Langdurige taken uitvoeren

Alleen in de desktop applicatie

Deze mogelijkheid is bedoeld voor de desktop applicatie. Voor gewone vragen en korte opdrachten kun je de web-versie blijven gebruiken.

Met de desktop applicatie kun je een uitgebreide opdracht in de chat laten uitvoeren. De AI verdeelt de opdracht in taken, werkt deze stap voor stap af en kan daarbij bestanden in een door jou gekozen map lezen, maken en aanpassen.

Dit is bijvoorbeeld handig als je:

• meerdere documenten wilt laten vergelijken;
• informatie uit verschillende bestanden wilt laten samenvoegen;
• een analyse en een einddocument wilt laten maken;
• een opdracht hebt die uit veel opeenvolgende stappen bestaat.

Een taak starten

1. Open de desktop applicatie.
2. Kies op het beginscherm de map met de bestanden die je wilt gebruiken, of keur hem goed met Map toevoegen….
3. Open een chat en beschrijf het gewenste eindresultaat zo duidelijk mogelijk.
4. Noem de bronmap, de gewenste uitvoermap en de bestanden die de AI moet opleveren.
5. Verstuur je opdracht en laat de desktop applicatie openstaan terwijl de taak wordt uitgevoerd.

Eerst een plan maken

Klik onder het invoerveld op de knop Plannen (het icoon met een lijstje en vinkjes; houd de muis erboven voor uitleg) of begin je bericht met /plan om eerst samen een plan te maken. Het icoon kleurt zolang de planmodus aan staat. De assistent leest dan alleen mee, stelt zo nodig vragen en wijzigt niets.

Het voorstel verschijnt als kaart met doel, stappen, succescriteria en risico’s. Daarna kies je:

• Plan uitvoeren om te starten;
• Aanpassen om stappen of criteria te wijzigen, toe te voegen, te verwijderen of te verschuiven;
• Verder bespreken om het plan eerst aan te scherpen.

Werken met een doel

Een uitgevoerd plan wordt het doel van de chat. Je kunt een doel ook instellen met /goal gevolgd door je doel, of met het vlagje Als doel instellen onder een antwoord.

Boven de invoerbalk zie je het doel, de status (actief, gepauzeerd of bereikt) en welke succescriteria al gehaald zijn. Daar beheer je het doel:

• Pauzeren stopt het werk. Bij het bericht zie je dan "Doel gepauzeerd" en berichten in de wachtrij blijven staan;
• Hervatten in de doelregel boven het invoerveld laat de assistent verdergaan;
• Doel bewerken past doel en criteria aan;
• Doel wissen verwijdert het doel.

Is een doel actief, dan werkt de assistent na een afgeronde stap uit zichzelf nog een paar keer door. Het doel blijft op deze computer bewaard, ook na het herstarten van de app.

Bijsturen en vervolgberichten

Terwijl een taak loopt, kun je je volgende vraag al typen:

• druk op Enter om de lopende taak bij te sturen; de AI verwerkt je aanvulling bij een volgende stap;
• druk op Tab om het bericht in de wachtrij te zetten. Dit kan ook via het pijltje naast de verzendknop.

Berichten in de wachtrij staan boven het invoerveld. Je kunt ze bewerken, verplaatsen of verwijderen. Zodra de taak goed is afgerond, wordt het volgende bericht automatisch verstuurd, ook als je intussen op een andere pagina bent. Heb je een andere chat open, dan gebeurt het zodra je teruggaat naar deze chat. Stopt of mislukt de taak, of is het doel gepauzeerd, dan blijft de wachtrij staan en kies je zelf Nu versturen.

Bij Instellingen > Taken kies je bij Standaard bij Enter tijdens een taak wat Enter doet: Bijsturen of In wachtrij.

Redeneren

Onder het invoerveld staat de knop Redeneren (het icoon met een hoofd en een tandwiel). Houd de muis erboven om de huidige keuze te zien, bijvoorbeeld "Redeneren: Standaard". Klik erop om te kiezen hoe grondig het model nadenkt: Standaard, Laag, Middel of Hoog. Hoger is zorgvuldiger, maar trager en duurder. Staat er een andere keuze dan Standaard, dan is het icoon gekleurd. De keuze wordt per chat onthouden en verschijnt alleen bij modellen die dit ondersteunen.

