Asistanlar

AI-Public’teki asistanlarla tekrarlayan bir görevi, sabit bir çalışma şeklini veya belirli bir destek türünü hazırlayabilirsin. Bir asistan örneğin kamu iletişimi, politika bilgisi, kurum içi bilgi, doküman analizi veya sözlü bir alıştırma görüşmesinde yardımcı olabilir.

Asistan genel görünümü

Ana menüden Asistanlar’ı aç. Üst kısımda genel görünümü filtreleyebilirsin:

• Hepsi sana sunulan tüm asistanları gösterir.
• Benim oluşturduklarım kendi oluşturduğun asistanları gösterir.
• Benimle paylaşılanlar birinin doğrudan veya bir grup aracılığıyla seninle paylaştığı asistanları gösterir.
• Kuruluşumdan kuruluş genelinde kullanılabilir hale getirilen asistanları gösterir.
• Favoriler dashboard’a sabitlediğin asistanları gösterir.

Adını görmek için bir filtre simgesinin üzerine gel. Bir asistan kartında en önemli bilgileri görürsün. Detaylar üzerinden, diğer şeylerin yanı sıra, oluşturucuyu ve asistanın kimlerle paylaşıldığını görüntüleyebilirsin.

Koleksiyonlarla çalışma

Koleksiyonlarla kendi asistan genel görünümünü, örneğin Kamu iletişimi, Politika, Projeler veya İç bilgi şeklinde düzenleyebilirsin.

1. Yeni koleksiyon’a tıkla.
2. Koleksiyona tanınabilir bir ad ver.
3. Asistanları koleksiyona sürükle veya Yönet üzerinden taşı.
4. Koleksiyonların sırasını değiştirmek için koleksiyonların kendisini sürükle.

Bir koleksiyonu daha sonra yeniden adlandırabilir veya silebilirsin. Bir koleksiyon silindiğinde asistanlar var olmaya devam eder; yalnızca artık bir koleksiyonun dışında kalırlar. Aktif bir filtre uygun asistan içermiyorsa boş koleksiyonlar gösterilmez.

Bir asistan oluşturma

Genel görünümün üst kısmında yeni bir asistan oluşturmak için geniş bir kart bulunur. AI ile asistan oluştur önerilen yöntemdir. Tüm ayarları kendin belirlemek istiyorsan Kendin bir asistan ayarlayı seç.

AI ile asistan oluşturma

AI yönteminde sorular tek sayfada yer alır:

1. İstersen önce bir ad gir.
2. Kullanıcıların asistanla özellikle gerçek zamanlı, sözlü bir görüşme yapması gerekiyorsa Sesli asistan oluştur seçeneğini işaretle. Bilgi simgesi üzerinden bunun ne zaman faydalı olduğunu okuyabilirsin.
3. Asistanın ne yapması gerektiğini ve kimin için tasarlandığını anlat.
4. Asistanın nasıl çalışması ve yanıt vermesi gerektiğini anlat; buna rol, çalışma şekli, ton ve önemli sınırlar dahildir.

AI ardından tam bir öneri hazırlar. Açıklamana dayanarak hangi araçların ve ayarların gerekli olduğuna karar verir. Yani bu teknik seçimleri önceden kendin yapmak zorunda değilsin. Onaylamadan ve kaydetmeden önce öneriyi kontrol et ve varsa değişiklikleri bildir.

AI ayrıca asistanın Genel mi yoksa Kişisel mi olacağını sorar. Bkz. Genel veya kişisel.

Sağ üstteki çarpı ile, bir asistan kaydetmeden AI oluşturmayı bırakabilirsin.

