ज्ञानकोश सेटअप और प्रबंधन
ज्ञानकोश के साथ, संगठन विश्वसनीय जानकारी को केंद्रीकृत रूप से उपलब्ध कराता है। व्यवस्थापक लिंक और ज्ञान दस्तावेज़ प्रकाशित कर सकते हैं। प्रकाशित ज्ञान दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से खोजा जाता है जब उनकी सामग्री सामान्य चैट प्रश्न के लिए प्रासंगिक होती है।
आप ज्ञानकोश का प्रबंधन Beheer → Kennisbank के माध्यम से करते हैं। मौजूदा लिंक और केंद्रीय ज्ञान दस्तावेज़ एक ही तालिका में होते हैं।
कर्मचारी क्या देखते हैं
प्रकाशित आइटम Kennisbank → Organisatie → Documenten (या अपनी शाखा के अंतर्गत) में दिखाई देते हैं। कर्मचारी केवल पूरे संगठन या अपनी शाखा के लिए जानकारी देखते हैं। जो दस्तावेज़ टेम्पलेट विशेष विभागों के लिए हैं, वे उन विभागों के कर्मचारियों के लिए vestiging → Mijn afdelingen के अंतर्गत भी होते हैं।
एक ज्ञान दस्तावेज़ का उपयोग दो तरीकों से किया जा सकता है:
- कर्मचारी दस्तावेज़ से दस्तावेज़ खोलता है।
- AI-Public स्वचालित रूप से प्रासंगिक चैट प्रश्न पर दस्तावेज़ को खोजता है, बिना कर्मचारी को पेपरक्लिप से चयन करने की आवश्यकता।
एक सामान्य Link केवल एक वेबपेज, वीडियो या बाहरी स्रोत की ओर इशारा करता है। केवल संसाधित ज्ञान दस्तावेज़ में कैनोनिकल Markdown होता है जिसे केंद्रीय चैट स्रोत के रूप में खोजा जा सकता है।
संगठन और शाखा स्तर
प्रत्येक ज्ञान दस्तावेज़ की पहुँच होती है:
- पूरे संगठन — पर्यावरण के सभी कर्मचारियों के लिए उपलब्ध।
- शाखाएँ — केवल एक या अधिक चयनित शाखाओं के कर्मचारियों के लिए उपलब्ध।
पर्यावरण व्यवस्थापक संगठन-व्यापी ज्ञान और चयनित शाखाओं के लिए ज्ञान प्रबंधित कर सकते हैं। एक शाखा व्यवस्थापक केवल उन शाखाओं के लिए ज्ञान प्रबंधित करता जिनके लिए उसके पास प्रबंधन अधिकार हैं।
सामग्री के आधार पर पहुँच चुनें। उदाहरण के लिए, संगठन-व्यापी नीति पूरे संगठन के अंतर्गत आती है; स्थानीय कार्य निर्देश संबंधित शाखा के अंतर्गत आता है।
ज्ञानकोश अवलोकन
अवलोकन में आप:
- खोज और फ़िल्टर कर सकते हैं;
- प्लस बटन से आइटम जोड़ सकते हैं;
- ड्रैग हैंडल से क्रम बदल सकते हैं;
- लिंक और ज्ञान दस्तावेज़ संपादित कर सकते हैं;
- दस्तावेज़ प्रकाशित, संग्रहित या हटाए जा सकते हैं;
- OKF बंडल आयात या निर्यात कर सकते हैं।
सूचकांक और सेट किया गया क्रम निर्धारित करते हैं कि दस्तावेज़ में आइटम कैसे क्रमबद्ध होंगे।
आइटम जोड़ना
तालिका के ऊपर प्लस बटन पर क्लिक करें। आप तीन प्रकार की सामग्री में से चुन सकते हैं।
लिंक
मौजूदा वेबपेज, वीडियो, कोर्स या अन्य बाहरी स्रोत के लिए Link चुनें। एक पहचानने योग्य शीर्षक, विवरण, श्रेणी और URL भरें। लिंक ज्ञानकोश में दिखाई देगा, लेकिन बाहरी पृष्ठ स्वचालित रूप से केंद्रीय ज्ञान दस्तावेज़ के रूप में अनुक्रमित नहीं होगा।
दस्तावेज़ जोड़ें
