Настройка и управление базой знаний
С помощью базы знаний организация централизованно предоставляет надежную информацию. Администраторы могут публиковать ссылки и документы знаний. Опубликованные документы знаний также автоматически просматриваются, когда их содержимое релевантно для обычного запроса в чате.
Вы управляете базой знаний через Управление → База знаний. Существующие ссылки и центральные документы знаний отображаются вместе в одной таблице.
Что видят сотрудники
Опубликованные элементы видны в разделе База знаний → Организация → Документы (или в разделе собственного филиала). Сотрудники видят только информацию для всей организации или для своего филиала. Шаблоны документов, предназначенные для определённых отделов, также отображаются у сотрудников этих отделов в разделе филиал → Мои отделы.
Документ знаний можно использовать двумя способами:
- Сотрудник открывает документ из раздела Документы.
- AI-Public автоматически просматривает документ при релевантном запросе в чате, без необходимости выбирать его вручную с помощью скрепки.
Обычная Ссылка ведёт только на веб-страницу, видео или внешний источник. Только обработанный документ знаний содержит канонический Markdown, который может быть использован как центральный источник для поиска в чате.
Уровень организации и филиала
Каждый документ знаний имеет область действия:
- Вся организация — доступен всем сотрудникам в среде.
- Филиалы — доступен только сотрудникам одного или нескольких выбранных филиалов.
Администраторы среды могут управлять знаниями для всей организации и для выбранных филиалов. Администратор филиала управляет только знаниями для филиалов, для которых у него есть права управления.
Выбирайте область действия в зависимости от содержания. Организационная политика, например, относится к Вся организация; локальная рабочая инструкция — к соответствующему филиалу.
Обзор базы знаний
В обзоре вы можете:
- искать и фильтровать;
- добавлять элементы с помощью кнопки плюс;
- изменять порядок с помощью перетаскивания;
- редактировать ссылки и документы знаний;
- публиковать, архивировать или удалять документы;
- импортировать или экспортировать пакет OKF.
Индекс и установленный порядок определяют, как элементы сортируются в разделе Документы.
Добавление элемента
Нажмите кнопку плюс над таблицей. Можно выбрать один из трёх типов содержимого.
Ссылка
Выберите Ссылка для существующей веб-страницы, видео, курса или другого внешнего источника. Заполните понятное название, описание, категорию и URL. Ссылка будет видна в базе знаний, но внешняя страница не будет автоматически индексироваться как центральный документ знаний.
Добавить документ
Выберите Добавить документ, чтобы напрямую написать документ знаний.
- Введите уникальное имя файла и понятный заголовок.
- Выберите тип и добавьте описание и теги.
- Напишите или вставьте содержимое в Markdown-редактор.
- Выберите статус и область действия.
- Сохраните документ.
Используйте понятные заголовки, короткие самостоятельные абзацы и последовательные термины. Это помогает как читателю, так и автоматическому поиску релевантных фрагментов.
Добавить исходный файл
Выберите Добавить исходный файл, чтобы использовать файл из Файлового менеджера как документ знаний. Можно выбрать существующий файл или сначала загрузить новый.
AI-Public сохраняет исходный файл и дополнительно создаёт канонический Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- и другие поддерживаемые файлы получают единый формат для отображения, экспорта и индексирования поиска.
PDF-, Word- и PowerPoint-файлы обрабатываются автоматически. При этом учитываются текст, структура документа и, где возможно, релевантная визуальная информация, такая как таблицы, графики, формы и изображения. Это позволяет сохранить больше полезного содержимого, чем при простой текстовой экстракции.
Перед публикацией проверьте:
- наличие всех важных глав;
- понятность таблиц и списков;
- корректное описание графиков и изображений;
- правильность заголовка, описания, типа и тегов;
- требуют ли предупреждения о качестве действий;
- правильность статуса и области действия филиала.
Технически успешная обработка не гарантирует, что вся визуальная информация корректно перенесена. Всегда сверяйте важные знания с исходным файлом.
Настройка метаданных
В разделе Настройка документа знаний вы управляете, среди прочего:
| Поле | Использование |
|---|---|
| Заголовок | Название, которое видят сотрудники в базе знаний и при ссылке на источник. |
| Тип | Вид содержимого, например политика, протокол или руководство. |
| Описание | Краткое объяснение цели и содержания. |
| Теги | Термины для поиска и управления, разделённые запятыми. |
| Источник или ресурс | Происхождение или владелец содержимого. |
| URL источника | Ссылка на исходный или актуальный источник. |
| Дата изменения | Дата последнего обновления содержимого источника. |
| Статус публикации | Черновик, Опубликовано или В архиве. |
| Область действия | Вся организация или выбранные филиалы. |
| Канонический Markdown | Содержимое, которое отображается, экспортируется и индексируется. |
Статус и публикация
- Черновик — виден только в управлении и ещё не доступен для запросов в чате.
