دستیارها
با دستیارها در AI-Public می‌توانید یک وظیفه تکرارشونده، روش کاری ثابت یا نوع مشخصی از پشتیبانی را از پیش آماده کنید. یک دستیار می‌تواند مثلاً در ارتباطات عمومی، اطلاعات سیاست‌گذاری، دانش داخلی، تحلیل اسناد یا یک گفت‌وگوی تمرینیِ شفاهی کمک کند.
نمای کلی دستیارها
از منوی اصلی دستیارها را باز کنید. در بالا می‌توانید نمای کلی را فیلتر کنید:
- همه همه دستیارهای در دسترس شما را نشان می‌دهد.
- ایجادشده توسط من دستیارهایی را نشان می‌دهد که خودتان ساخته‌اید.
- به اشتراک گذاشته‌شده با من دستیارهایی را نشان می‌دهد که کسی مستقیماً یا از طریق یک گروه با شما به اشتراک گذاشته است.
- از سازمان من دستیارهایی را نشان می‌دهد که به‌صورت سازمانی در دسترس قرار گرفته‌اند.
- موردعلاقه‌ها دستیارهایی را نشان می‌دهد که روی داشبورد سنجاق کرده‌اید.
روی یک آیکون فیلتر نگه دارید تا نام آن را ببینید. روی کارت یک دستیار، مهم‌ترین اطلاعات را می‌بینید. از طریق جزئیات می‌توانید از جمله سازنده و افرادی را که دستیار با آن‌ها به اشتراک گذاشته شده است ببینید.
کار با مجموعه‌ها
با مجموعه‌ها می‌توانید نمای کلی دستیارهای خود را دسته‌بندی کنید، مثلاً در ارتباطات عمومی، سیاست‌گذاری، پروژه‌ها یا دانش داخلی.
- روی مجموعه جدید کلیک کنید.
- برای مجموعه یک نام قابل‌تشخیص وارد کنید.
- دستیارها را به مجموعه بکشید یا از طریق مدیریت منتقل کنید.
- خودِ مجموعه‌ها را بکشید تا ترتیبشان را تغییر دهید.
بعداً می‌توانید یک مجموعه را تغییرنام دهید یا حذف کنید. با حذف یک مجموعه، دستیارها حذف نمی‌شوند؛ فقط دوباره بیرون از یک مجموعه قرار می‌گیرند. مجموعه‌های خالی زمانی نمایش داده نمی‌شوند که یک فیلتر فعال هیچ دستیار مناسبی نداشته باشد.
ساختن یک دستیار
در بالای نمای کلی، یک کارت بزرگ برای ساختن یک دستیار جدید قرار دارد. ساختن دستیار با AI روش پیشنهادی است. اگر می‌خواهید همه تنظیمات را خودتان تعیین کنید، تنظیم دستی یک دستیار را انتخاب کنید.
ساختن دستیار با AI
در روش AI، پرسش‌ها همگی در یک صفحه قرار دارند:
- در صورت نیاز، یک نام وارد کنید.
- وقتی کاربران عمدتاً باید یک گفت‌وگوی گفتاریِ بلادرنگ با دستیار داشته باشند، ساختن دستیار صوتی را تیک بزنید. از طریق آیکون اطلاعات می‌خوانید که چه زمانی این کار مفید است.
- توضیح دهید دستیار باید چه کاری انجام دهد و برای چه کسانی در نظر گرفته شده است.
- توضیح دهید دستیار باید چگونه کار کند و پاسخ دهد، مانند نقش، روش کار، لحن و محدودیت‌های مهم.
سپس AI یک پیشنهاد کامل تهیه می‌کند. بر اساس توضیحتان مشخص می‌کند کدام ابزارها و تنظیمات لازم هستند. بنابراین لازم نیست این انتخاب‌های فنی را از قبل خودتان انجام دهید. پیشنهاد را بررسی کنید و پیش از تأیید و ذخیره، تغییرات احتمالی را اعلام کنید.
AI همچنین می‌پرسد که دستیار عمومی باشد یا شخصی. به عمومی یا شخصی مراجعه کنید.
با ضربدرِ بالا-راست می‌توانید فرایند ساخت با AI را بدون ذخیره‌کردن دستیار ترک کنید.
تنظیم دستی یک دستیار
روش دستی از پنج مرحله تشکیل شده است:
- هدف و نام – برای دستیار نام و توضیح بدهید. در اینجا می‌توانید یک دستیار صوتی هم انتخاب کنید.
- دستورالعمل‌ها – توضیح دهید دستیار باید چه کار کند، چه نقشی دارد و از چه روش کار و لحنی باید استفاده کند. در صورت نیاز یک سؤال نمونه اضافه کنید تا کاربران بتوانند گفتگو را با آن شروع کنند.
