Introductie
AI-Public beschikt over een uitgebreide beheeromgeving. Afhankelijk van de instellingen per rol ziet u de volgende tegels:
Modellen beheren
Op de pagina Beheeromgeving → AI-instellingen → Modellen bepaal je welke AI-aanbieders beschikbaar zijn in de omgeving. Gebruikers kiezen daarna zelf een voorkeursaanbieder bij Voorkeuren. De concrete modellen komen uit de centrale modelcatalogus van AI-Public en worden niet meer handmatig per omgeving uit een modellenlijst gekozen.
Coderen
2 artikelen
Omgeving inrichten
Iedere organisatie krijgt een eigen omgeving binnen AI-Public. Deze omgeving moet worden geselecteerd voordat er inlogmogelijkheden worden getoond.
Domeinen beheren
Domeinen whitelisten
Vestigingen beheren
Na de basisinrichting van de omgeving moeten eerst vestigingen worden toegevoegd.
Medewerkers beheren
Na het toevoegen van vestigingen, kunnen de medewerkers per vestiging worden toegevoegd. In de toolbar vind je een switch om te kunnen wisselen tussen vestigingen.
Onderwerpen beheren
Na het toevoegen van vestigingen moeten onderwerpen worden toegevoegd.
Beperkingen
In Omgeving → Beperkingen stelt u de dagelijkse limieten voor afbeeldingen en chatberichten van medewerkers in. Een zachte limiet waarschuwt; een harde limiet blokkeert verder gebruik tot het quotum opnieuw wordt ingesteld.
Systeemprompts
Via Systeemprompts bepaalt u welke vaste instructies AI-Public bij iedere nieuwe chat van een medewerker ontvangt. Ze sturen bijvoorbeeld toon, begrijpelijkheid, terminologie en publieke dienstverleningskaders.
Tools
Via de tegel Tools in de beheeromgeving stelt u per AI-aanbieder in welke tools en koppelingen beschikbaar zijn. Dit bepaalt welke extra mogelijkheden de AI in een gesprek kan inzetten, zoals internet zoeken, afbeeldingen maken, rekenen, routes plannen of informatie vastleggen.
Features
Via Features bepaalt u welke functies medewerkers mogen gebruiken. AI-Public kent hier geen leerlinginstellingen.
Microsoft 365 instellen
Met een eigen Microsoft Entra-app kan uw organisatie dezelfde app gebruiken voor aanmelden met Microsoft en voor Outlook, Teams en SharePoint. U bepaalt centraal welke integraties en schrijfacties beschikbaar zijn. Gebruikers zetten daarna alleen hun persoonlijke koppelingen aan of uit in Voorkeuren → Tools → Koppelingen.
Privacybescherming (PII)
Via de tegel Privacybescherming kunt u AI-Public automatisch laten controleren op persoonlijk identificeerbare informatie (PII) in chatberichten, voordat deze naar de AI worden verstuurd. Per categorie stelt u in hoe het systeem omgaat met gedetecteerde gegevens.
Onboarding
Via de tegel Onboarding in de beheeromgeving kunt u instellen wat medewerkers tijdens hun eerste inlog te zien krijgen. U kunt een pop-up melding tonen en, als dat nodig is, een verplichte onboardingvideo laten bekijken voordat de eerste-inlogstappen worden afgerond.
Chatberichten per school
Maand · School
Assistenten beheren
In de beheeromgeving zien beheerders de assistenten van de organisatie, hun eigen assistenten en de openbare assistenten van collega's. Ze kunnen deze assistenten bekijken, kopiëren en delen. Organisatiebeheerders kunnen assistenten ook organisatiebreed beschikbaar maken.
Accounts beheren
Het accountoverzicht biedt beheerders inzicht in alle gebruikersaccounts binnen de organisatie. Hier kun je accounts beheren, statistieken bekijken en collectieve acties uitvoeren.
Kennisbank inrichten en beheren
Met de kennisbank stelt de organisatie betrouwbare informatie centraal beschikbaar. Beheerders kunnen links en kennisdocumenten publiceren. Gepubliceerde kennisdocumenten worden bovendien automatisch doorzocht wanneer hun inhoud relevant is voor een gewone chatvraag.
Vaste leveranciers bij factuurverwerking
Deze optionele module is beschikbaar wanneer deze voor je omgeving is aangezet en je beheerdersrechten hebt. Open een klantadministratie en ga naar Leveranciersnamen. Zoek een bedrijf op naam (eventueel met plaats) of KvK-nummer en selecteer de juiste onderneming. De officiële naam, handelsnamen en het adres worden opgehaald. Controleer de korte naam en vul zo nodig het btw-nummer van de factuur in. KvK bevestigt het btw-nummer niet.
Branding instellen
Als super admin kun je de huisstijl van je omgeving aanpassen. Dit doe je via Beheer → Branding. De instellingen overschrijven de standaardinstellingen van de omgeving zodat jouw organisatie herkenbaar is voor gebruikers.
Documenttemplates beheren
Met documenttemplates kun je vaste Word-documenten beschikbaar maken voor Tekst naar document. Gebruikers kiezen dan niet alleen voor een vrij document, maar kunnen ook een template selecteren met vooraf ingestelde invulvelden. Je beheert templates via Beheer → Templates.
Bijlagen bij video’s
Open de video in Video’s beheer. Onder de video-instellingen kun je bij elke bijlage de naam aanpassen. Bewaar de video om de wijziging op te slaan. Deze naam geldt alleen voor de bijlage bij deze video; de bestandsnaam en downloadkoppeling blijven behouden.