- Опубликовано — виден в разделе Документы и доступен для поиска в установленной области действия.
- В архиве — хранится в управлении, но не доступен сотрудникам.
Безопасный рабочий процесс: добавлять как Черновик, проверять содержимое и область действия, тестировать репрезентативные вопросы, затем публиковать. Архивируйте устаревшие знания и избегайте одновременной публикации противоречивых версий.
Принадлежность организации и хранение
Когда исходный файл становится центральным знанием, он перемещается из личного хранилища в организационное. Личный владелец и связь с папкой удаляются. Таким образом документ знаний сохраняется, даже если аккаунт первоначального загрузчика позже удаляется.
Используйте статус В архиве, если знание больше не должно быть активно, но должно сохраняться. Удаляйте документ только если исходный файл, каноническая версия и индекс поиска могут быть окончательно удалены.
Что такое OKF?
OKF (Open Knowledge Format) — это переносимый формат центральной базы знаний. Он состоит из обычного Markdown с YAML-фронтматтером для содержательных метаданных.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Статус публикации и область действия филиала остаются отдельными настройками безопасности в AI-Public; они не являются частью переносимого документа.
Импорт и экспорт OKF
С помощью кнопки экспорта вы скачиваете центральные документы знаний в ZIP-пакете. Пакет содержит Markdown-документы, index.md и лог экспорта. Исходный PDF- или Word-файл сохраняется в AI-Public как источник.
С помощью кнопки импорта вы добавляете ZIP-пакет с Markdown-документами. Импортированные документы начинаются как Черновик, чтобы администратор мог проверить заголовок, содержимое, область действия и метаданные перед публикацией.
Пакет может содержать максимум 25 Markdown-документов и 8 МБ упакованного и распакованного содержимого. Большие коллекции разделяйте на несколько пакетов.
Полная проверка
- Опубликуйте документ с чётко узнаваемым фактом.
- Войдите как сотрудник в установленной области действия.
- Проверьте, что документ находится в разделе Документы и его можно открыть.
- В обычном чате задайте релевантный вопрос без ручного выбора документа.
- Проверьте, что ответ соответствует документу и указана центральная ссылка.
- Повторите тест с сотрудником вне области действия; он не должен видеть документ или использовать его через чат.
Для файлов, которые сотрудник связывает только с одним разговором, смотрите Чат с документами.
Папка SharePoint как центральный источник знаний
Администратор может подключить папку SharePoint к базе знаний. Документы из этой папки и подпапок обрабатываются автоматически; сотрудники используют их через существующую базу знаний и при соответствующих вопросах в чате, независимо от выбранной языковой модели. Для этого им не нужно включать личную интеграцию SharePoint.
Подготовка Microsoft
Сначала выполните все шаги для организационного приложения, права приложения Sites.Selected, администраторского согласия и отдельного read-разрешения сайта в Настройке Microsoft 365. Серверное соединение использует то же организационное приложение, что и для входа, и не требует дополнительного redirect-URL.
Подключение папки
- Откройте Администрирование → База знаний → Добавить → Папки SharePoint → Подключить папку.
- Введите заголовок и вставьте URL папки. Используйте обычный URL папки или URL из просмотра файлов SharePoint с параметром id, не ссылку-приглашение.
- Выберите те же права школы/филиала или среды и целевую аудиторию, что и для отдельного документа базы знаний. При необходимости выберите отделы.
- Выберите Опубликовано, чтобы сделать содержимое доступным, и сохраните. Черновик не включается в предоставленные знания.
- Проверьте статус обработки. Обновить обновляет статус; Синхронизировать сейчас повторно проверяет папку и пытается исправить ошибки.
Содержимое делится согласно выбранным правам базы знаний, включая пользователей без собственного доступа SharePoint. Индивидуальные права SharePoint не наследуются. Подключайте только папку, все содержимое которой предназначено для этой аудитории.
Новые и изменённые документы проверяются автоматически, обычно каждые 15 минут. Удалённые или перемещённые из папки файлы исчезают при следующей проверке. Максимум поддерживается 250 документов на источник и 25 МБ на документ. Поддерживаются PDF, DOCX, PPTX, XLSX, Markdown, текст, CSV, HTML и JSON. Внешние ярлыки и другие форматы файлов пропускаются.
Изменяйте содержимое в SharePoint и управляйте правами базы знаний через подключённый источник. Отключение сразу скрывает документы и прекращает новые импорты; сохранённые приватные копии не удаляются окончательно. При ошибках проверьте организационное приложение, разрешение сайта, URL папки и секрет. При ошибке соединения содержимое источника не предоставляется. Восстановление возможно через следующую синхронизацию.
Это расширение опубликовано и протестировано 14 октября 2026 года для OnderwijsSupport на AI-Corporate. Перед настройкой прав Microsoft запросите у администратора платформы подтверждение доступности в другой среде.