مدیریت کارکنان
بعد از افزودن شعب، میتوان کارکنان را برای هر شعبه اضافه کرد. در نوار ابزار یک سوئیچ برای جابجایی بین شعب وجود دارد.
افزودن دستی
مدیر میتواند کارکنان را به صورت تک به تک با استفاده از دکمه پلاس در نوار ابزار اضافه کند.
هنگام ایجاد یک کارمند جدید، مدیر میتواند انتخاب کند که بلافاصله ایمیل خوشامدگویی ارسال شود. این گزینه بهصورت پیشفرض خاموش است. ایمیل خوشامدگویی متن و پیوندهای مناسب برای AI-Public را دارد، مانند پیوند مستقیم ورود، اطلاعات شروع سریع و در صورت تنظیم در محیط، اطلاعات مهاجرت.
افزودن کارکنان از طریق فایل csv
کارکنان میتوانند از طریق لیست csv بارگذاری شوند. لیست باید 5 ستون برای نام، نام میانی، نام خانوادگی، ایمیل و وظیفه داشته باشد. ستون عناوین نباید شامل شود.
ستون ایمیل مهم است. اگر یک کارمند برای چندین شعبه آپلود شود، رکوردها بر اساس ایمیل ترکیب میشوند. در نتیجه کارمند به چندین شعبه مرتبط خواهد شد.
در بارگذاری CSV نیز میتوان انتخاب کرد که برای کارکنان موجود در بارگذاری ایمیل خوشامدگویی ارسال شود. این گزینه نیز بهصورت پیشفرض خاموش است.
ایجاد کارکنان از طریق لیست سفید دامنهها
کارکنان همچنین میتوانند بهطور خودکار با اضافه کردن دامنههای سفید ایجاد شوند. وقتی کارمند با یک آدرس ایمیل که متعلق به یک دامنهٔ سفید است وارد سیستم میشود، بهطور خودکار یک حساب کاربری برای او ایجاد شده و به شعبهٔ مناسب مرتبط میشود. این کار به صرفهجویی در زمان کمک میکند زیرا مدیر مجبور نیست برای هر کارمند حسابی ایجاد کند.
برای اطلاعات بیشتر به دستهبندی دامنهها مراجعه کنید.
ویرایش کارکنان
کارمند با کلیک روی «ویرایش» در بخش اقدامات قابل ویرایش است.
کارمند به یک شعبهٔ مرکزی مرتبط است و میتواند به چندین شعبه مرتبط شود. شعبهٔ مرکزی کارمند باید همواره در فهرست شعبههای مرتبط باشد. چندین شعبه میتوانند انتخاب شوند. کارمند میتواند شعبهٔ مرکزیاش را از طریق حساب کاربریاش تغییر دهد. گزینههای در دسترس از فهرست شعبهها میآیند.
برای هر کارمند ویژگی «آیا کارمند آموزشی است؟» میتواند روی «بله» یا «خیر» تنظیم شود. این تعیینکنندهٔ سطوح دسترسی کارمند در سیستم است. فقط کارمندانی که به عنوان مدرس علامتگذاری شدهاند، میتوانند مورد منویی «گروهها» را انتخاب کرده و گروههای آموزشی را مدیریت کنند.
همچنین وضعیت ورود کارمند میتواند بهروزرسانی شود. کارمند میتواند غیر فعال شود.
ارسال و بازبینی ایمیلهای خوشامدگویی
مدیران میتوانند پس از ایجاد نیز ایمیلهای خوشامدگویی ارسال کنند:
- یک یا چند کارمند را انتخاب کنید و از دکمه ایمیل در نوار ابزار استفاده کنید.
- برای یک کارمند اقدامات را باز کنید و ارسال ایمیل خوشامدگویی؟ را انتخاب کنید.
از طریق اقدامات > مشاهده ایمیلهای خوشامدگویی، مدیر میتواند ایمیلهای خوشامدگویی آمادهشده قبلی را بازبینی کند. این نما محتوای ایمیل و وضعیت ارسال را نشان میدهد، مانند اینکه ایمیل در صف است، ارسال شده یا توسط سرور ایمیل پذیرفته شده است.
ایمیل خوشامدگویی بر اساس تنظیمات محیط ساخته میشود. اگر مهاجرت حساب از Demo در دسترس باشد، توضیح اضافی بهصورت خودکار اضافه میشود.
