Assistenter

Med assistenter i AI-Public kan du forberede en tilbagevendende opgave, en fast arbejdsmetode eller en specifik form for støtte. En assistent kan for eksempel hjælpe med offentlig kommunikation, politikinformation, intern viden, dokumentanalyse eller en mundtlig øvelsessamtale.

Oversigten over assistenter

Åbn Assistenter fra hovedmenuen. Øverst kan du filtrere oversigten:

• Alle viser alle assistenter, der er tilgængelige for dig.
• Oprettet af mig viser de assistenter, du selv har oprettet.
• Delt med mig viser assistenter, som nogen har delt direkte eller via en gruppe med dig.
• Fra min organisation viser assistenter, der er gjort tilgængelige på tværs af organisationen.
• Favoritter viser de assistenter, du har fastgjort på dashboardet.

Hold markøren over et filterikon for at se navnet. På et assistentkort kan du se de vigtigste oplysninger. Via Detaljer kan du blandt andet se opretteren og hvem assistenten er delt med.

Arbejde med samlinger

Med samlinger kan du organisere din egen assistentoversigt, for eksempel i Offentlig kommunikation, Politik, Projekter eller Intern viden.

1. Klik på Ny samling.
2. Giv samlingen et genkendeligt navn.
3. Træk assistenter til samlingen, eller flyt dem via Administrer.
4. Træk samlingerne selv for at ændre rækkefølgen.

Du kan senere omdøbe eller slette en samling. Når du sletter en samling, forbliver assistenterne; de placeres blot uden for en samling igen. Tomme samlinger vises ikke, når et aktivt filter ikke indeholder passende assistenter.

Opret en assistent

Øverst i oversigten er der et stort kort til at oprette en ny assistent. Opret assistent med AI er den anbefalede metode. Hvis du vil definere alle indstillinger selv, skal du vælge Opsæt en assistent selv.

Opret assistent med AI

Ved AI-metoden er spørgsmålene samlet på én side:

1. Udfyld eventuelt en navn på forhånd.
2. Markér Opret taleassistent, når brugerne primært skal føre en tale i realtid med assistenten. Via informationsikonet kan du læse, hvornår dette er nyttigt.
3. Beskriv hvad assistenten skal gøre, og hvem den er til.
4. Beskriv hvordan assistenten skal arbejde og reagere, såsom rolle, arbejdsmetode, tone og vigtige grænser.

AI udarbejder derefter et fuldt forslag. Den afgør ud fra din beskrivelse, hvilke værktøjer og indstillinger der er nødvendige. Du behøver altså ikke selv at træffe disse tekniske valg på forhånd. Gennemgå forslaget og giv eventuelle ændringer videre, før du godkender og gemmer det.

AI spørger også, om assistenten skal være Offentlig eller Personlig. Se Offentlig eller personlig.

Med krydset øverst til højre kan du forlade AI-oprettelsen uden at gemme en assistent.

Opsæt en assistent selv

Den manuelle metode består af fem trin:

1. Formål og navn – giv assistenten et navn og en beskrivelse. Du kan også vælge en taleassistent her.
2. Instruktioner – beskriv, hvad assistenten skal gøre, hvilken rolle den har, og hvilken arbejdsmetode og tone den skal bruge. Tilføj eventuelt et eksempelspørgsmål, som brugerne kan starte samtalen med.
3. Indstillinger – tilføj eventuelt filer eller billeder. Standard sprogmodellen er allerede valgt. Under modelvalget bestemmer du også, hvad andre brugere må gøre med assistentens filer og billeder.
4. Værktøjer – slå kun de ekstra værktøjer til, som assistenten har brug for. Hold markøren over et værktøj for en kort forklaring. I gruppen Arbejdskontointegrationer aktiverer du forbindelser som Outlook Kalender eller SharePoint. Du ser kun de forbindelser, som din løsning tilbyder, og som du selv har slået til under Indstillinger → Værktøjer → Forbindelser. Se Forbindelser i en assistent.
5. Test og gem – kontrollér indstillingerne, prøv eventuelt assistenten, og gem den derefter.

Ved en taleassistent vises kun indstillinger og værktøjer, der understøttes under tale i realtid. Referencebilleder er endnu ikke tilgængelige ved oprettelsen af en taleassistent.

I blokken Synlighed vælger du, om assistenten er Offentlig eller Personlig.

Rediger en assistent

Åbn Administrer på en assistent, og vælg Rediger. Redigeringsformularen bruger de samme klare trin som den manuelle oprettelse. Eksisterende værdier, inklusive den valgte AI-model, overføres. Felter, der endnu ikke har en værdi, forbliver tomme.

Eksisterende ældre assistenter bliver ved med at fungere på samme måde. De behøver ikke at blive oprettet igen eller konverteret.

