Asistentes
Con las asistentes en AI-Public puedes preparar una tarea recurrente, un método de trabajo fijo o una forma específica de apoyo. Una asistente puede ayudar, por ejemplo, con la comunicación pública, información sobre políticas, conocimiento interno, análisis de documentos o una conversación de práctica hablada.
La vista general de asistentes
Abre Asistentes desde el menú principal. En la parte superior puedes filtrar la vista general:
- Todo muestra todas las asistentes disponibles para ti.
- Creados por mí muestra las asistentes que has creado tú mismo.
- Compartidos conmigo muestra las asistentes que alguien ha compartido contigo directamente o a través de un grupo.
- De mi organización muestra las asistentes que se han puesto a disposición de toda la organización.
- Favoritos muestra las asistentes que has fijado en el panel.
Pasa el cursor sobre un icono de filtro para ver su nombre. En la tarjeta de una asistente verás la información principal. A través de Detalles puedes ver, entre otras cosas, quién la creó y con quién se ha compartido.
Trabajar con colecciones
Con las colecciones puedes organizar tu propia vista general de asistentes, por ejemplo en Comunicación pública, Política, Proyectos o Conocimiento interno.
- Haz clic en Nueva colección.
- Asigna a la colección un nombre reconocible.
- Arrastra asistentes a la colección o muévelas mediante Administrar.
- Arrastra las propias colecciones para cambiar su orden.
Más adelante puedes cambiar el nombre o eliminar una colección. Al eliminar una colección, las asistentes siguen existiendo; simplemente vuelven a quedar fuera de una colección. Las colecciones vacías no se muestran cuando un filtro activo no contiene asistentes adecuados.
Crear una asistente
En la parte superior de la vista general hay una tarjeta amplia para crear una nueva asistente. Crear asistente con IA es el método recomendado. Si quieres definir tú mismo todos los ajustes, elige Configurar una asistente manualmente.
Crear asistente con IA
En el método con IA, las preguntas aparecen juntas en una sola página:
- Si quieres, introduce primero un nombre.
- Marca Crear asistente de voz cuando los usuarios deban mantener principalmente una conversación hablada en tiempo real con la asistente. A través del icono de información puedes leer cuándo resulta útil.
- Describe qué debe hacer la asistente y para quién está pensada.
- Describe cómo debe funcionar y responder la asistente, como su rol, método de trabajo, tono y límites importantes.
Después, la IA elabora una propuesta completa. A partir de tu descripción determina qué herramientas y ajustes son necesarios. Así no tienes que tomar antes tú mismo esas decisiones técnicas. Revisa la propuesta e indica los cambios que quieras antes de aprobarla y guardarla.
La IA también pregunta si la asistente será Pública o Personal. Consulta Pública o personal.
Con la cruz de la esquina superior derecha puedes salir de la creación con IA sin guardar una asistente.
Configurar una asistente manualmente
El método manual consta de cinco pasos:
- Objetivo y nombre – asigna a la asistente un nombre y una descripción. Aquí también puedes elegir una asistente de voz.
- Instrucciones – describe qué debe hacer la asistente, qué rol tiene y qué método de trabajo y tono debe seguir. Si quieres, añade una pregunta de ejemplo con la que los usuarios puedan iniciar la conversación.
- Opciones – añade, si quieres, archivos o imágenes. El modelo de lenguaje predeterminado ya está seleccionado. Debajo de la elección del modelo también determinas qué pueden hacer otros usuarios con los archivos e imágenes de la asistente.
- Herramientas – activa solo las herramientas extra que necesite la asistente. Pasa el cursor sobre una herramienta para ver una breve explicación. En el grupo Integraciones de cuenta de trabajo activa conexiones como Outlook Calendar o SharePoint. Allí solo verás las conexiones que ofrece tu entorno y que tú mismo has activado en Preferencias → Herramientas → Conexiones. Consulta Conexiones en una asistente.
- Probar y guardar – revisa los ajustes, prueba la asistente si quieres y guárdala después.
En una asistente de voz solo se muestran los ajustes y herramientas compatibles con la voz en tiempo real. Las imágenes de referencia aún no están disponibles al crear una asistente de voz.
En el bloque Visibilidad eliges si la asistente es Pública o Personal.
Editar una asistente
Abre Administrar en una asistente y elige Editar. El formulario de edición usa los mismos pasos claros que la creación manual. Se conservan los valores existentes, incluido el modelo de IA seleccionado. Los campos sin valor aún permanecen vacíos.
Las asistentes antiguas existentes siguen funcionando del mismo modo. No es necesario volver a crearlas ni convertirlas.
