Assistants

Avec les assistants dans AI-Public, vous pouvez préparer une tâche récurrente, une méthode de travail fixe ou une forme spécifique de support. Un assistant peut par exemple aider à la communication publique, aux informations de politique, aux connaissances internes, à l’analyse de documents ou à un exercice de conversation orale.

Vue d’ensemble des assistants

Ouvrez Assistants depuis le menu principal. En haut, vous pouvez filtrer la vue d’ensemble :

• Tout affiche tous les assistants qui sont disponibles pour vous.
• Créés par moi affiche les assistants que vous avez créés vous-même.
• Partagés avec moi affiche les assistants qu’une personne a partagés avec vous directement ou via un groupe.
• De mon organisation affiche les assistants rendus disponibles à l’échelle de l’organisation.
• Favoris affiche les assistants que vous avez épinglés sur le tableau de bord.

Survolez une icône de filtre pour voir son nom. Sur une carte d’assistant, vous voyez les informations principales. Via Détails, vous consultez notamment le créateur et les personnes avec lesquelles l’assistant a été partagé.

Travailler avec des collections

Les collections vous permettent d’organiser votre propre vue d’ensemble des assistants, par exemple en Communication publique, Politique, Projets ou Connaissances internes.

1. Cliquez sur Nouvelle collection.
2. Donnez à la collection un nom reconnaissable.
3. Faites glisser des assistants vers la collection ou déplacez-les via Gérer.
4. Faites glisser les collections elles-mêmes pour en modifier l’ordre.

Vous pouvez renommer ou supprimer une collection plus tard. Lors de la suppression d’une collection, les assistants restent ; ils se retrouvent simplement à nouveau hors d’une collection. Les collections vides ne sont pas affichées lorsqu’un filtre actif ne contient aucun assistant correspondant.

Créer un assistant

En haut de la vue d’ensemble se trouve une grande carte pour créer un nouvel assistant. Créer un assistant avec l’IA est la méthode recommandée. Si vous souhaitez définir vous-même tous les paramètres, choisissez Configurer soi-même un assistant.

Créer un assistant avec l’IA

Avec la méthode IA, les questions sont réunies sur une seule page :

1. Renseignez éventuellement déjà un nom.
2. Cochez Créer un assistant vocal lorsque les utilisateurs doivent surtout avoir une conversation orale en temps réel avec l’assistant. Via l’icône d’information, vous pouvez lire dans quels cas cela est utile.
3. Décrivez ce que l’assistant doit faire et à qui il est destiné.
4. Décrivez comment l’assistant doit fonctionner et réagir, comme le rôle, la méthode de travail, le ton et les limites importantes.

L’IA élabore ensuite une proposition complète. Elle détermine, sur la base de votre description, quels outils et paramètres sont nécessaires. Vous n’avez donc pas à faire ces choix techniques vous-même à l’avance. Vérifiez la proposition et indiquez d’éventuelles modifications avant de l’approuver et de l’enregistrer.

L’IA vous demande aussi si l’assistant sera Public ou Personnel. Voir Public ou personnel.

Avec la croix en haut à droite, vous pouvez quitter la création par IA sans enregistrer d’assistant.

Configurer soi-même un assistant

La méthode manuelle se compose de cinq étapes :

1. Objectif et nom – donnez à l’assistant un nom et une description. Vous pouvez aussi y choisir un assistant vocal.
2. Instructions – décrivez ce que l’assistant doit faire, quel rôle il a et quelle méthode de travail et quel ton il doit adopter. Ajoutez éventuellement une question d’exemple avec laquelle les utilisateurs peuvent commencer la conversation.
3. Options – ajoutez éventuellement des fichiers ou des images. Le modèle de langage par défaut est déjà sélectionné. Sous le choix du modèle, vous définissez également ce que les autres utilisateurs peuvent faire avec les fichiers et images de l’assistant.
4. Outils – activez uniquement les outils supplémentaires dont l’assistant a besoin. Survolez un outil pour une brève explication. Dans le groupe Intégrations de compte de travail, activez des connexions, comme Outlook Agenda ou SharePoint. Vous n’y voyez que les connexions proposées par votre environnement et que vous avez vous-même activées sous Préférences → Outils → Connexions. Voir Connexions dans un assistant.
5. Tester et enregistrer – vérifiez les paramètres, essayez éventuellement l’assistant, puis enregistrez-le.

Pour un assistant vocal, seuls les paramètres et outils pris en charge pendant la parole en temps réel sont visibles. Les images de référence ne sont pas encore disponibles lors de la création d’un assistant vocal.

Dans le bloc Visibilité, choisissez si l’assistant est Public ou Personnel.

Modifier un assistant

Ouvrez Gérer pour un assistant et choisissez Modifier. Le formulaire de modification utilise les mêmes étapes claires que la création manuelle. Les valeurs existantes, y compris le modèle d’IA choisi, sont reprises. Les champs pour lesquels aucune valeur n’existe encore restent vides.

Les anciens assistants existants continuent de fonctionner de la même manière. Ils n’ont pas besoin d’être recréés ou convertis.

Public ou personnel

Pour un assistant que vous avez créé, choisissez sous Visibilité entre Public et Personnel. Ce choix se fait lors de la création et de la modification de l’assistant, dans la conversation avec l’IA lors de Créer un assistant avec l’IA et lorsque vous copiez un assistant.

