Assistenter

Med assistenter i AI-Public kan du forberede en tilbakevendende oppgave, en fast arbeidsmåte eller en spesifikk form for støtte. En assistent kan for eksempel hjelpe med publikumskommunikasjon, policyinformasjon, intern kunnskap, dokumentanalyse eller en muntlig øvingssamtale.

Oversikten over assistenter

Åpne Assistenter fra hovedmenyen. Øverst kan du filtrere oversikten:

• Alle viser alle assistenter som er tilgjengelige for deg.
• Opprettet av meg viser assistentene du selv har laget.
• Delt med meg viser assistenter som noen har delt med deg direkte eller via en gruppe.
• Fra min organisasjon viser assistenter som er gjort tilgjengelige for hele organisasjonen.
• Favoritter viser assistentene du har festet på dashbordet.

Hold musepekeren over et filterikon for å se navnet. På et assistentkort ser du den viktigste informasjonen. Via Detaljer kan du blant annet se hvem som har laget assistenten og hvem den er delt med.

Arbeide med samlinger

Med samlinger kan du organisere din egen assistentoversikt, for eksempel i Publikumskommunikasjon, Policy, Prosjekter eller Intern kunnskap.

1. Klikk på Ny samling.
2. Gi samlingen et gjenkjennelig navn.
3. Dra assistenter inn i samlingen eller flytt dem via Administrer.
4. Dra selve samlingene for å endre rekkefølgen.

Du kan senere gi nytt navn til eller slette en samling. Når en samling slettes, forblir assistentene; de kommer bare tilbake til å stå utenfor en samling. Tomme samlinger vises ikke når et aktivt filter ikke inneholder passende assistenter.

Opprette en assistent

Øverst i oversikten finnes et bredt kort for å opprette en ny assistent. Opprett assistent med AI er den anbefalte metoden. Hvis du vil bestemme alle innstillinger selv, velger du Sett opp en assistent selv.

Opprette assistent med AI

I AI-metoden står spørsmålene samlet på én side:

1. Fyll eventuelt inn et navn på forhånd.
2. Kryss av for Opprett talende assistent når brukere hovedsakelig skal ha en sanntids muntlig samtale med assistenten. Via informasjonsikonet kan du lese når dette er nyttig.
3. Beskriv hva assistenten skal gjøre og hvem den er ment for.
4. Beskriv hvordan assistenten skal arbeide og svare, for eksempel rolle, arbeidsmåte, tone og viktige grenser.

Deretter utarbeider AI et fullstendig forslag. Basert på beskrivelsen din avgjør den hvilke verktøy og innstillinger som er nødvendige. Du trenger derfor ikke å ta disse tekniske valgene på forhånd. Kontroller forslaget og send eventuelle endringer før du godkjenner og lagrer det.

AI spør også om assistenten skal være Offentlig eller Personlig. Se Offentlig eller personlig.

Med krysset øverst til høyre kan du avslutte AI-opprettelsen uten å lagre en assistent.

Sette opp en assistent selv

Den manuelle arbeidsmåten består av fem trinn:

1. Mål og navn – gi assistenten et navn og en beskrivelse. Her kan du også velge en talende assistent.
2. Instruksjoner – beskriv hva assistenten skal gjøre, hvilken rolle den har, og hvilken arbeidsmåte og tone den skal bruke. Legg eventuelt til et eksempelspørsmål som brukere kan starte samtalen med.
3. Alternativer – legg eventuelt til filer eller bilder. Standard språkmodell er allerede valgt. Under modellvalget bestemmer du også hva andre brukere får gjøre med assistentens filer og bilder.
4. Verktøy – slå bare på de ekstra verktøyene assistenten trenger. Hold musepekeren over et verktøy for en kort forklaring. I gruppen Arbeidskontointegrasjoner slår du på koblinger som Outlook Kalender eller SharePoint. Der ser du bare koblinger som miljøet ditt tilbyr, og som du selv har slått på under Preferanser → Verktøy → Koblinger. Se Koblinger i en assistent.
5. Test og lagre – kontroller innstillingene, prøv eventuelt assistenten og lagre den deretter.

For en talende assistent vises bare innstillinger og verktøy som støttes under sanntidstale. Referansebilder er ikke tilgjengelige ennå ved opprettelse av en talende assistent.

I blokken Synlighet velger du om assistenten er Offentlig eller Personlig.

Redigere en assistent

Åpne Administrer ved en assistent og velg Rediger. Redigeringsskjemaet bruker de samme tydelige trinnene som manuell opprettelse. Eksisterende verdier, inkludert den valgte AI-modellen, tas med videre. Felt som ennå ikke har noen verdi, forblir tomme.

Eksisterende eldre assistenter fortsetter å fungere på samme måte. De trenger ikke opprettes eller konverteres på nytt.