- گزینه‌ها – در صورت نیاز فایل‌ها یا تصاویر اضافه کنید. مدل زبانی پیش‌فرض از قبل انتخاب شده است. زیر انتخاب مدل، مشخص می‌کنید سایر کاربران چه کاری با فایل‌ها و تصاویر این دستیار می‌توانند انجام دهند.
- ابزارها – فقط ابزارهای اضافی‌ای را فعال کنید که دستیار به آن‌ها نیاز دارد. روی یک ابزار نگه دارید تا توضیح کوتاهی ببینید. در گروه یکپارچه‌سازی‌های حساب کاری، اتصال‌هایی مانند Outlook Agenda یا SharePoint را فعال می‌کنید. در آنجا فقط اتصال‌هایی را می‌بینید که محیط شما ارائه می‌دهد و خودتان زیر ترجیحات → ابزارها → اتصال‌ها فعال کرده‌اید. به اتصال‌ها در یک دستیار مراجعه کنید.
- آزمایش و ذخیره – تنظیمات را بررسی کنید، در صورت تمایل دستیار را امتحان کنید و سپس آن را ذخیره کنید.
در یک دستیار صوتی، فقط تنظیمات و ابزارهایی نمایش داده می‌شوند که در گفت‌وگوی صوتیِ بلادرنگ پشتیبانی می‌شوند. تصاویر مرجع هنگام ساخت یک دستیار صوتی هنوز در دسترس نیستند.
در بخش قابلیت مشاهده انتخاب می‌کنید که دستیار عمومی باشد یا شخصی.
ویرایش یک دستیار
در کنار یک دستیار، مدیریت را باز کنید و ویرایش را انتخاب کنید. فرم ویرایش از همان مراحل روشنِ ساخت دستی استفاده می‌کند. مقادیر موجود، از جمله مدل AI انتخاب‌شده، منتقل می‌شوند. فیلدهایی که هنوز مقدار ندارند، خالی می‌مانند.
دستیارهای قدیمی موجود همچنان به همان روش کار می‌کنند. نیازی نیست دوباره ساخته یا تبدیل شوند.
عمومی یا شخصی
برای یک دستیارِ خودتان، در بخش قابلیت مشاهده بین عمومی و شخصی انتخاب می‌کنید. این انتخاب را هنگام ساختن و ویرایش دستیار، در گفت‌وگو با AI در ساختن دستیار با AI و هنگام کپی‌کردن یک دستیار انجام می‌دهید.
- عمومی: مدیران دستیار را در مدیریت می‌بینند و می‌توانند از آن یک کپی بسازند تا آن را گسترده‌تر به اشتراک بگذارند. دستیار شما به‌واسطه این کار تغییر نمی‌کند.
- شخصی: مدیران دستیار را نمی‌بینند و نمی‌توانند آن را کپی کنند. با این حال می‌توانید دستیار را خودتان با همکاران یا گروه‌ها به اشتراک بگذارید.
دستیارهای جدید به‌طور پیش‌فرض عمومی هستند. دستیارهایی که پیش از وجود این انتخاب ساخته شده‌اند، تا زمانی که خودتان تغییرشان ندهید شخصی هستند.
عمومی‌بودن، دستیار را برای همکاران قابل‌مشاهده نمی‌کند. این فقط زمانی رخ می‌دهد که دستیار را به اشتراک بگذارید.
اشتراک‌گذاری و استفاده
از طریق مدیریت تعیین می‌کنید دستیار را با چه کسانی به اشتراک بگذارید. می‌توانید آن را با همکاران منفرد، یک یا چند گروه یا — اگر مدیر سازمان هستید — با همه کارکنان سازمان به اشتراک بگذارید. روی کارت همچنان دیده می‌شود که شما سازنده دستیار هستید؛ از طریق جزئیات مقصد دقیق اشتراک را می‌بینید.
اشتراک‌گذاری وضعیت را تغییر نمی‌دهد: یک دستیار در Draft پس از اشتراک‌گذاری هم draft باقی می‌ماند.
همچنین می‌توانید یک دستیار را از طریق یک کد اشتراک در دسترس قرار دهید. کد اشتراک به‌صورت خودکار در آغاز هر ساعت تغییر می‌کند. وقتی یک کد اشتراکِ قبلی منقضی شد، یک کد جدید تولید کنید.
برای استفاده از دستیار روی Chat کلیک کنید. دستیارهای پرکاربرد را به‌عنوان موردعلاقه سنجاق کنید تا در داشبورد هم نمایش داده شوند.
همیشه یک دستیار جدید یا تغییرکرده را ابتدا خودتان امتحان کنید. بررسی کنید که دستورالعمل‌ها روشن هستند، ابزارهای درست استفاده می‌شوند و پاسخ‌ها با مخاطب هدف مطابقت دارند.