सीधा ज्ञान दस्तावेज़ लिखने के लिए दस्तावेज़ जोड़ें चुनें।
- एक अद्वितीय फ़ाइल नाम और स्पष्ट शीर्षक भरें।
- एक प्रकार चुनें और विवरण तथा टैग जोड़ें।
- Markdown संपादक में सामग्री लिखें या चिपकाएँ।
- स्थिति और पहुँच चुनें।
- दस्तावेज़ सहेजें।
स्पष्ट शीर्षक, संक्षिप्त स्वतंत्र पैराग्राफ और सुसंगत शब्दावली का उपयोग करें। यह पाठक और स्वचालित रूप से प्रासंगिक अंश खोजने दोनों में मदद करता है।
स्रोत फ़ाइल जोड़ें
Bestandsbeheer से एक फ़ाइल को ज्ञान दस्तावेज़ के रूप में उपयोग करने के लिए स्रोत फ़ाइल जोड़ें चुनें। आप एक मौजूदा फ़ाइल चुन सकते हैं या पहले एक नई फ़ाइल अपलोड कर सकते हैं।
AI-Public मूल फ़ाइल को संग्रहीत करता है और इसके अलावा कैनोनिकल Markdown बनाता है। PDF, Word, PowerPoint, Markdown और अन्य समर्थित फ़ाइलों को एक सुसंगत प्रारूप में प्रदर्शित, निर्यात और खोज अनुक्रमण के लिए परिवर्तित किया जाता है।
PDF, Word और PowerPoint फ़ाइलें स्वचालित रूप से संसाधित होती हैं। इसमें टेक्स्ट, दस्तावेज़ संरचना और जहां संभव हो प्रासंगिक दृश्य जानकारी जैसे तालिकाएँ, ग्राफ़, फॉर्म और चित्र शामिल होते हैं। इससे केवल सादा टेक्स्ट निकालने की तुलना में अधिक उपयोगी सामग्री उपलब्ध रहती है।
प्रकाशन से पहले जांचें:
- क्या सभी महत्वपूर्ण अध्याय मौजूद हैं;
- क्या तालिकाएँ और सूचियाँ समझने योग्य हैं;
- क्या ग्राफ़ और चित्र सामग्री के अनुसार ठीक से वर्णित हैं;
- क्या शीर्षक, विवरण, प्रकार और टैग सही हैं;
- क्या गुणवत्ता चेतावनियाँ कार्रवाई की मांग करती हैं;
- क्या स्थिति और शाखा पहुँच सही हैं।
तकनीकी रूप से सफल संसाधन यह गारंटी नहीं देता कि सभी दृश्य अर्थ सही तरीके से लिया गया है। महत्वपूर्ण ज्ञान की हमेशा मूल फ़ाइल से तुलना करें।
मेटाडेटा सेट करना
ज्ञान दस्तावेज़ कॉन्फ़िगर करें में आप निम्नलिखित प्रबंधित करते हैं:
| फ़ील्ड | उपयोग |
|---|---|
| शीर्षक | वह नाम जो कर्मचारी ज्ञानकोश और स्रोत संदर्भ में देखते हैं। |
| प्रकार | सामग्री का प्रकार, जैसे नीति, प्रोटोकॉल या मार्गदर्शिका। |
| विवरण | उद्देश्य और सामग्री का संक्षिप्त विवरण। |
| टैग | खोज और प्रबंधन के लिए शब्द, कॉमा से अलग। |
| स्रोत या संसाधन | मूल या सामग्री के स्वामी। |
| स्रोत-URL | मूल या वर्तमान स्रोत का लिंक। |
| परिवर्तन तिथि | वह तिथि जब स्रोत सामग्री अपडेट हुई। |
| प्रकाशन स्थिति | मसौदा, प्रकाशित या संग्रहित। |
| पहुंच | पूरे संगठन या चयनित शाखाएँ। |
| कैनोनिकल Markdown | वह सामग्री जो प्रदर्शित, निर्यात और अनुक्रमित होती है। |
स्थिति और प्रकाशन
- मसौदा — केवल प्रबंधन में दिखाई देता है और अभी चैट प्रश्नों के लिए उपलब्ध नहीं है।
- प्रकाशित — दस्तावेज़ में दिखाई देता है और सेट की गई पहुँच के भीतर खोजा जा सकता है।