Bir asistanı elle ayarlama

Manuel yöntem beş adımdan oluşur:

1. Amaç ve ad – asistana bir ad ve açıklama ver. Burada sesli asistan da seçebilirsin.
2. Talimatlar – asistanın ne yapması gerektiğini, hangi role sahip olduğunu ve hangi çalışma şekli ile tonu kullanması gerektiğini açıkla. İstersen kullanıcıların görüşmeyi başlatması için örnek bir soru ekle.
3. Seçenekler – istersen dosya veya görseller ekle. Varsayılan dil modeli zaten seçilidir. Model seçiminin altında, diğer kullanıcıların asistanın dosyaları ve görselleriyle ne yapabileceğini de belirlersin.
4. Araçlar – yalnızca asistanın ihtiyaç duyduğu ek araçları etkinleştir. Kısa bir açıklama için bir aracın üzerine gel. Çalışma hesabı entegrasyonları grubunda Outlook Takvim veya SharePoint gibi bağlantıları açarsın. Orada yalnızca ortamının sunduğu ve senin de Tercihler → Araçlar → Bağlantılar altında açtığın bağlantıları görürsün. Bkz. Bir asistandaki bağlantılar.
5. Test et ve kaydet – ayarları kontrol et, gerekirse asistanı dene ve ardından kaydet.

Bir sesli asistan için yalnızca gerçek zamanlı ses sırasında desteklenen ayarlar ve araçlar görünür. Referans görselleri, bir sesli asistan oluşturulurken henüz kullanılamaz.

Görünürlük bloğunda asistanın Genel mi yoksa Kişisel mi olduğunu seçersin.

Bir asistanı düzenleme

Bir asistandaki Yönet’i aç ve Düzenle’yi seç. Düzenleme formu, manuel oluşturmayla aynı net adımları kullanır. Seçilen AI modeli dahil mevcut değerler aktarılır. Henüz değeri olmayan alanlar boş kalır.

Mevcut eski asistanlar aynı şekilde çalışmaya devam eder. Yeniden oluşturulmaları veya dönüştürülmeleri gerekmez.

Genel veya kişisel

Kendi asistanında Görünürlük altında Genel ve Kişisel arasında seçim yaparsın. Bu seçimi asistanı oluştururken ve düzenlerken, AI ile asistan oluştur kapsamındaki AI görüşmesinde ve bir asistanı kopyalarken yaparsın.

• Genel: yöneticiler asistani Yönet içinde görür ve daha geniş paylaşmak için bir kopyasını oluşturabilir. Bu, kendi asistanını değiştirmez.
• Kişisel: yöneticiler asistanı görmez ve kopyalayamaz. Ancak asistanı sen meslektaşlarınla veya gruplarla paylaşabilirsin.

Yeni asistanlar varsayılan olarak Genel olur. Bu seçenek eklenmeden önce var olan asistanlar, bunu sen değiştirene kadar Kişisel kalır.

Genel yapmak, bir asistanı meslektaşlarına görünür kılmaz. Bu ancak asistanı paylaştığında gerçekleşir.

Paylaşma ve kullanma

Yönet üzerinden bir asistanı kimlerle paylaşacağını belirlersin. Tek tek meslektaşlarla, bir veya daha fazla grupla ya da – eğer kuruluş yöneticisiysen – kuruluşun tüm çalışanlarıyla paylaşabilirsin. Kartta asistanı senin oluşturduğun görünmeye devam eder; Detaylar üzerinden tam paylaşım hedefini görürsün.

Paylaşmak durumu değiştirmez: Draft durumundaki bir asistan, paylaşıldıktan sonra da draft olarak kalır.

Bir asistanı paylaşım kodu üzerinden de kullanılabilir hale getirebilirsin. Paylaşım kodu her tam saatte otomatik olarak değişir. Daha önce paylaşılan bir kodun süresi dolduğunda yeni bir kod oluştur.

Asistanı kullanmak için Chat’e tıkla. Sık kullandığın asistanları favori olarak sabitle, böylece dashboard’da da görünürler.

Paylaşmadan önce test et

Yeni veya değiştirilmiş bir asistanı her zaman önce kendin dene. Talimatların açık olup olmadığını, doğru araçların kullanılıp kullanılmadığını ve yanıtların hedef kitleye uygun olup olmadığını kontrol et.

