Administrar Empleados
Después de añadir ubicaciones, los empleados pueden ser añadidos por ubicación. En la barra de herramientas encontrarás un interruptor para alternar entre ubicaciones.
Añadir manualmente
El administrador puede añadir empleados uno a uno utilizando el botón más en la barra de herramientas.
Añadir empleados mediante un archivo csv
Los empleados pueden cargarse mediante una lista csv. La lista debe tener 5 columnas para nombre, segundo apellido, apellido, correo electrónico y función. La lista no debe contener encabezados de columna.
La columna con la dirección de correo electrónico es importante. Si un empleado se sube para varias ubicaciones, los registros se fusionarán en función de la dirección de correo electrónico. Un empleado quedará vinculado a varias ubicaciones.
Crear empleados mediante listas blancas de dominios
Los empleados también pueden crearse automáticamente al incluir dominios en la lista blanca. Cuando un empleado inicia sesión con una dirección de correo que pertenece a un dominio de la lista blanca, se crea automáticamente una cuenta para él y se vincula a la ubicación correcta. Esto ahorra tiempo porque el administrador no tiene que crear una cuenta para cada empleado.
Ver más información en Administrar Dominios.
Editar empleado
El empleado puede editarse haciendo clic en Acciones en "Editar".
El empleado está vinculado a una sede principal y puede vincularse a varias ubicaciones. La sede principal del empleado debe figurar siempre en la lista de ubicaciones vinculadas. Se pueden seleccionar varias ubicaciones. El empleado puede cambiar su sede principal desde su cuenta. Las opciones disponibles provienen de la lista de ubicaciones.
A cada empleado se le puede establecer la propiedad "¿Instructores?" en "Sí" o "No". Esto determina los derechos de acceso del empleado dentro del sistema. Solo los empleados marcados como instructores pueden seleccionar el elemento de menú 'Grupos' y gestionar los grupos de instrucción.
También se puede actualizar el estado de inicio de sesión de un empleado. El empleado puede hacerse inactivo.
Crear cuentas
Las cuentas se crean automáticamente tras un primer intento de inicio de sesión exitoso. Durante la creación de cuentas se añaden tokens en el servidor que determinan el rol base. Los roles predeterminados son:
- Empleado (sí/no): se establece en "sí" cuando la dirección de correo coincide con una dirección de correo en la lista de empleados.
- Admin de Ubicación (sí/no): por lo general se establece inicialmente en "no".
- Admin del Entorno (sí/no): por lo general se establece inicialmente en "no".
- Súper Admin (sí/no): por lo general se establece inicialmente en "no".
Estos tokens se vincularán más tarde a Permisos. Los Permisos los configura el administrador (p. ej., Admin del Entorno o Súper Admin). Aquí se especifica qué derechos se otorgan por rol.
Para los empleados hay una opción para cambiar el tipo de cuenta de "Federated" (p. ej. inicio de sesión de Microsoft/Google) a "Correo/contraseña". Esta opción solo está disponible al editar un registro de empleado, y si el empleado aún no tiene una cuenta activa.
Si se selecciona esta opción, se creará una cuenta de correo/contraseña para el empleado para que pueda iniciar sesión. Sin embargo, esta opción solo debe estar disponible si la opciones de inicio de sesión están disponibles en el entorno, y en general se recomienda menos que el inicio de sesión federado.
Eliminar un empleado
Al eliminar un empleado hay varias opciones:
- El empleado nunca ha iniciado sesión y no tiene cuenta
- El empleado tiene una cuenta y está asignado a varias ubicaciones
- El empleado tiene una cuenta y está asignado a solo 1 ubicación
El empleado no tiene cuenta
Si el empleado no tiene cuenta, se eliminará el registro del empleado. Dado que no hay cuenta ni datos, no es necesario hacer nada más.
El empleado tiene una cuenta y está asignado a varias ubicaciones
Si el empleado se elimina de una ubicación, esa ubicación se eliminará de las ubicaciones vinculadas y el empleado desaparecerá de la vista de empleados para esa ubicación. Sin embargo, el registro y la cuenta relacionada seguirán existiendo. El empleado sigue activo en una o más ubicaciones.
El empleado tiene una cuenta y está asignado a solo 1 ubicación
Si el empleado se elimina de la única ubicación en la que está activo, el registro del empleado se desactivará. La cuenta y todos los datos permanecen, pero el empleado ya no podrá iniciar sesión. Para eliminar al empleado de forma definitiva, se debe eliminar la cuenta.
Eliminar una cuenta
Al eliminar una cuenta se realizan automáticamente los siguientes pasos:
- Se eliminan chats y mensajes
- Se eliminan archivos y documentos relacionados
- Se elimina el registro del empleado o usuario
- Se elimina de forma definitiva el registro de la cuenta en Firebase
Retención de empleados
Los empleados se eliminan automáticamente tras expirar el periodo de retención configurado en el entorno. El valor predeterminado es conforme a la política de la empresa y requisitos legales (p. ej., 8 años tras la terminación).
Ver la aplicación como empleado
Los administradores de gobierno y los administradores del entorno pueden ver la aplicación temporalmente desde la perspectiva de un empleado. Esto es útil para verificar la interfaz o ayudar a los empleados con preguntas.
Activar:
- Ir a Perfil en el menú de perfil
- Abrir la pestaña Vista de Rol
- Encender el interruptor Ver como empleado
Qué cambia:
Durante la simulación, verá la aplicación tal como la ve un empleado. Los menús de admin y las funciones de gestión están ocultos.
Desactivar:
Haga clic en la insignia Como empleado en la barra de herramientas, o desactive el interruptor en la pestaña Cuenta.
Tus derechos reales permanecen sin cambios. La simulación solo afecta la visualización.