De voortgang volgen

Kies rechts in de bovenbalk de knop Taken en activiteit. Daar staan de knoppen Bestandswijzigingen, Commando’s, Taken en activiteit, Bestanden en Browser als pictogrammen naast elkaar, met de naam van de actieve werkmap ernaast (bijvoorbeeld "Documents"). Houd de muis boven een knop om de naam te zien, of boven de mapnaam voor het volledige pad. Een paneel opent pas naast de chat als je de knop kiest. Het paneel toont de beschikbare taken en activiteit van het laatste antwoord en werkt tijdens de uitvoering bij. Na afloop kun je de voortgang blijven bekijken; niet afgeronde stappen blijven als zodanig gemarkeerd. Klik nogmaals op dezelfde knop, op sluiten of druk op Escape om het paneel te sluiten.

Soms blijkt tijdens het werken dat er meer stappen nodig zijn dan vooraf was voorzien. Je krijgt dan een melding waarin je kunt toestaan dat de AI verdergaat. Je kunt de uitvoering ook beëindigen.

Lopende taken

Het taakpictogram in de werkbalk laat zien hoeveel taken de assistent nu uitvoert. Klik erop voor de status per chat (bezig, wacht op jou, klaar of fout) en open een chat met één klik.

Het beginscherm

Open je de app of kies je Nieuwe chat bovenaan de zijbalk, dan zie je een rustig beginscherm in plaats van het dashboard met tegels. Onder de kop "Waar wil je aan werken?" staan een mapknop en de invoerbalk; je standaardwerkmap, bijvoorbeeld "Documents", is al gekozen.

• Met de mapknop kies je een van je projecten, je standaardwerkmap (gemarkeerd met "standaard") of een andere goedgekeurde map. Met Map toevoegen… keur je een nieuwe map goed.
• De chat die je start, werkt in de gekozen map of het gekozen project. Je keuze blijft staan voor je volgende nieuwe chat.

In de webversie en op mobiel blijft het dashboard met tegels.

De desktop applicatie is gemaakt om met de assistent te chatten. Er zijn daarom geen aparte modussen voor afbeeldingen, tekst naar spraak, documenten of spraakchat. Wil je een afbeelding of document, vraag er dan gewoon om in de chat; de assistent maakt het met zijn tools. Spraakassistenten kun je in de desktop applicatie niet starten: op de pagina Assistenten is hun knop Chat uitgeschakeld. Gebruik ze in de webversie. Dicteren met de microfoon in het invoerveld werkt wel.

Chats in de zijbalk

Links in de desktop applicatie staat een zijbalk met je mappen en hun recente chats. Eerst komen je desktopprojecten, daarna je werkmappen. Chats zonder eigen map staan onder de standaardwerkmap, bijvoorbeeld "Documents". Vastgezette chats staan bovenaan.

• Klik op de naam van een map om hem in of uit te klappen. Met Meer tonen zie je meer chats van die map.
• Houd de muis boven een map en klik op + om het beginscherm te openen met die map gekozen. Met Nieuwe chat bovenaan start je een nieuwe chat.
• Bij elke chat zie je de status: een draaiend pictogram als de chat bezig is, een oranje stip als hij op jou wacht (bijvoorbeeld een commando dat je goedkeuring nodig heeft), een blauwe stip als hij klaar is maar je hem nog niet hebt geopend, en een rood pictogram bij een fout. Open je de chat, dan verdwijnt de blauwe stip.
• Onderaan staan de navigatie (Zoeken en acties, Transcriptie, Assistenten, Bestandsbeheer, Groepen en, als je daar toegang toe hebt, Admin), de hulp (Kennispunt) en je profiel. Je geschiedenis is de chatlijst zelf.
• Met Zijbalk inklappen naast Nieuwe chat klap je de zijbalk in; de navigatie staat dan weer in de bovenbalk. Met Zijbalk uitklappen links in de bovenbalk klap je hem weer uit.

