Personalhantering
Efter att ha lagt till filialer kan medarbetare läggas till per filial. I verktygsfältet hittar du en växlare för att kunna byta mellan filialer.
Lägg till manuellt
Administratören kan lägga till medarbetare en och en med hjälp av plustecknet i verktygsfältet.
Lägg till medarbetare via en csv-fil
Medarbetare kan laddas upp via en csv-lista. Listan måste ha 5 kolumner för förnamn, mellanrum, efternamn, e-postadress och funktion. Listan får inte innehålla kolumnrubriker.
Kolumnen med e-postadressen är viktig. Om en medarbetare laddas upp till flera filialer kommer posterna att slås samman utifrån e-postadressen. Medarbetaren knyts då till flera filialer.
Skapa medarbetare genom vitlistning av domäner
Medarbetare kan också automatiskt skapas genom att vitlista domäner. När en medarbetare loggar in med en e-postadress som tillhör ett vitlistat domän skapas automatiskt ett konto för dem och kopplas till rätt filial. Detta sparar tid eftersom administratören inte behöver skapa ett konto för varje medarbetare.
Se mer information i Domäner hanteras.
Redigera medarbetare
Medarbetaren kan redigeras under Åtgärder genom att klicka på "Redigera".
Medarbetaren är kopplad till en huvudfilial och kan kopplas till flera filialer. Huvudfilialen för medarbetaren måste alltid finnas med i listan över kopplade filialer. Det kan väljas flera filialer. Medarbetaren kan ändra sin huvudfilial i sitt konto. De tillgängliga alternativen kommer då från listan över filialer.
För varje medarbetare kan egenskapen "Är instruktör?" sättas till "Ja" eller "Nej". Detta avgör medarbetarens behörigheter inom systemet. Endast medarbetare markerade som instruktör kan välja menyn 'Grupper' och hantera instruktionsgrupper.
Inloggningsstatus för en medarbetare kan också uppdateras. Medarbetaren kan sättas som inaktiv.
Skapa konton
Konton skapas automatiskt efter ett framgångsrikt första inloggningsförsök. Under skapandet av konton läggs tokens till på servern som bestämmer grundrollen. Standardrollerna är:
- Medarbetare (ja/nej): sätts till "ja" om e-postadressen överensstämmer med en e-postadress i listan över medarbetare.
- Filial Admin (ja/nej): sätts initialt vanligtvis till "nej".
- Miljö Admin (ja/nej): sätts initialt vanligtvis till "nej".
- Super Admin (ja/nej): sätts initialt vanligtvis till "nej".
Dessa tokens kopplas senare till behörigheter. Behörigheter sätts av administratören (t.ex. Miljö Admin eller Super Admin). Här fastställs vilka rättigheter som tilldelas per roll.
För medarbetare finns det ett alternativ att ändra kontotyp från "Federated" (t.ex. Microsoft/Google-inloggning) till "E-post/lösenord". Detta alternativ är endast tillgängligt när man redigerar en medarbetarpost och om medarbetaren ännu inte har ett aktivt konto.
Om detta alternativ väljs skapas ett e-post/lösenords-konto för medarbetaren så att hen kan logga in. För det krävs dock att denna inloggningsmetod är tillgänglig i miljön, och detta rekommenderas generellt mindre än federated-inloggning.
Ta bort en medarbetare
När en medarbetare tas bort finns flera alternativ:
- Medarbetaren har aldrig loggat in och har därför inget konto
- Medarbetaren har ett konto och är placerad i flera filialer
- Medarbetaren har ett konto och är placerad i endast en filial
Medarbetaren har inget konto
Om medarbetaren inte har något konto tas medarbetarens post bort. Eftersom det inte finns något konto eller uppgifter behöver inget mer göras.
Medarbetaren har ett konto och är placerad i flera filialer
Om medarbetaren tas bort från en filial tas denna filial bort från listan över kopplade filialer och medarbetaren försvinner från översikten över medarbetare i den filialen. Posten kvarstår dock och det relaterade kontot också. Medarbetaren är fortfarande aktiv i en eller flera filialer.
Medarbetaren har ett konto och är placerad i endast en filial
Om medarbetaren tas bort från den enda filial där hen är aktiv, sätts medarbetarens post till inaktiv. Kontot och alla uppgifter kvarstår, men medarbetaren kan inte längre logga in. För att ta bort medarbetaren definitivt måste kontot tas bort.
Ta bort konto
När ett konto tas bort görs följande automatiskt:
- Chattar och chatthistorik tas bort
- Filer och relaterade dokument tas bort
- Medarbetarens eller användarens post tas bort
- Kontot tas slutgiltigt bort från Firebase
Bevaranderätt för medarbetare
Medarbetare tas automatiskt bort när bevarandet kontraktet som är inställt i miljön har löpt ut. Standardinställningen följer företagspolicy och lagkrav (t.ex. 8 år efter avgång).
Visa appen som medarbetare
Styrelse-admins och miljö-admins kan tillfälligt visa appen ur ett medarbetarperspektiv. Detta är användbart för att kontrollera gränssnittet eller hjälpa med frågor.
Aktivera:
- Gå till Profil i profilmén
- Öppna fliken Rollvisning
- Slå på växeln Visa som medarbetare
Vad som ändras:
Under simuleringen ser du appen precis som en medarbetare ser den. Admin-menyer och admin-funktioner är gömda.
Avaktivera:
Klicka på märket Som medarbetare i verktygsfältet, eller stäng av växeln i fliken Konto.
Dina faktiska rättigheter förblir oförändrade. Simulationen påverkar endast visningen.