- संग्रहित — प्रबंधन में सुरक्षित रखा जाता है, लेकिन कर्मचारियों के लिए सक्रिय रूप से उपलब्ध नहीं होता।
एक सुरक्षित कार्यप्रवाह है: मसौदा के रूप में जोड़ें, सामग्री और पहुँच जांचें, प्रतिनिधि प्रश्नों का परीक्षण करें और फिर प्रकाशित करें। पुरानी जानकारी को संग्रहित करें और सुनिश्चित करें कि विरोधाभासी संस्करण एक साथ प्रकाशित न हों।
संगठन स्वामित्व और संरक्षण
जब कोई स्रोत फ़ाइल केंद्रीय ज्ञान बन जाती है, तो वह व्यक्तिगत संग्रहण से संगठन संग्रहण में स्थानांतरित हो जाती है। व्यक्तिगत मालिक और फ़ोल्डर लिंक हटा दिए जाते हैं। इस प्रकार, ज्ञान दस्तावेज़ तब भी सुरक्षित रहता है जब मूल अपलोडर का खाता बाद में हटाया जाए।
जब ज्ञान सक्रिय नहीं रहना चाहिए लेकिन संरक्षित रहना चाहिए, तो संग्रहित का उपयोग करें। दस्तावेज़ केवल तभी हटाएं जब स्रोत फ़ाइल, कैनोनिकल संस्करण और खोज अनुक्रमणिका स्थायी रूप से हटाई जा सके।
OKF क्या है?
OKF (Open Knowledge Format) केंद्रीय ज्ञानकोश का स्थानांतरण योग्य प्रारूप है। यह सामान्य Markdown के साथ YAML-फ्रंटमैटर के रूप में सामग्री मेटाडेटा शामिल करता है।
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
प्रकाशन स्थिति और शाखा पहुँच AI-Public में अलग-अलग सुरक्षा सेटिंग्स बनी रहती हैं; वे स्थानांतरण योग्य दस्तावेज़ का हिस्सा नहीं हैं।
OKF आयात और निर्यात
निर्यात बटन के साथ आप केंद्रीय ज्ञान दस्तावेज़ों को ZIP बंडल के रूप में डाउनलोड कर सकते हैं। बंडल में Markdown दस्तावेज़, एक index.md और एक निर्यात लॉग शामिल होता है। मूल PDF या Word फ़ाइल AI-Public में स्रोत के रूप में सुरक्षित रहती है।
आयात बटन के साथ आप Markdown दस्तावेज़ों वाला ZIP बंडल जोड़ सकते हैं। आयातित दस्तावेज़ मसौदा के रूप में शुरू होते हैं, ताकि व्यवस्थापक शीर्षक, सामग्री, पहुँच और मेटाडेटा प्रकाशन से पहले जांच सके।
एक बंडल में अधिकतम 25 Markdown दस्तावेज़ और 8 MB संकुचित और असंकुचित सामग्री हो सकती है। बड़ी संग्रहों को कई बंडलों में विभाजित करें।
एंड-टू-एंड जांच
- एक स्पष्ट पहचाने जाने वाले तथ्य के साथ दस्तावेज़ प्रकाशित करें।
- सेट की गई पहुँच के भीतर एक कर्मचारी के रूप में लॉग इन करें।
- जांचें कि दस्तावेज़ दस्तावेज़ में है और खोला जा सकता है।
- एक सामान्य चैट में प्रासंगिक प्रश्न पूछें बिना दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से चयन किए।
- जांचें कि उत्तर दस्तावेज़ से मेल खाता है और केंद्रीय स्रोत का उल्लेख करता है।
- पहुँच के बाहर एक कर्मचारी के साथ परीक्षण दोहराएं; उसे दस्तावेज़ नहीं देखना चाहिए या चैट के माध्यम से उपयोग नहीं करना चाहिए।
केवल एक वार्तालाप से जुड़े फ़ाइलों के लिए, पढ़ें Chat met documenten।
SharePoint फ़ोल्डर को केंद्रीय ज्ञान स्रोत के रूप में उपयोग करना