Offentlig eller personlig

Ved en egen assistent vælger du under Synlighed mellem Offentlig og Personlig. Du træffer dette valg, når du opretter og redigerer assistenten, i samtalen med AI under Opret assistent med AI, og når du kopierer en assistent.

• Offentlig: administratorer ser assistenten i Administrer og kan lave en kopi af den for at dele den bredere. Det ændrer ikke din egen assistent.
• Personlig: administratorer ser ikke assistenten og kan ikke kopiere den. Du kan dog selv dele assistenten med kolleger eller grupper.

Nye assistenter er som standard Offentlig. Assistenter, der allerede fandtes, før dette valg eksisterede, er Personlig, indtil du selv ændrer det.

Offentlig gør ikke en assistent synlig for kolleger. Det sker kun, når du deler assistenten.

Deling og brug

Via Administrer bestemmer du, hvem du deler en assistent med. Du kan dele med enkelte kolleger, én eller flere grupper eller – hvis du er organisationsadministrator – med alle medarbejdere i organisationen. På kortet er det stadig synligt, at du har oprettet assistenten; via Detaljer ser du den præcise delingsdestination.

Deling ændrer ikke status: en assistent i Draft forbliver en draft efter deling.

Du kan også gøre en assistent tilgængelig via en delingskode. Delingskoden skifter automatisk hver hele time. Generér en ny kode, når en tidligere delt kode er udløbet.

Klik på Chat for at bruge assistenten. Fastgør ofte brugte assistenter som favoritter, så de også vises på dashboardet.

Test før du deler

Prøv altid en ny eller ændret assistent selv først. Kontrollér, at instruktionerne er tydelige, at de rigtige værktøjer bruges, og at svarene passer til den tiltænkte målgruppe.

Forbindelser i en assistent

En assistent kan bruge arbejdskontointegrationer som Outlook Kalender, Outlook Mail eller SharePoint. Det virker kun, hvis tre ting er opfyldt:

1. din løsning tilbyder forbindelsen;
2. opretteren har aktiveret forbindelsen for assistenten i trinnet Værktøjer under Arbejdskontointegrationer;
3. den person, der bruger assistenten, har selv aktiveret forbindelsen under Indstillinger → Værktøjer → Forbindelser og givet tilladelse hos Microsoft.

Assistenten arbejder altid med kontoen til den person, der chatter. Deler du en assistent, følger kun valget af forbindelser med, aldrig din egen adgang. Hvis nogen mangler den personlige forbindelse, vises der i chatten en meddelelse med en knap til Indstillinger. Hvis du slår en forbindelse fra for assistenten, gælder det straks, også i chats der allerede er åbne.

Eksisterende assistenter har ingen forbindelser slået til. Taleassistenter bruger ikke forbindelser.

Vigtigt at vide

En assistent kan lave fejl eller reagere uventet. Betragt derfor resultatet som støtte, og kontrollér altid vigtig information med pålidelige kilder. En assistent erstatter ikke professionel vurdering.

Ejerskab og rettigheder

Personlige assistenter administreres af deres opretter. Ved institutionelt ejerskab administrerer de nuværende autoriserede administratorer assistenten eller workflowet inden for deres egen organisationsenhed. Indholdet forbliver tilgængeligt, hvis opretteren forlader organisationen. Ejerskab og deling er separate indstillinger: brugsrettigheder giver ikke redigeringsrettigheder.

Filer fra organisationens assistenter eller fra en organisationsenhed, workflows og dokumentskabeloner opbevares uafhængigt af organisationen. Når en personlig fil tilknyttes, får assistenten en egen kopi, inklusive den behandlede søgetekst. Den personlige original forbliver. Hvis uploaderen forlader organisationen, slettes organisationens kopi ikke; uploaderen registreres kun fortsat som kilde.

Rediger assistent med AI

Vælg Rediger i menuen for en eksisterende assistent. Klik derefter på Rediger assistent med AI i værktøjslinjen øverst på redigeringsskærmen. Denne mulighed er kun tilgængelig, hvis du har tilladelse til at redigere assistenten.

Til venstre drøfter du ændringerne med AI. Til højre forbliver hele den normale redigeringsformular tilgængelig, og du kan se de tilpassede felter. Du kan selv justere dem yderligere eller give en opfølgende instruktion. Kontrollér resultatet, og klik på Gem for at gemme dine ændringer.

Delingsmeddelelser

Vælg Gem for at gemme delingsindstillingerne for en assistent eller et workflow. Kun nyvalgte individuelle kolleger modtager en e-mail; at gemme igen sender dem ingen ny meddelelse. Deling med grupper eller hele organisationen sender ingen separate e-mails til alle medlemmer. E-mailen viser den, der deler, tilgængelige organisationsoplysninger og kontaktadressen. Kortet viser opretteren og antallet af personer og grupper uden navne på andre modtagere. Hvis det mislykkes at klargøre en e-mail, meddeler appen dette separat; delingsindstillingerne kan allerede være gemt.