Meldingen en slaapstand

Werkt de desktop applicatie aan een taak terwijl je iets anders doet? Dan krijg je een melding van je computer zodra de taak klaar is, mislukt of jou nodig heeft. Dat laatste gebeurt bijvoorbeeld als een opdracht op je goedkeuring wacht, of als de taak veel stappen heeft gebruikt en vraagt of hij mag doorgaan. Ook een bereikt doel geeft een melding.

Klik op de melding om meteen naar de juiste chat te gaan. Heb je de chat al open voor je neus, dan krijg je geen melding. Op macOS laat het app-icoon in het Dock zien hoeveel taken op jou wachten.

Zolang er een taak loopt, voorkomt de app dat je computer in slaapstand gaat.

Je zet beide functies aan of uit via Instellingen > Meldingen en slaapstand, met Melding als een taak klaar is of je nodig heeft en Voorkom slaapstand tijdens taken. Ze staan standaard aan.

Een taak stoppen en hervatten

Gebruik de stopknop naast het gekozen AI-model om een lopende taak te stoppen. De AI voert daarna geen nieuwe stappen meer uit. Wijzigingen die al in bestanden zijn aangebracht, worden niet automatisch teruggedraaid.

Je kunt een lopende taak ook stoppen met Cmd+. (Mac) of Ctrl+. (Windows), zie Opdrachtenpalet en sneltoetsen. Wil je wijzigingen in bestanden ongedaan maken, gebruik dan Bestandswijzigingen, zie Lokale bestandstoegang.

Stop je een taak en stuur je meteen een nieuw bericht, dan zie je kort "De vorige taak wordt nog gestopt". Je bericht start vanzelf zodra de vorige taak echt gestopt is.

Met Taak hervatten gaat een gestopte taak verder waar hij was. Leesacties en acties die nog niet begonnen waren, zoals een commando dat nog op je toestemming wachtte, worden gewoon opnieuw uitgevoerd. Voor een commando vraagt de app opnieuw toestemming.

Liep er tijdens het stoppen een actie waarvan niet zeker is of die is uitgevoerd, zoals het versturen van een e-mail via een koppeling? Dan toont de app die actie met Toch hervatten en Annuleren. Kies je Toch hervatten, dan wordt de actie niet herhaald: de assistent hoort dat de uitkomst onbekend is en controleert eerst de huidige stand.

Een map goedkeuren geeft de assistent toestemming om daarin bestanden te lezen en te wijzigen. Alleen commando’s en het starten van lokale koppelingen vragen per keer om toestemming. Voor commando’s kun je dat per map aanpassen, zie Lokale commando’s veilig uitvoeren.

Werk met een kopie

Laat een uitgebreide of nieuwe opdracht eerst uitvoeren op een kopie van je bestanden. Controleer het resultaat voordat je de originele bestanden vervangt.

Voorbeeldopdracht zonder internet

Gebruik alleen de bestanden in de map bron. Lees alle documenten en maak in de map resultaat een samenvatting per document, een vergelijking van de belangrijkste overeenkomsten en verschillen, en een kort eindadvies. Maak daarnaast een overzicht met de gebruikte bestandsnamen. Verander niets in de map bron.

Tips voor een goed resultaat

• Beschrijf concreet welke bestanden de AI mag gebruiken.
• Benoem wat er wel en niet gewijzigd mag worden.
• Geef aan in welke map de resultaten moeten worden opgeslagen.
• Schrijf welke eindbestanden je verwacht en voor welke doelgroep ze bedoeld zijn.
• Controleer tussentijdse meldingen als de taak lang duurt.
• Houd er rekening mee dat uitgebreide opdrachten meer tijd en AI-gebruik kunnen kosten.

In een smal desktopvenster staan de vijf paneelknoppen boven de chat. De actieve werkmap blijft zichtbaar. De paneelinhoud opent over de chat, zodat het invoerveld de volle breedte behoudt wanneer het paneel gesloten is. Sluit met Escape, de sluitknop of een klik buiten het paneel. Escape en de sluitknop brengen de toetsenbordfocus terug naar de bijbehorende paneelknop.