एक व्यवस्थापक SharePoint फ़ोल्डर को ज्ञानकोष से जोड़ सकता है। उस फ़ोल्डर और उसके उपफ़ोल्डरों के दस्तावेज़ स्वचालित रूप से संसाधित होते हैं; कर्मचारी उन्हें मौजूदा ज्ञानकोष और संबंधित चैट प्रश्नों के माध्यम से उपयोग करते हैं, चाहे चुना गया भाषा मॉडल कोई भी हो। इसके लिए उन्हें अपनी व्यक्तिगत SharePoint इंटीग्रेशन चालू करने की आवश्यकता नहीं है।
Microsoft की तैयारी
पहले संगठन ऐप, एप्लिकेशन अधिकार Sites.Selected, एडमिन सहमति और अलग read साइटग्रांट के लिए पूरी प्रक्रिया का पालन करें जैसा कि Microsoft 365 सेटअप में बताया गया है। सर्वर कनेक्शन उसी संगठन ऐप का उपयोग करता है जो लॉगिन के लिए है और अतिरिक्त रीडायरेक्ट-URL की आवश्यकता नहीं होती।
फ़ोल्डर जोड़ना
- खोलें प्रबंधन → ज्ञानकोष → जोड़ें → SharePoint फ़ोल्डर → फ़ोल्डर कनेक्ट करें।
- एक शीर्षक भरें और फ़ोल्डर का URL चिपकाएं। सामान्य फ़ोल्डर URL या SharePoint फ़ाइल दृश्य से id-पैरामीटर वाला URL उपयोग करें, निमंत्रण लिंक नहीं।
- उसी स्कूल/स्थान या पर्यावरण अधिकार और लक्ष्य समूह का चयन करें जैसा कि एक स्वतंत्र ज्ञान दस्तावेज़ के लिए किया जाता है। यदि लागू हो तो विभाग चुनें।
- सामग्री उपलब्ध कराने के लिए प्रकाशित चुनें और सहेजें। एक मसौदा ज्ञान में शामिल नहीं होगा।
- प्रसंस्करण स्थिति जांचें। रिफ्रेश स्थिति अपडेट करता है; अब सिंक्रनाइज़ करें फ़ोल्डर को फिर से जांचता है और त्रुटियों को पुनः प्रयास करता है।
सामग्री चुने गए ज्ञानकोष अधिकारों के अनुसार साझा की जाती है, यहां तक कि उन उपयोगकर्ताओं के साथ भी जिनके पास स्वयं का SharePoint एक्सेस नहीं है। व्यक्तिगत SharePoint अधिकार हस्तांतरित नहीं होते। केवल उस फ़ोल्डर को जोड़ें जिसकी सारी सामग्री इस लक्ष्य समूह के लिए है।
नई और संशोधित दस्तावेज़ स्वचालित रूप से लगभग हर 15 मिनट में जांचे जाते हैं। हटाए गए या फ़ोल्डर से स्थानांतरित फ़ाइलें अगली जांच में गायब हो जाती हैं। प्रति स्रोत अधिकतम 250 समर्थित दस्तावेज़ और प्रति दस्तावेज़ 25 MiB सीमा है। समर्थित फ़ाइल प्रकार हैं PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, टेक्स्ट, CSV, HTML और JSON। बाहरी शॉर्टकट और अन्य फ़ाइल स्वरूप छोड़ दिए जाते हैं।
SharePoint में सामग्री बदलें और ज्ञानकोष अधिकार जुड़े स्रोत के माध्यम से प्रबंधित करें। अनकनेक्ट तुरंत दस्तावेज़ छुपाता है और नए इंपोर्ट रोकता है; इससे सहेजे गए निजी प्रतियां स्थायी रूप से नहीं हटतीं। त्रुटियों के मामले में संगठन ऐप, साइटग्रांट, फ़ोल्डर URL और सीक्रेट जांचें। कनेक्शन त्रुटि के दौरान स्रोत सामग्री उपलब्ध नहीं होती। पुनर्प्राप्ति अगली सिंक्रनाइज़ेशन से हो सकती है।
यह विस्तार 14 अक्टूबर 2026 को AI-Corporate पर OnderwijsSupport के लिए प्रकाशित और परीक्षण किया गया है। Microsoft अधिकार सेटअप करने से पहले प्लेटफ़ॉर्म प्रबंधन से अन्य वातावरण में उपलब्धता की पुष्टि करें।