Pública o personal
En una asistente propia eliges en Visibilidad entre Pública y Personal. Esta elección se hace al crear y editar la asistente, en la conversación con la IA en Crear asistente con IA y cuando copias una asistente.
- Pública: los administradores ven la asistente en Administrar y pueden hacer una copia para compartirla más ampliamente. Tu asistente no cambia por ello.
- Personal: los administradores no ven la asistente y no pueden copiarla. Sin embargo, tú sí puedes compartir la asistente con compañeros o grupos.
Las nuevas asistentes se configuran por defecto como Pública. Las asistentes que ya existían antes de que esta opción estuviera disponible son Personales hasta que la cambies tú mismo.
Hacerla pública no vuelve visible una asistente para tus compañeros. Eso solo ocurre cuando compartes la asistente.
Compartir y usar
A través de Administrar decides con quién compartes una asistente. Puedes compartirla con compañeros individuales, con uno o varios grupos o —si eres administrador de la organización— con todos los empleados de la organización. En la tarjeta sigue visible que tú has creado la asistente; mediante Detalles verás el destino exacto del uso compartido.
Compartir no cambia el estado: una asistente en Borrador sigue siendo un borrador después de compartirla.
También puedes hacer que una asistente esté disponible mediante un código de uso compartido. El código se renueva automáticamente cada hora en punto. Genera un nuevo código cuando uno compartido anteriormente haya caducado.
Haz clic en Chat para usar la asistente. Fija como favoritas las asistentes que uses con frecuencia para que también aparezcan en el panel.
Prueba siempre primero por tu cuenta una asistente nueva o modificada. Comprueba que las instrucciones sean claras, que se utilicen las herramientas correctas y que las respuestas se ajusten al público previsto.
Conexiones en una asistente
Una asistente puede usar integraciones de cuenta de trabajo, como Outlook Calendar, Outlook Mail o SharePoint. Eso solo funciona si se cumplen tres cosas:
- tu entorno ofrece la conexión;
- el creador ha activado la conexión en la asistente, en el paso Herramientas bajo Integraciones de cuenta de trabajo;
- la persona que usa la asistente ha activado la conexión por su parte en Preferencias → Herramientas → Conexiones y ha dado permiso en Microsoft.
La asistente siempre funciona con la cuenta de quien chatea. Si compartes una asistente, solo se comparte la elección de conexiones, nunca tu propio acceso. Si a alguien le falta la conexión personal, aparecerá en el chat un aviso con un botón que lleva a Preferencias. Si desactivas una conexión en la asistente, eso se aplica de inmediato, también en chats ya abiertos.
Las asistentes existentes no tienen conexiones activadas. Las asistentes de voz no utilizan conexiones.
Importante saber
Una asistente puede cometer errores o reaccionar de forma inesperada. Por eso, considera el resultado como apoyo y comprueba siempre la información importante con fuentes fiables. Una asistente no sustituye el juicio profesional.
Propiedad y derechos
Las asistentes personales son gestionadas por su creador. En caso de propiedad institucional, los administradores competentes actuales gestionan la asistente o el flujo de trabajo dentro de su propia unidad de la organización. El contenido sigue disponible si el creador se marcha. La propiedad y el uso compartido son ajustes separados: los derechos de uso no conceden derechos de edición.
Los archivos de las asistentes de la organización o de una unidad de la organización, los flujos de trabajo y las plantillas de documentos se conservan de forma independiente por la organización. Al vincular un archivo personal, la asistente obtiene su propia copia, incluido el texto de búsqueda procesado. El original personal sigue existiendo. Si la persona que lo subió se marcha, la copia de la organización no se elimina; esa persona solo sigue registrada como origen.
Editar asistente con IA
Elige Editar en el menú de una asistente existente. Después haz clic en Editar asistente con IA en la barra de herramientas de la parte superior de la pantalla de edición. Esta opción solo está disponible si tienes permiso para editar la asistente.
A la izquierda comentas los cambios con la IA. A la derecha sigue disponible el formulario normal completo de edición y ves los campos modificados. Puedes seguir ajustándolos tú mismo o dar una instrucción adicional. Revisa el resultado y haz clic en Guardar para conservar tus cambios.
Notificaciones de compartición
Elige Guardar para conservar los ajustes de compartición de una asistente o flujo de trabajo. Solo los nuevos compañeros individuales seleccionados reciben un correo electrónico; volver a guardar no les envía una nueva notificación. Compartir con grupos o con toda la organización no envía correos separados a todos los miembros. El correo muestra a la persona que comparte, los datos de organización disponibles y la dirección de contacto. La tarjeta muestra al creador y el número de personas y grupos, sin nombres de otros destinatarios. Si la preparación de un correo falla, la aplicación lo informa por separado; en ese caso, los ajustes de compartición ya pueden haberse guardado.