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Mitarbeiter verwalten

Nach dem Hinzufügen von Niederlassungen können die Mitarbeiter pro Niederlassung hinzugefügt werden. In der Toolbar befindet sich ein Schalter zum Wechseln zwischen Niederlassungen.

Manuelles Hinzufügen​

Der Administrator kann Mitarbeiter einzeln mithilfe der Plus-Schaltfläche in der Toolbar hinzufügen.

Mitarbeiter über eine CSV-Datei hinzufügen​

Mitarbeiter können über eine CSV-Liste hochgeladen werden. Die Liste muss 5 Spalten für Vorname, Zwischenname, Nachname, E-Mail-Adresse und Funktion haben. Die Liste darf keine Spaltenüberschriften enthalten.

Die Spalte mit der E-Mail-Adresse ist wichtig. Wenn ein Mitarbeiter für mehrere Niederlassungen hochgeladen wird, werden die Datensätze basierend auf der E-Mail-Adresse zusammengeführt. Ein Mitarbeiter wird dann mit mehreren Niederlassungen verknüpft.

Mitarbeiter durch Whitelisting von Domains erstellen​

Mitarbeiter können auch automatisch erstellt werden, indem Domains gewhitelistet werden. Wenn sich ein Mitarbeiter mit einer E-Mail-Adresse anmeldet, die zu einer gewhitelisteten Domain gehört, wird automatisch ein Konto für ihn erstellt und mit der richtigen Niederlassung verknüpft. Dies spart Zeit, da der Administrator nicht für jeden Mitarbeiter ein Konto erstellen muss.

Weitere Informationen finden Sie unter Domains verwalten.

Mitarbeiter bearbeiten​

Der Mitarbeiter kann bearbeitet werden, indem bei Aktionen auf "Bearbeiten" geklickt wird.

Der Mitarbeiter ist mit einer Hauptniederlassung verknüpft und kann mit mehreren Niederlassungen verknüpft werden. Die Hauptniederlassung des Mitarbeiters muss immer in der Liste der verknüpften Niederlassungen stehen. Es können mehrere Niederlassungen ausgewählt werden. Der Mitarbeiter kann seine Hauptniederlassung in seinem Konto ändern. Die verfügbaren Optionen stammen dann aus der Liste der Niederlassungen.

Bei jedem Mitarbeiter kann die Eigenschaft "Ist Instruktor?" auf "Ja" oder "Nein" gesetzt werden. Dies bestimmt die Zugriffsrechte des Mitarbeiters im System. Nur Mitarbeiter, die als Instruktor markiert sind, können den Menüpunkt 'Gruppen' auswählen und Instruktionsgruppen verwalten.

Auch der Anmeldestatus eines Mitarbeiters kann aktualisiert werden. Der Mitarbeiter kann deaktiviert werden.

Erstellung von Konten​

Konten werden automatisch nach einem erfolgreichen ersten Anmeldeversuch erstellt. Beim Erstellen von Konten werden Token auf dem Server hinzugefügt, die die Basisrolle bestimmen. Die Standardrollen sind:

  • Mitarbeiter (ja/nein): wird auf "ja" gesetzt, wenn die E-Mail-Adresse mit einer E-Mail-Adresse in der Mitarbeiterliste übereinstimmt.
  • Niederlassung Admin (ja/nein): wird anfänglich meist auf "nein" gesetzt.
  • Umgebung Admin (ja/nein): wird anfänglich meist auf "nein" gesetzt.
  • Super Admin (ja/nein): wird anfänglich meist auf "nein" gesetzt.

Diese Token werden später mit Berechtigungen verknüpft. Berechtigungen werden vom Administrator (z.B. Umgebung Admin oder Super Admin) festgelegt. Dabei legt der Administrator fest, welche Rechte pro Rolle zugewiesen werden.

Bei Mitarbeitern gibt es eine Option, den Kontotyp von "Federated" (z.B. Microsoft/Google-Anmeldung) zu "E-Mail/Passwort" zu ändern. Diese Option ist nur beim Bearbeiten eines Mitarbeiter-Datensatzes verfügbar und wenn der Mitarbeiter noch kein aktives Konto hat.

Wenn diese Option ausgewählt wird, wird ein E-Mail/Passwort-Konto für den Mitarbeiter erstellt, mit dem er sich anmelden kann. Dafür muss jedoch diese Anmeldeoption in der Umgebung verfügbar sein, was im Allgemeinen weniger empfohlen wird als Federated-Anmeldung.

Entfernen eines Mitarbeiters​

Beim Entfernen eines Mitarbeiters gibt es mehrere Optionen:

  • Der Mitarbeiter hat sich noch nie angemeldet und hat daher kein Konto
  • Der Mitarbeiter hat ein Konto und ist bei mehreren Niederlassungen platziert
  • Der Mitarbeiter hat ein Konto und ist bei nur einer Niederlassung platziert

Mitarbeiter hat kein Konto​

Wenn der Mitarbeiter kein Konto hat, wird der Mitarbeiter-Datensatz gelöscht. Da kein Konto und keine Daten vorhanden sind, muss nichts weiter geschehen.

Mitarbeiter hat ein Konto und ist bei mehreren Niederlassungen platziert​

Wenn der Mitarbeiter bei einer Niederlassung entfernt wird, wird diese Niederlassung aus den verknüpften Niederlassungen entfernt und der Mitarbeiter verschwindet aus der Mitarbeiterliste dieser Niederlassung. Der Datensatz bleibt jedoch bestehen, ebenso wie das zugehörige Konto. Der Mitarbeiter ist schließlich noch bei einer oder mehreren anderen Niederlassungen aktiv.

Mitarbeiter hat ein Konto und ist bei nur einer Niederlassung platziert​

Wenn der Mitarbeiter bei der einzigen Niederlassung, bei der er aktiv ist, entfernt wird, wird der Mitarbeiter-Datensatz deaktiviert. Das Konto und alle Daten bleiben bestehen, aber der Mitarbeiter kann sich nicht mehr anmelden. Um den Mitarbeiter endgültig zu entfernen, muss das Konto gelöscht werden.

Löschen eines Kontos​

Beim Löschen eines Kontos werden folgende Schritte automatisch durchgeführt:

  • Chats und Chatnachrichten werden gelöscht
  • Dateien und zugehörige Dokumente werden gelöscht
  • Der Mitarbeiter- oder Benutzerdatensatz wird gelöscht
  • Der Kontodatensatz wird endgültig aus Firebase gelöscht

Aufbewahrungsfrist für Mitarbeiter​

Mitarbeiter werden automatisch gelöscht, nachdem die in der Umgebung festgelegte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Der Standard entspricht der Unternehmenspolitik und gesetzlichen Anforderungen (z.B. 8 Jahre nach Ausscheiden).