Bir asistandaki bağlantılar

Bir asistan Outlook Takvim, Outlook Mail veya SharePoint gibi çalışma hesabı entegrasyonlarını kullanabilir. Bu yalnızca üç şey doğruysa çalışır:

1. ortamın bağlantıyı sunuyorsa;
2. oluşturucu bağlantıyı asistanda, Araçlar adımındaki Çalışma hesabı entegrasyonları altında etkinleştirmişse;
3. asistanı kullanan kişi bağlantıyı kendisi Tercihler → Araçlar → Bağlantılar altında açmış ve Microsoft’ta izin vermişse.

Asistan her zaman sohbet eden kişinin hesabıyla çalışır. Bir asistanı paylaşırsan yalnızca bağlantıların seçimi taşınır, kendi erişimin asla taşınmaz. Birinin kişisel bağlantısı yoksa, sohbette Tercihler’e götüren bir düğme içeren bir mesaj görünür. Bir bağlantıyı asistanda kapatırsan bu hemen geçerli olur; açık olan sohbetlerde de geçerlidir.

Mevcut asistanlarda bağlantılar kapalıdır. Sesli asistanlar bağlantıları kullanmaz.

Bilinmesi gereken önemli noktalar

Bir asistan hata yapabilir veya beklenmedik şekilde yanıt verebilir. Bu nedenle çıktıyı destek olarak değerlendir ve önemli bilgileri her zaman güvenilir kaynaklarla kontrol et. Bir asistan profesyonel değerlendirmelerin yerini almaz.

Mülkiyet ve haklar

Kişisel asistanlar oluşturucuları tarafından yönetilir. Kurumsal mülkiyet durumunda, mevcut yetkili yöneticiler asistanı veya iş akışını kendi kuruluş birimleri içinde yönetir. Oluşturucu ayrılırsa içerik kullanılabilir kalır. Mülkiyet ve paylaşım ayrı ayarlardır: kullanım hakları düzenleme hakkı vermez.

Kuruluşun veya bir kuruluş biriminin asistanlarına ait dosyalar, iş akışları ve belge şablonları kuruluş tarafından bağımsız olarak saklanır. Kişisel bir dosya bağlandığında asistan, işlenmiş arama metni dahil kendi kopyasını alır. Kişisel özgün dosya var olmaya devam eder. Yükleyicinin ayrılması kuruluş kopyasını silmez; yükleyici yalnızca kaynak olarak kayıtlı kalır.

AI ile asistanı düzenleme

Mevcut bir asistanın menüsünde Düzenle’yi seç. Ardından düzenleme ekranının üst araç çubuğunda AI ile asistanı düzenle’ye tıkla. Bu seçenek yalnızca asistanı düzenleme yetkin varsa kullanılabilir.

Solda değişiklikleri AI ile görüşürsün. Sağda tam normal düzenleme formu açık kalır ve değiştirilmiş alanları görürsün. Bunları kendin daha da ayarlayabilir veya ek bir görev verebilirsin. Sonucu kontrol et ve değişikliklerini kaydetmek için Kaydet’e tıkla.

Paylaşım bildirimleri

Bir asistanın veya iş akışının paylaşım ayarlarını kaydetmek için Kaydet’i seç. Yalnızca yeni seçilen bireysel meslektaşlar e-posta alır; yeniden kaydetmek onlara yeni bir bildirim göndermez. Gruplarla veya tüm kuruluşla paylaşım, tüm üyelere ayrı e-postalar göndermez. E-posta, paylaşanı, mevcut kuruluş bilgilerini ve iletişim adresini gösterir. Kartta oluşturucu ile kişi ve grup sayıları görünür, diğer alıcıların adları görünmez. Bir e-postanın hazırlanması başarısız olursa uygulama bunu ayrıca bildirir; paylaşım ayarları yine de kaydedilmiş olabilir.