Kunnskapsbase oppsett og administrasjon
Med kunnskapsbasen gjør organisasjonen pålitelig informasjon sentralt tilgjengelig. Administratorer kan publisere lenker og kunnskapsdokumenter. Publiserte kunnskapsdokumenter søkes dessuten automatisk når innholdet er relevant for et vanlig chat-spørsmål.
Du administrerer kunnskapsbasen via Administrasjon → Kunnskapsbase. Eksisterende lenker og sentrale kunnskapsdokumenter vises sammen i én tabell.
Hva ansatte ser
Publiserte elementer er synlige under Kunnskapsbase → Organisasjon → Dokumenter (eller under egen avdeling). Ansatte ser kun informasjon for hele organisasjonen eller for sin egen avdeling. Dokumentskjemaer som er ment for bestemte avdelinger, vises for ansatte i disse avdelingene også under avdeling → Mine avdelinger.
Et kunnskapsdokument kan brukes på to måter:
- Den ansatte åpner dokumentet fra Dokumenter.
- AI-Public søker automatisk i dokumentet ved relevante chat-spørsmål, uten at den ansatte må velge det med bindersikonet.
En vanlig Lenke peker bare til en nettside, video eller ekstern kilde. Bare et bearbeidet kunnskapsdokument inneholder kanonisk Markdown som kan søkes i som en sentral chat-kilde.
Organisasjons- og avdelingsnivå
Hvert kunnskapsdokument har et omfang:
- Hele organisasjonen — tilgjengelig for alle ansatte i miljøet.
- Avdelinger — kun tilgjengelig for ansatte i én eller flere valgte avdelinger.
Miljøadministratorer kan administrere organisasjonsomfattende kunnskap og kunnskap for valgte avdelinger. En avdelingsadministrator administrerer kun kunnskap for avdelinger de har administrasjonsrettigheter for.
Velg omfang basert på innholdet. Organisasjonsomfattende retningslinjer hører for eksempel hjemme under Hele organisasjonen; en lokal arbeidsinstruks hører til den aktuelle avdelingen.
Kunnskapsbaseoversikt
I oversikten kan du:
- søke og filtrere;
- legge til elementer med plussknappen;
- endre rekkefølgen med dra-og-slipp;
- redigere lenker og kunnskapsdokumenter;
- publisere, arkivere eller slette dokumenter;
- importere eller eksportere en OKF-pakke.
Indeksen og den angitte rekkefølgen bestemmer hvordan elementer rangeres i Dokumenter.
Legge til et element
Klikk på plussknappen over tabellen. Du kan velge mellom tre typer innhold.
Lenke
Velg Lenke for en eksisterende nettside, video, kurs eller annen ekstern kilde. Fyll inn en gjenkjennelig tittel, beskrivelse, kategori og URL. Lenken blir synlig i kunnskapsbasen, men den eksterne siden indekseres ikke automatisk som et sentralt kunnskapsdokument.
Legg til dokument
Velg Legg til dokument for å skrive et kunnskapsdokument direkte.
- Fyll inn et unikt filnavn og en tydelig tittel.
- Velg en type og legg til beskrivelse og tagger.
- Skriv eller lim inn innholdet i Markdown-editoren.
- Velg status og omfang.
- Lagre dokumentet.
Bruk tydelige overskrifter, korte selvstendige avsnitt og konsistente begreper. Dette hjelper både leseren og automatisk gjenfinning av relevante utdrag.
Legg til kildefil
Velg Legg til kildefil for å bruke en fil fra Filbehandling som kunnskapsdokument. Du kan velge en eksisterende fil eller laste opp en ny fil først.
AI-Public lagrer den opprinnelige filen og lager i tillegg kanonisk Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- og andre støttede filer får dermed ett konsistent format for visning, eksport og søkeindeksering.
PDF-, Word- og PowerPoint-filer behandles automatisk. Tekst, dokumentstruktur og der det er mulig relevant visuell informasjon som tabeller, grafer, skjemaer og bilder inkluderes. Dette gjør at mer brukbart innhold bevares enn ved bare ren tekstuttrekking.
Sjekk før publisering:
- at alle viktige kapitler er til stede;
- at tabeller og oppramsinger er forståelige;
- at grafer og bilder er innholdsmessig godt beskrevet;
- at tittel, beskrivelse, type og tagger stemmer;
- at kvalitetsadvarsler krever handling;
- at status og avdelingsomfang er korrekt.
En teknisk vellykket behandling garanterer ikke at all visuell betydning er korrekt overført. Sammenlign viktig kunnskap alltid med den opprinnelige filen.
Sette metadata
I Sett kunnskapsdokument administrerer du blant annet:
| Felt | Bruk |
|---|---|
| Tittel | Navn som ansatte ser i kunnskapsbasen og kildehenvisning. |
| Type | Innholdstype, for eksempel retningslinje, protokoll eller veiledning. |
| Beskrivelse | Kort forklaring om formål og innhold. |
| Tagger | Søke- og administrasjonsord, separert med komma. |
| Kilde eller ressurs | Opprinnelse eller innholdseier. |
| Kilde-URL | Lenke til den opprinnelige eller gjeldende kilden. |
| Endringsdato | Dato da kilden sist ble oppdatert innholdsmessig. |
| Publiseringsstatus | Konsept, Publisert eller Arkivert. |
| Omfang | Hele organisasjonen eller valgte avdelinger. |
| Kanonisk Markdown | Innhold som vises, eksporteres og indekseres. |
Status og publisering
- Konsept — kun synlig i administrasjon og ikke tilgjengelig for chat-spørsmål.
