies vervolgens Instapweergave of Standaardweergave en klik op Opslaan. Met Geen wijziging blijven de huidige instellingen behouden.
Welkomstmail versturen en nalezen
Beheerders kunnen ook na het aanmaken nog welkomstmails versturen:
- Selecteer één of meerdere medewerkers en gebruik de mailknop in de toolbar.
- Open bij één medewerker het menu Acties en kies Verstuur welkomstmail?.
Via Acties > Welkomstmails bekijken kan de beheerder eerder klaargezette welkomstmails nalezen. In dit overzicht staat de inhoud van de mail en de verzendstatus, zoals of de mail is klaargezet, verzonden of door de mailserver is geaccepteerd.
De welkomstmail wordt opgebouwd op basis van de instellingen van de omgeving. Als accountmigratie vanuit Demo beschikbaar is, wordt hierover automatisch extra uitleg opgenomen.
Aanmaken van accounts
Accounts worden automatisch aangemaakt na een succesvolle eerste inlog poging. Tijdens het aanmaken van accounts worden tokens toegevoegd op de server die de basisrol bepalen. De standaardrollen zijn:
- Medewerker (ja/nee): wordt op "ja" gezet als het email adres overeen komt met een email adres op de lijst met medewerkers.
- Vestiging Admin (ja/nee): wordt initieel meestal op "nee" gezet.
- Omgeving Admin (ja/nee): wordt initieel meestal op "nee" gezet.
- Super Admin (ja/nee): wordt initieel meestal op "nee" gezet.
Deze tokens worden later gekoppeld aan Permissies. Permissies worden ingesteld door de beheerder (bijv. Omgeving Admin of Super Admin). Hierin legt de beheerder vast welke rechten er per rol worden toegekend.
Bij medewerkers is er een optie om het account type te wijzigen van "Federated" (bijv. Microsoft/Google login) naar "Email/wachtwoord". Deze optie is alleen beschikbaar bij het bewerken van een medewerker record, en als de medewerker nog geen actief account heeft.
Als deze optie wordt geselecteerd, dan wordt er een email/wachtwoord account aangemaakt voor de medewerker waarmee hij/zij kan inloggen. Echter, hiervoor moet wel deze optie van inloggen beschikbaar zijn op de omgeving, en dit wordt over het algemeen minder aangeraden dan federated login.
Verwijderen van een medewerker
Bij het verwijderen van een medewerker zijn er een aantal opties:
- De medewerker heeft nog nooit ingelogd en heeft dus geen account
- De medewerker heeft een account en is geplaatst bij meerdere vestigingen
- De medewerker heeft een account en is geplaatst bij slechts 1 vestiging
Medewerker heeft geen account
Als de medewerker geen account heeft, dan zal het medewerker record worden verwijderd. Aangezien er geen account is en ook geen gegevens, hoeft er verder niets te gebeuren.
Medewerker heeft een account en is geplaatst bij meerdere vestigingen
Als de medewerker wordt verwijderd bij een vestiging, dan zal deze vestiging worden verwijderd uit de gekoppelde vestigingen en zal de medewerker verdwijnen uit het overzicht van medewerkers bij die vestiging. Echter, het record blijft bestaan en ook het gerelateerde account. De medewerker is immers nog steeds actief bij een of meerdere vestigingen.
Medewerker heeft een account en is geplaatst bij slechts 1 vestiging
Als de medewerker wordt verwijderd bij de enige vestiging waar hij/zij actief is, dan zal het medewerker record op non-actief worden gezet. Het account en alle gegevens blijven bestaan, maar de medewerker kan niet meer inloggen. Om de medewerker definitief te verwijderen, moet het account worden verwijderd.
Verwijderen van account
Bij het verwijderen van een account worden de volgende stappen automatisch genomen:
- Chats en chatberichten worden verwijderd
- Bestanden en gerelateerde documenten worden verwijderd
- Het medewerker of gebruikersrecord wordt verwijderd
- Het account record wordt definitief verwijderd uit Firebase
Bewaartermijn voor medewerkers
Medewerkers worden automatisch verwijderd na het verlopen van de bewaartermijn die is ingesteld in de omgeving. De default is conform bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten (bijv. 8 jaar na uitdiensttreding).
App bekijken als medewerker
Bestuur admins en omgeving admins kunnen de app tijdelijk bekijken vanuit het perspectief van een medewerker. Dit is handig om de interface te controleren of medewerkers te helpen bij vragen.
Inschakelen:
- Ga naar Profiel in het profielmenu
- Open het tabblad Rolweergave
- Zet de schakelaar Bekijk als medewerker aan
Wat er verandert:
Tijdens de simulatie ziet u de app precies zoals een medewerker die ziet. Admin-menu's en beheerfuncties zijn verborgen.
Uitschakelen:
Klik op de badge Als medewerker in de werkbalk, of zet de schakelaar in het Account-tabblad uit.
Uw werkelijke rechten blijven ongewijzigd. De simulatie heeft alleen invloed op de weergave.
Medewerkers in een school indelen
Vink medewerkers aan en open Acties voor de collectieve acties onderaan het scherm. Toevoegen en uploaden zijn ook beschikbaar als je alle scholen of vestigingen bekijkt; kies de hoofdvestiging in het formulier.
Alleen een omgevingsbeheerder met wijzigrechten voor medewerkers en scholen kan dit doen. Open Medewerkers, kies één school en vink de gewenste medewerkers aan. Na bevestigen verschijnt per medewerker een resultaat; sluit het venster om de lijst te vernieuwen.
Selecteer maximaal 200 medewerkers per keer.
- Bronschool
- Geselecteerde medewerkers: 1–200
- Acties → Medewerkers in een school indelen → Nieuwe hoofdvestiging → Deel medewerkers in
Nieuwe hoofdvestiging wordt de hoofdvestiging. De medewerker wordt losgekoppeld van de bronschool en de groepen en afdelingen van die school.
Geen volledige bevestiging ontvangen. Sluit dit venster en controleer de schoolindeling voordat je opnieuw probeert.