Mitarbeiter verwalten
Nach dem Hinzufügen von Niederlassungen können die Mitarbeiter pro Niederlassung hinzugefügt werden. In der Toolbar befindet sich ein Schalter zum Wechseln zwischen Niederlassungen.
Manuelles Hinzufügen
Der Administrator kann Mitarbeiter einzeln mithilfe der Plus-Schaltfläche in der Toolbar hinzufügen.
Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters kann der Administrator wählen, direkt eine Willkommens-E-Mail zu senden. Diese Option ist standardmäßig ausgeschaltet. Die Willkommens-E-Mail enthält die passenden Texte und Links für AI-Public, zum Beispiel den direkten Login-Link, Informationen zum schnellen Einstieg und mögliche Migrationshinweise, wenn dies für die Umgebung eingerichtet ist.
Mitarbeiter über eine CSV-Datei hinzufügen
Mitarbeiter können über eine CSV-Liste hochgeladen werden. Die Liste muss 5 Spalten für Vorname, Zwischenname, Nachname, E-Mail-Adresse und Funktion haben. Die Liste darf keine Spaltenüberschriften enthalten.
Die Spalte mit der E-Mail-Adresse ist wichtig. Wenn ein Mitarbeiter für mehrere Niederlassungen hochgeladen wird, werden die Datensätze basierend auf der E-Mail-Adresse zusammengeführt. Ein Mitarbeiter wird dann mit mehreren Niederlassungen verknüpft.
Bei einem CSV-Upload kann ebenfalls gewählt werden, eine Willkommens-E-Mail an die Mitarbeitenden aus dem Upload zu senden. Auch diese Option ist standardmäßig ausgeschaltet.
Mitarbeiter durch Whitelisting von Domains erstellen
Mitarbeiter können auch automatisch erstellt werden, indem Domains gewhitelistet werden. Wenn sich ein Mitarbeiter mit einer E-Mail-Adresse anmeldet, die zu einer gewhitelisteten Domain gehört, wird automatisch ein Konto für ihn erstellt und mit der richtigen Niederlassung verknüpft. Dies spart Zeit, da der Administrator nicht für jeden Mitarbeiter ein Konto erstellen muss.
Weitere Informationen finden Sie unter Domains verwalten.
Mitarbeiter bearbeiten
Der Mitarbeiter kann bearbeitet werden, indem bei Aktionen auf "Bearbeiten" geklickt wird.
Der Mitarbeiter ist mit einer Hauptniederlassung verknüpft und kann mit mehreren Niederlassungen verknüpft werden. Die Hauptniederlassung des Mitarbeiters muss immer in der Liste der verknüpften Niederlassungen stehen. Es können mehrere Niederlassungen ausgewählt werden. Der Mitarbeiter kann seine Hauptniederlassung in seinem Konto ändern. Die verfügbaren Optionen stammen dann aus der Liste der Niederlassungen.
Bei jedem Mitarbeiter kann die Eigenschaft "Ist Instruktor?" auf "Ja" oder "Nein" gesetzt werden. Dies bestimmt die Zugriffsrechte des Mitarbeiters im System. Nur Mitarbeiter, die als Instruktor markiert sind, können den Menüpunkt 'Gruppen' auswählen und Instruktionsgruppen verwalten.
Auch der Anmeldestatus eines Mitarbeiters kann aktualisiert werden. Der Mitarbeiter kann deaktiviert werden.
Willkommens-E-Mail senden und prüfen
Administratoren können Willkommens-E-Mails auch nach dem Anlegen noch senden:
- Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeitende aus und verwenden Sie die Mail-Schaltfläche in der Toolbar.
- Öffnen Sie bei einem Mitarbeiter Aktionen und wählen Sie Willkommens-E-Mail senden?.
Über Aktionen > Willkommens-E-Mails ansehen kann der Administrator zuvor bereitgestellte Willkommens-E-Mails nachlesen. Die Übersicht zeigt den Inhalt der E-Mail und den Versandstatus, zum Beispiel ob die E-Mail bereitgestellt, gesendet oder vom Mailserver akzeptiert wurde.
Die Willkommens-E-Mail wird auf Basis der Einstellungen der Umgebung erstellt. Wenn eine Kontomigration aus Demo verfügbar ist, wird automatisch eine zusätzliche Erklärung aufgenommen.
Erstellung von Konten
Konten werden automatisch nach einem erfolgreichen ersten Anmeldeversuch erstellt. Beim Erstellen von Konten werden Token auf dem Server hinzugefügt, die die Basisrolle bestimmen. Die Standardrollen sind:
- Mitarbeiter (ja/nein): wird auf "ja" gesetzt, wenn die E-Mail-Adresse mit einer E-Mail-Adresse in der Mitarbeiterliste übereinstimmt.
