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Verlassen der App

Wenn eine Person die App vorübergehend verlässt, ist es ratsam, das Konto zu deaktivieren.

Irgendwann muss ein Konto möglicherweise auch endgültig gelöscht werden. Gemäß der DSGVO müssen dann auch alle zugehörigen personenbezogenen Daten gelöscht werden.

Entfernen eines Mitarbeiters​

Beim Entfernen eines Mitarbeiters gibt es mehrere Optionen:

  • Der Mitarbeiter hat sich noch nie angemeldet und hat daher kein Konto
  • Der Mitarbeiter hat ein Konto und ist Teil mehrerer Abteilungen/Projektteams
  • Der Mitarbeiter hat ein Konto und ist Teil nur einer Abteilung/eines Projektteams

Mitarbeiter hat kein Konto​

Wenn der Mitarbeiter kein Konto hat, wird der Mitarbeiter-Datensatz gelöscht. Da kein Konto und keine Daten vorhanden sind, muss nichts weiter unternommen werden.

Mitarbeiter hat ein Konto und ist Teil mehrerer Abteilungen/Projektteams​

Wenn der Mitarbeiter aus einer Abteilung/einem Projektteam entfernt wird, wird diese Verknüpfung gelöscht und der Mitarbeiter verschwindet aus der Mitarbeiterliste dieser Abteilung/dieses Projektteams. Jedoch bleibt der Datensatz und das zugehörige Konto bestehen. Der Mitarbeiter ist schließlich noch in einer oder mehreren anderen Abteilungen/Projektteams aktiv.

Mitarbeiter hat ein Konto und ist Teil nur einer Abteilung/eines Projektteams​

Wenn der Mitarbeiter aus der einzigen Abteilung/dem einzigen Projektteam, in dem er aktiv ist, entfernt wird, wird der Mitarbeiter-Datensatz deaktiviert. Das Konto und alle Daten bleiben bestehen, aber der Mitarbeiter kann sich nicht mehr anmelden. Um den Mitarbeiter endgültig zu löschen, muss das Konto gelöscht werden.

Löschen eines Kontos​

Beim Löschen eines Kontos werden folgende Schritte automatisch durchgeführt:

  • Chats und Chatnachrichten werden gelöscht
  • Dateien und zugehörige Dokumente werden gelöscht
  • Der Mitarbeiter- oder Benutzerdatensatz wird gelöscht
  • Der Kontodatensatz wird endgültig aus Firebase gelöscht

Ende des Abonnements​

Wenn die Umgebung aufgrund des Abonnementendes endgültig gelöscht werden muss, wird AI-Public folgende Schritte unternehmen:

  • Alle Konten der Umgebung werden gelöscht
  • Die gesamte Datenbank der Umgebung wird gelöscht

Schritt 1 stellt sicher, dass alle personenbezogenen Daten endgültig gelöscht werden. Schritt 2 stellt sicher, dass alle Organisationsdaten, Teamstrukturen und Einstellungen gelöscht werden.