Offentlig eller personlig

For en egen assistent velger du mellom Offentlig og Personlig under Synlighet. Dette valget gjør du når du oppretter og redigerer assistenten, i samtalen med AI under Opprett assistent med AI, og når du kopierer en assistent.

• Offentlig: administratorer ser assistenten i Administrer og kan lage en kopi av den for å dele den bredere. Din egen assistent endres ikke av dette.
• Personlig: administratorer ser ikke assistenten og kan ikke kopiere den. Du kan likevel dele assistenten selv med kolleger eller grupper.

Nye assistenter settes som standard til Offentlig. Assistenter som allerede fantes før dette valget ble introdusert, er Personlig inntil du endrer dette selv.

Offentlig gjør ikke en assistent synlig for kolleger. Det skjer bare når du deler assistenten.

Deling og bruk

Via Administrer bestemmer du hvem du deler en assistent med. Du kan dele med enkeltkolleger, én eller flere grupper eller – hvis du er organisasjonsadministrator – med alle ansatte i organisasjonen. På kortet forblir det synlig at du har laget assistenten; via Detaljer ser du den nøyaktige delingsdestinasjonen.

Deling endrer ikke statusen: en assistent i Draft forblir en draft etter deling.

Du kan også gjøre en assistent tilgjengelig via en delingskode. Delingskoden byttes automatisk hver hele time. Generer en ny kode når en tidligere delt kode har utløpt.

Klikk på Chat for å bruke assistenten. Fest ofte brukte assistenter som favoritter, slik at de også vises på dashbordet.

Test før du deler

Prøv alltid en ny eller endret assistent selv først. Kontroller at instruksjonene er tydelige, at riktige verktøy brukes, og at svarene passer for den tiltenkte målgruppen.

Koblinger i en assistent

En assistent kan bruke arbeidskonto-integrasjoner, som Outlook Kalender, Outlook Mail eller SharePoint. Dette fungerer bare hvis tre ting stemmer:

1. miljøet ditt tilbyr koblingen;
2. oppretteren har slått på koblingen for assistenten, i trinnet Verktøy under Arbeidskontointegrasjoner;
3. personen som bruker assistenten, har selv slått på koblingen under Preferanser → Verktøy → Koblinger og gitt tillatelse hos Microsoft.

Assistenten bruker alltid kontoen til personen som chatter. Deler du en assistent, følger bare valget av koblinger med, aldri din egen tilgang. Hvis noen mangler den personlige koblingen, vises en melding i chatten med en knapp til Preferanser. Slår du av en kobling for assistenten, gjelder det umiddelbart, også i chatter som allerede er åpne.

Eksisterende assistenter har ingen koblinger slått på. Talende assistenter bruker ikke koblinger.

Viktig å vite

En assistent kan gjøre feil eller reagere uventet. Betrakt derfor resultatet som støtte og kontroller alltid viktig informasjon med pålitelige kilder. En assistent erstatter ikke faglig vurdering.

Eierskap og rettigheter

Personlige assistenter forvaltes av oppretteren. Ved institusjonelt eierskap forvalter de nåværende autoriserte administratorene assistenten eller arbeidsflyten innenfor sin egen organisasjonsdel. Innholdet forblir tilgjengelig hvis oppretteren slutter. Eierskap og deling er separate innstillinger: brukstillatelser gir ikke redigeringstillatelser.

Filer fra assistenter i organisasjonen eller i en organisasjonsdel, arbeidsflyter og dokumentmaler lagres uavhengig av organisasjonen. Ved kobling av en personlig fil får assistenten en egen kopi, inkludert den behandlede søketeksten. Det personlige originalen forblir. Hvis opplasteren slutter, fjernes ikke organisasjonens kopi; opplasteren blir bare registrert som kilde.

Redigere assistent med AI

Velg Rediger i menyen til en eksisterende assistent. Klikk deretter på Rediger assistent med AI i verktøylinjen øverst i redigeringsskjermen. Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis du har lov til å redigere assistenten.

Til venstre diskuterer du endringene med AI. Til høyre er hele det vanlige redigeringsskjemaet fortsatt tilgjengelig, og du ser de tilpassede feltene. Du kan selv justere dem videre eller gi en oppfølgingsinstruks. Kontroller resultatet og klikk på Lagre for å lagre endringene dine.

Delingsvarsler

Velg Lagre for å lagre delingsinnstillingene for en assistent eller arbeidsflyt. Bare nylig valgte enkeltkolleger får en e-post; å lagre på nytt sender dem ingen ny melding. Deling med grupper eller hele organisasjonen sender ingen separate e-poster til alle medlemmer. E-posten viser deleren, tilgjengelige organisasjonsdata og kontaktadressen. Kortet viser oppretteren og antall personer og grupper, uten navn på andre mottakere. Hvis opprettelsen av en e-post mislykkes, varsler appen om dette separat; delingsinnstillingene kan da allerede være lagret.