اتصال‌ها در یک دستیار
یک دستیار می‌تواند از یکپارچه‌سازی‌های حساب کاری مانند Outlook Agenda، Outlook Mail یا SharePoint استفاده کند. این فقط زمانی کار می‌کند که سه چیز درست باشد:
- محیط شما اتصال را ارائه دهد;
- سازنده، اتصال را در دستیار و در مرحله ابزارها زیر یکپارچه‌سازی‌های حساب کاری فعال کرده باشد;
- فردی که از دستیار استفاده می‌کند، خودِ اتصال را زیر ترجیحات → ابزارها → اتصال‌ها فعال کرده و در Microsoft اجازه داده باشد.
دستیار همیشه با حسابِ فردی کار می‌کند که در حال چت است. اگر یک دستیار را به اشتراک بگذارید، فقط انتخابِ اتصال‌ها منتقل می‌شود، نه دسترسی‌های خودتان. اگر کسی اتصال شخصی را نداشته باشد، در چت پیامی همراه با دکمه‌ای به ترجیحات نمایش داده می‌شود. اگر یک اتصال را در دستیار خاموش کنید، این تغییر فوراً اعمال می‌شود، حتی در چت‌هایی که از قبل باز هستند.
دستیارهای موجود هیچ اتصالی فعال ندارند. دستیارهای صوتی از اتصال‌ها استفاده نمی‌کنند.
نکته مهم
یک دستیار می‌تواند اشتباه کند یا به‌طور غیرمنتظره پاسخ دهد. بنابراین خروجی را به‌عنوان پشتیبانی در نظر بگیرید و اطلاعات مهم را همیشه با منابع قابل‌اعتماد بررسی کنید. یک دستیار جایگزین ارزیابی حرفه‌ای نیست.
مالکیت و حقوق
دستیارهای شخصی توسط سازنده‌شان مدیریت می‌شوند. در مالکیت نهادی، مدیرانِ دارای اختیارِ فعلی، دستیار یا جریان کار را در بخش سازمانی خود مدیریت می‌کنند. اگر سازنده سازمان را ترک کند، محتوا همچنان در دسترس می‌ماند. مالکیت و اشتراک‌گذاری تنظیماتی جداگانه هستند: حقوق استفاده، حقوق ویرایش ایجاد نمی‌کنند.
فایل‌های دستیارهای سازمان یا یک بخش سازمانی، جریان‌های کار و قالب‌های سند به‌طور مستقل توسط سازمان نگهداری می‌شوند. هنگام پیونددادن یک فایل شخصی، دستیار یک کپیِ مستقل دریافت می‌کند، شامل متن جست‌وجوی پردازش‌شده. اصلِ شخصی همچنان باقی می‌ماند. خروجِ بارگذار کپی سازمان را حذف نمی‌کند؛ بارگذار فقط به‌عنوان منبع ثبت می‌ماند.
ویرایش دستیار با AI
از منوی یک دستیار موجود، ویرایش را انتخاب کنید. سپس در نوار ابزار بالای صفحه ویرایش، روی ویرایش دستیار با AI کلیک کنید. این گزینه فقط زمانی در دسترس است که اجازه ویرایش آن دستیار را داشته باشید.
در سمت چپ، تغییرات را با AI بررسی می‌کنید. در سمت راست، فرم کاملِ معمولِ ویرایش همچنان در دسترس است و فیلدهای تغییرکرده را می‌بینید. می‌توانید آن‌ها را خودتان بیشتر تنظیم کنید یا یک دستور بعدی بدهید. نتیجه را بررسی کنید و برای ذخیره تغییرات روی ذخیره کلیک کنید.
اعلان‌های اشتراک‌گذاری
برای ذخیره تنظیمات اشتراک یک دستیار یا جریان کار، گزینه ذخیره را انتخاب کنید. فقط همکاران منفردی که تازه انتخاب شده‌اند یک ایمیل دریافت می‌کنند؛ ذخیره مجدد برای آن‌ها اعلان جدیدی نمی‌فرستد. اشتراک‌گذاری با گروه‌ها یا کل سازمان، ایمیل جداگانه‌ای برای همه اعضا ارسال نمی‌کند. ایمیل، نامِ اشتراک‌گذار، داده‌های سازمانیِ در دسترس و نشانی تماس را نشان می‌دهد. کارت، سازنده و تعداد افراد و گروه‌ها را نشان می‌دهد، بدون نام سایر دریافت‌کنندگان. اگر آماده‌سازی یک ایمیل ناموفق باشد، برنامه این را جداگانه گزارش می‌کند؛ در آن صورت ممکن است تنظیمات اشتراک از قبل ذخیره شده باشند.