- Niederlassung Admin (ja/nein): wird anfänglich meist auf "nein" gesetzt.
- Umgebung Admin (ja/nein): wird anfänglich meist auf "nein" gesetzt.
- Super Admin (ja/nein): wird anfänglich meist auf "nein" gesetzt.
Diese Token werden später mit Berechtigungen verknüpft. Berechtigungen werden vom Administrator (z.B. Umgebung Admin oder Super Admin) festgelegt. Dabei legt der Administrator fest, welche Rechte pro Rolle zugewiesen werden.
Bei Mitarbeitern gibt es eine Option, den Kontotyp von "Federated" (z.B. Microsoft/Google-Anmeldung) zu "E-Mail/Passwort" zu ändern. Diese Option ist nur beim Bearbeiten eines Mitarbeiter-Datensatzes verfügbar und wenn der Mitarbeiter noch kein aktives Konto hat.
Wenn diese Option ausgewählt wird, wird ein E-Mail/Passwort-Konto für den Mitarbeiter erstellt, mit dem er sich anmelden kann. Dafür muss jedoch diese Anmeldeoption in der Umgebung verfügbar sein, was im Allgemeinen weniger empfohlen wird als Federated-Anmeldung.
Entfernen eines Mitarbeiters
Beim Entfernen eines Mitarbeiters gibt es mehrere Optionen:
- Der Mitarbeiter hat sich noch nie angemeldet und hat daher kein Konto
- Der Mitarbeiter hat ein Konto und ist bei mehreren Niederlassungen platziert
- Der Mitarbeiter hat ein Konto und ist bei nur einer Niederlassung platziert
Mitarbeiter hat kein Konto
Wenn der Mitarbeiter kein Konto hat, wird der Mitarbeiter-Datensatz gelöscht. Da kein Konto und keine Daten vorhanden sind, muss nichts weiter geschehen.
Mitarbeiter hat ein Konto und ist bei mehreren Niederlassungen platziert
Wenn der Mitarbeiter bei einer Niederlassung entfernt wird, wird diese Niederlassung aus den verknüpften Niederlassungen entfernt und der Mitarbeiter verschwindet aus der Mitarbeiterliste dieser Niederlassung. Der Datensatz bleibt jedoch bestehen, ebenso wie das zugehörige Konto. Der Mitarbeiter ist schließlich noch bei einer oder mehreren anderen Niederlassungen aktiv.
Mitarbeiter hat ein Konto und ist bei nur einer Niederlassung platziert
Wenn der Mitarbeiter bei der einzigen Niederlassung, bei der er aktiv ist, entfernt wird, wird der Mitarbeiter-Datensatz deaktiviert. Das Konto und alle Daten bleiben bestehen, aber der Mitarbeiter kann sich nicht mehr anmelden. Um den Mitarbeiter endgültig zu entfernen, muss das Konto gelöscht werden.
Löschen eines Kontos
Beim Löschen eines Kontos werden folgende Schritte automatisch durchgeführt:
- Chats und Chatnachrichten werden gelöscht
- Dateien und zugehörige Dokumente werden gelöscht
- Der Mitarbeiter- oder Benutzerdatensatz wird gelöscht
- Der Kontodatensatz wird endgültig aus Firebase gelöscht
Aufbewahrungsfrist für Mitarbeiter
Mitarbeiter werden automatisch gelöscht, nachdem die in der Umgebung festgelegte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Der Standard entspricht der Unternehmenspolitik und gesetzlichen Anforderungen (z.B. 8 Jahre nach Ausscheiden).
App als Mitarbeiter anzeigen
Vorstands-Admins und Umgebungs-Admins können die App vorübergehend aus der Perspektive eines Mitarbeiters betrachten. Dies ist nützlich, um die Benutzeroberfläche zu testen oder Mitarbeitern bei Fragen zu helfen.
Aktivieren:
- Gehen Sie im Profilmenü zu Profil
- Öffnen Sie den Tab Rollenansicht
- Aktivieren Sie den Schalter Als Mitarbeiter anzeigen
Was sich ändert:
Während der Simulation sehen Sie die App genau so, wie ein Mitarbeiter sie sieht. Admin-Menüs und Verwaltungsfunktionen sind ausgeblendet.
Deaktivieren:
Klicken Sie auf das Als Mitarbeiter-Badge in der Symbolleiste, oder deaktivieren Sie den Schalter im Tab Rollenansicht.
Ihre tatsächlichen Rechte bleiben unverändert. Die Simulation betrifft nur die Ansicht.