- Publisert — synlig i Dokumenter og søkbar innenfor angitt omfang.
- Arkivert — lagret i administrasjon, men ikke aktivt tilgjengelig for ansatte.
En sikker arbeidsflyt er: legg til som Konsept, kontroller innhold og omfang, test representative spørsmål og publiser deretter. Arkiver utdatert kunnskap og unngå at motstridende versjoner publiseres samtidig.
Organisasjonseierskap og lagring
Når en kildefil blir sentral kunnskap, flyttes den fra personlig lagring til organisasjonslagring. Personlig eier og mappetilknytning fjernes. Kunnskapsdokumentet bevares dermed når kontoen til den opprinnelige opplasteren senere slettes.
Bruk Arkivert hvis kunnskapen ikke lenger skal være aktiv, men må bevares. Slett et dokument bare hvis også kildefilen, den kanoniske versjonen og søkeindeksen skal fjernes permanent.
Hva er OKF?
OKF (Open Knowledge Format) er det overførbare formatet for den sentrale kunnskapsbasen. Det består av vanlig Markdown med YAML-frontmatter for innholdsmetadata.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Publiseringsstatus og avdelingsomfang forblir separate sikkerhetsinnstillinger i AI-Public; de er ikke en del av det overførbare dokumentet.
Importere og eksportere OKF
Med eksportknappen laster du ned de sentrale kunnskapsdokumentene som en ZIP-pakke. Pakken inneholder Markdown-dokumenter, en index.md og en eksportlogg. Den opprinnelige PDF- eller Word-filen beholdes i AI-Public som kilde.
Med importknappen legger du til en ZIP-pakke med Markdown-dokumenter. Importerte dokumenter starter som Konsept, slik at en administrator kan kontrollere tittel, innhold, omfang og metadata før publisering.
En pakke kan inneholde maksimalt 25 Markdown-dokumenter og 8 MB pakket og upakket innhold. Del større samlinger over flere pakker.
End-to-end kontroll
- Publiser et dokument med et tydelig gjenkjennelig faktum.
- Logg inn som ansatt innenfor angitt omfang.
- Sjekk at dokumentet vises under Dokumenter og kan åpnes.
- Still et relevant spørsmål i en vanlig chat uten å velge dokumentet manuelt.
- Sjekk at svaret stemmer med dokumentet og at den sentrale kilden oppgis.
- Gjenta testen med en ansatt utenfor omfanget; denne skal ikke kunne se dokumentet eller bruke det via chat.
For filer som en ansatt bare kobler til én samtale, les Chat med dokumenter.
SharePoint-mappe som sentral kunnskapskilde
En administrator kan koble en SharePoint-mappe til kunnskapsbasen. Dokumentene fra denne mappen og undermapper behandles automatisk; ansatte bruker dem via den eksisterende kunnskapsbasen og ved relevante chat-spørsmål, uavhengig av valgt språkmodell. De trenger ikke aktivere sin personlige SharePoint-integrasjon.
Forbered Microsoft
Følg først de fullstendige trinnene for organisasjonsappen, applikasjonsrettigheten Sites.Selected, admin samtykke og separat read-nettstedstillatelse i Microsoft 365 oppsett. Serverforbindelsen bruker samme organisasjonsapp som for pålogging og krever ingen ekstra redirect-URL.
Koble mappe
- Åpne Administrasjon → Kunnskapsbase → Legg til → SharePoint-mapper → Koble mappe.
- Fyll inn en tittel og lim inn URL-en til mappen. Bruk normal mappe-URL eller URL fra SharePoint filvisning med en id-parameter, ikke en invitasjonslenke.
- Velg samme skole-/avdelings- eller miljørettigheter og målgruppe som for et enkelt kunnskapsdokument. Velg avdelinger hvis aktuelt.
- Velg Publisert for å gjøre innholdet tilgjengelig og lagre. Et utkast forblir utenfor tilbudt kunnskap.
- Kontroller behandlingsstatus. Oppdater oppdaterer status; Synkroniser nå sjekker mappen på nytt og prøver feil på nytt.
Innholdet deles i henhold til valgte kunnskapsbaserettigheter, også med brukere uten egen SharePoint-tilgang. Individuelle SharePoint-rettigheter overføres ikke. Koble kun til en mappe der alt innhold er ment for denne målgruppen.
Nye og endrede dokumenter kontrolleres automatisk, normalt hvert 15. minutt. Slettede eller flyttede filer forsvinner ved neste sjekk. Maksimum er 250 støttede dokumenter per kilde og 25 MiB per dokument. Støttede formater er PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, tekst, CSV, HTML og JSON. Eksterne snarveier og andre filformater hoppes over.
Endre innhold i SharePoint og administrer kunnskapsbaserettigheter via den tilknyttede kilden. Koble fra skjuler dokumentene umiddelbart og stopper nye importer; lagrede private kopier slettes ikke permanent. Ved feil kontroller organisasjonsappen, nettstedstillatelsen, mappe-URL og hemmelighet. Ved tilkoblingsfeil tilbys ikke kildeinnhold. Gjenoppretting kan skje ved neste synkronisering.
Denne utvidelsen ble publisert og testet 14. oktober 2026 for OnderwijsSupport på AI-Corporate. Be plattformadministrasjonen bekrefte tilgjengelighet i andre miljøer før du setter opp Microsoft-rettigheter.