Övergivna appen
Om en person lämnar appen tillfälligt är det klokt att sätta kontot i inaktivt läge.
Vid ett tillfälle kan ett konto också behöva tas bort definitivt. Enligt GDPR måste då även alla relaterade personuppgifter tas bort.
Ta bort en medarbetare
När en medarbetare tas bort finns det ett antal alternativ:
- Medarbetaren har aldrig loggat in och har därför inget konto
- Medarbetaren har ett konto och tillhör flera avdelningar/projektnivåer
- Medarbetaren har ett konto och tillhör endast 1 avdelning/projektnivå
Medarbetare har inget konto
Om medarbetaren inte har något konto kommer medarbetarposten att tas bort. Eftersom det inte finns något konto och inga uppgifter, finns inget mer att göra.
Medarbetare har ett konto och tillhör flera avdelningar/projektnivåer
Om medarbetaren tas bort från en avdelning/projektnivå, kommer denna koppling att tas bort och medarbetaren att försvinna ur listan över medarbetare i den avdelningen/projektnivån. Posten kvarstår dock och även det relaterade kontot. Medarbetaren är ju fortfarande aktiv i en eller flera andra avdelningar/projektnivåer.
Medarbetare har ett konto och tillhör endast 1 avdelning/projektnivå
Om medarbetaren tas bort från den enda avdelningen/projektnivån där denne är aktiv, så sätts medarbetarposten i inaktivt läge. Kontot och alla uppgifter kvarstår, men medarbetaren kan inte längre logga in. För att ta bort medarbetaren definitivt måste kontot tas bort.
Ta bort konto
Vid borttagning av ett konto görs följande automatiskt:
- Chattar och chatmeddelanden tas bort
- Filer och relaterade dokument tas bort
- Medarbetar- eller användarposten tas bort
- Kontot tas definitivt bort ur Firebase
Slut på prenumerationen
Om miljön definitivt ska tas bort i samband med prenumerationens slut tar AI-Public följande steg:
- Alla konton i miljön tas bort
- Den heltagan miljöns databas tas bort
Steg 1 säkerställer att alla personuppgifter tas bort definitivt. Steg 2 säkerställer att all organisationsdata, teamstrukturer och inställningar tas bort.