ایجاد حساب کاربری
حسابها بهطور خودکار پس از اولین تلاش ورود موفق ایجاد میشوند. در هنگام ایجاد حساب، توکنهایی در سرور افزوده میشوند که نقش پایه را مشخص میکنند. نقشهای استاندارد عبارتند از:
- کارمند (بله/خیر): به «بله» تنظیم میشود اگر ایمیل با ایمیل در فهرست کارکنان مطابقت داشته باشد.
- مدیر شعبه (بله/خیر): معمولاً ابتدا روی «خیر» قرار میگیرد.
- مدیر محیط (بله/خیر): معمولاً ابتدا روی «خیر» قرار میگیرد.
- سوپر ادمین (بله/خیر): معمولاً ابتدا روی «خیر» قرار میگیرد.
این توکنها بعداً به مجوزها مرتبط میشوند. مجوزها توسط مدیر تنظیم میشوند (مثلاً مدیر محیط یا سوپر ادمین). در اینجا تعیین میکند که هر نقش چه حقوقی دارد.
برای کارکنان گزینهای برای تغییر نوع حساب از «Federated» (ورود با Microsoft/Google) به «ایمیل/رمز عبور» وجود دارد. این گزینه فقط هنگام ویرایش رکورد کارمند در دسترس است و اگر کارمند هنوز حساب فعالی ندارد.
اگر این گزینه انتخاب شود، برای کارمند یک حساب ایمیل/رمز عبور ایجاد میشود که با آن بتواند وارد شود. با این حال، این گزینه باید در محیط فعال باشد و به طور کلی کمتر از ورود federated توصیه میشود.
حذف کارمند
در حذف یک کارمند چند گزینه وجود دارد:
- کارمند تا کنون وارد نشده و بنابراین حسابی ندارد
- کارمند حساب دارد و در چند شعبه قرار دارد
- کارمند حساب دارد و فقط در یک شعبه فعالیت دارد
کارمند حساب ندارد
اگر کارمند هیچ حسابی ندارد، رکورد کارمند حذف میشود. از آنجا که هیچ حساب و دادهای وجود ندارد، کار اضافی لازم نیست انجام شود.
کارمند حساب دارد و در چند شعبه قرار دارد
اگر کارمند از یک شعبه حذف شود، آن شعبه از شعبههای مرتبط حذف میشود و کارمند از نمای کلی کارکنان در آن شعبه حذف میشود. با این حال، رکورد همچنان وجود دارد و حساب مربوطه نیز باقی میماند. کارمند هنوز در یک یا چند شعبه فعال است.
کارمند حساب دارد و فقط در یک شعبه قرار دارد
اگر کارمند از تنها شعبهای که فعال است حذف شود، رکورد کارمند به حالت غیر فعال در میآید. حساب و همه دادهها باقی میمانند، اما کارمند دیگر نمیتواند وارد شود. برای حذف نهایی کارمند، باید حساب حذف شود.
حذف حساب کاربری
با حذف یک حساب کاربری، مراحل زیر به طور خودکار انجام میشوند:
- چتها و پیامهای چت حذف میشوند
- فایلها و مدارک مرتبط حذف میشوند
- رکورد کارمند یا کاربر حذف میشود
- رکورد حساب بهطور نهایی از Firebase حذف میشود
مدت نگهداری کارکنان
کارکنان بهطور خودکار پس از سپری شدن مدت نگهداری که در محیط تنظیم شده است حذف میشوند. مقدار پیشفرض مطابق سیاست شرکت و الزامات قانونی است (مثلاً 8 سال پس از ترک کار).
مشاهده اپ از منظر کارمند
مدیران اجرایی و مدیران محیطی میتوانند اپ را به طور موقت از منظر یک کارمند مشاهده کنند. این برای بررسی رابط کاربری یا کمک به کارمندان در پاسخ به سوالات مفید است.
فعالسازی:
- به پروفایل در منوی پروفایل بروید
- برگه نمایش نقش را باز کنید
- روشن کردن سوئیچ نمایش برای کارمند را فعال کنید
وقتی تغییر میکند:
در طول شبیهسازی، دقیقاً همان چیزی را خواهید دید که کارمند میبیند. منوهای ادمین و قابلیتهای مدیریتی پنهان خواهند بود.
غیرفعالسازی:
روی نشانگر به عنوان کارمند در نوار ابزار کلیک کنید، یا سوئیچ را در برگه حساب کاربری خاموش کنید.
حقوق واقعی شما بدون تغییر باقی میماند. شبیهسازی فقط بر نمایش اثر میگذارد.