• Public : les administrateurs voient l’assistant dans Gérer et peuvent en faire une copie pour le partager plus largement. Votre propre assistant n’en est pas modifié.
• Personnel : les administrateurs ne voient pas l’assistant et ne peuvent pas le copier. Vous pouvez toutefois le partager vous-même avec des collègues ou des groupes.

Les nouveaux assistants sont définis par défaut sur Public. Les assistants qui existaient déjà avant l’introduction de ce choix sont Personnels jusqu’à ce que vous le modifiiez vous-même.

Le fait de rendre un assistant public ne le rend pas visible pour les collègues. Cela n’arrive que lorsque vous partagez l’assistant.

Partage et utilisation

Via Gérer, vous déterminez avec qui vous partagez un assistant. Vous pouvez le partager avec des collègues individuels, un ou plusieurs groupes ou – si vous êtes administrateur de l’organisation – avec tous les collaborateurs de l’organisation. La carte indique toujours que vous avez créé l’assistant ; via Détails, vous voyez la destination exacte du partage.

Le partage ne change pas le statut : un assistant en Brouillon reste un brouillon après le partage.

Vous pouvez aussi rendre un assistant disponible via un code de partage. Le code de partage change automatiquement à chaque heure pleine. Générez un nouveau code lorsqu’un code précédemment partagé a expiré.

Cliquez sur Chat pour utiliser l’assistant. Épinglez les assistants fréquemment utilisés comme favoris afin qu’ils apparaissent aussi sur le tableau de bord.

Testez avant de partager

Essayez toujours d’abord vous-même un nouvel assistant ou un assistant modifié. Vérifiez que les instructions sont claires, que les bons outils sont utilisés et que les réponses correspondent au public cible visé.

Connexions dans un assistant

Un assistant peut utiliser des intégrations de compte de travail, comme Outlook Agenda, Outlook Mail ou SharePoint. Cela fonctionne uniquement si trois conditions sont remplies :

1. votre environnement propose la connexion ;
2. le créateur a activé la connexion pour l’assistant, à l’étape Outils sous Intégrations de compte de travail ;
3. la personne qui utilise l’assistant a elle-même activé la connexion sous Préférences → Outils → Connexions et a donné son autorisation chez Microsoft.

L’assistant fonctionne toujours avec le compte de la personne qui discute. Si vous partagez un assistant, seul le choix des connexions est transmis, jamais votre propre accès. Si quelqu’un n’a pas la connexion personnelle, un message apparaît dans le chat avec un bouton menant aux Préférences. Si vous désactivez une connexion pour l’assistant, cela s’applique immédiatement, y compris dans les chats déjà ouverts.

Les assistants existants n’ont pas de connexions activées. Les assistants vocaux n’utilisent pas de connexions.

Important à savoir

Un assistant peut faire des erreurs ou réagir de manière inattendue. Considérez donc le résultat comme une aide et vérifiez toujours les informations importantes à l’aide de sources fiables. Un assistant ne remplace pas une évaluation professionnelle.

Propriété et droits

Les assistants personnels sont gérés par leur créateur. En cas de propriété institutionnelle, les administrateurs compétents actuels gèrent l’assistant ou le workflow au sein de leur propre entité organisationnelle. Le contenu reste disponible si le créateur quitte l’organisation. Propriété et partage sont des paramètres distincts : les droits d’utilisation n’accordent pas de droits de modification.

Les fichiers des assistants de l’organisation ou d’une entité organisationnelle, les workflows et les modèles de documents sont conservés de manière autonome par l’organisation. Lorsqu’un fichier personnel est lié, l’assistant reçoit une copie propre, y compris le texte de recherche traité. L’original personnel reste existant. Le départ de l’uploader ne supprime pas la copie de l’organisation ; l’uploader reste seulement enregistré comme source.

Modifier un assistant avec l’IA

Choisissez Modifier dans le menu d’un assistant existant. Cliquez ensuite sur Modifier l’assistant avec l’IA dans la barre d’outils en haut de l’écran de modification. Cette option n’est disponible que si vous êtes autorisé à modifier l’assistant.

À gauche, vous discutez des modifications avec l’IA. À droite, le formulaire de modification normal complet reste disponible et vous voyez les champs adaptés. Vous pouvez les ajuster vous-même davantage ou donner une instruction de suivi. Vérifiez le résultat et cliquez sur Enregistrer pour conserver vos modifications.

Notifications de partage

Choisissez Enregistrer pour sauvegarder les paramètres de partage d’un assistant ou d’un workflow. Seuls les nouveaux collègues individuels sélectionnés reçoivent un e-mail ; un nouvel enregistrement ne leur envoie pas de nouvelle notification. Le partage avec des groupes ou avec toute l’organisation n’envoie pas d’e-mails séparés à tous les membres. L’e-mail affiche le partageur, les informations organisationnelles disponibles et l’adresse de contact. La carte affiche le créateur et le nombre de personnes et de groupes, sans les noms des autres destinataires. Si la préparation d’un e-mail échoue, l’application le signale séparément ; les paramètres de partage peuvent alors déjà avoir été enregistrés.