Affichages et visibilité

AI-Public adapte l'application en fonction de votre rôle, de votre environnement et de vos paramètres personnels. Il peut donc arriver que vous ne voyiez pas un bouton, un modèle, un outil ou une connexion, alors qu'une autre personne le voit.

Ce n'est généralement pas une erreur. AI-Public affiche uniquement les éléments qui sont disponibles, autorisés et pertinents pour votre compte à ce moment-là.

Pourquoi tout le monde ne voit-il pas la même chose ?

L'interface est construite sur plusieurs couches :

1. Votre rôle : employé, admin, admin de direction ou super admin.
2. L'environnement : paramètres de l'organisation, de l'établissement ou du locataire.
3. Restrictions et accès : par exemple, si les employés sont autorisés à utiliser certaines fonctions.
4. Modèles et fournisseurs disponibles : quels modèles d'IA sont activés dans l'environnement.
5. Paramètres des outils : quels outils sont visibles, automatiquement disponibles, activés ou désactivés.
6. Connexions et accès MCP : si les connexions sont autorisées et si vous êtes connecté avec le bon fournisseur.
7. Vos préférences personnelles : par exemple l'affichage Instappen ou Standaard, le fournisseur par défaut et les exceptions personnelles aux outils.
8. Le contexte actuel du chat : certains boutons disparaissent ou sont désactivés pendant une réponse en cours, dans un assistant, en mode document ou dans une connexion spécifique.

Un bouton manquant ne signifie donc pas automatiquement que vous n'avez pas les droits. Parfois, la fonction est désactivée dans votre environnement. Parfois, vous utilisez l'affichage Instappen. Parfois, la fonction appartient uniquement à un autre modèle ou fournisseur.

Affichage Instappen et Standaard

Les utilisateurs avec un compte employé ou admin peuvent choisir dans Préférences combien d'options ils souhaitent voir dans l'application. Dans l'application, ces modes s'appellent :

• Instappen : affichage épuré avec moins d'options.
• Standaard : toutes les possibilités et paramètres sont visibles.

Standaard

En Standaard, vous voyez l'interface complète dans les limites de votre rôle et environnement. Vous pouvez par exemple :

• choisir le fournisseur d'IA par défaut dans Préférences ;
• définir des instructions générales et des instructions supplémentaires ;
• utiliser le sélecteur de modèle dans les paramètres du chat et lors des réponses ;
• utiliser les modes d'entrée directe pour chat, texte vers image, texte vers audio et documents si disponibles ;
• ouvrir les options supplémentaires du chat ;
• basculer sur l'écran d'accueil entre sections comme liens, fichiers, images et statistiques ;
• lancer des outils et connexions depuis l'écran d'accueil ;
• définir des exceptions personnelles aux outils ;
• gérer les connexions drive si vous êtes connecté avec le bon fournisseur.

Instappen

En Instappen, le chat ordinaire reste disponible, mais AI-Public cache plusieurs choix avancés. Cela rend l'interface plus épurée.

Dans cet affichage disparaissent notamment :

• le fournisseur d'IA par défaut dans Préférences ;
• les instructions générales, instructions supplémentaires et style de réponse personnel ;
• le sélecteur de modèle dans le panneau latéral du chat et lors des réponses ;
• les boutons de mode d'entrée directe pour image, audio et documents ;
• le bouton d'options supplémentaires du chat ;
• le sélecteur de tableau de bord pour liens, fichiers, images et statistiques ;
• le bloc outils et connexions sur l'écran d'accueil ;
• le bouton pour créer un nouvel assistant depuis l'écran d'accueil ;
• les exceptions personnelles aux outils ;
• les connexions drive.

Tout ne disparaît pas. L'historique et les assistants disponibles peuvent rester visibles. Certaines configurations ou outils liés au chat peuvent aussi apparaître dans un contexte de chat existant, selon le chat, l'assistant ou le workflow choisi.

Pourquoi ne vois-je pas le sélecteur de modèle ?

La raison la plus fréquente est que Instappen est activé.

Le sélecteur de modèle est caché en Instappen :

• dans le panneau latéral du chat ;
• lors des réponses précédentes ;
• dans les parties de la fenêtre de chat où vous pouvez normalement changer de modèle.

Vous souhaitez pouvoir choisir les modèles ou réessayer une réponse avec un autre modèle ? Passez alors l'affichage en Standaard via Préférences.

Rôles et affichage des rôles

AI-Public utilise les rôles pour déterminer quelles parties de l'application sont chargées. Un rôle n'est pas une description complète de fonction. L'affichage final dépend aussi des permissions, de l'environnement, de la portée organisationnelle ou d'établissement et des paramètres personnels.

Employé

Un compte employé utilise l'environnement de travail standard : chatter, utiliser les assistants disponibles, consulter l'historique, gérer les fichiers et définir ses propres préférences.

Si un employé voit des fonctionnalités supplémentaires, comme des connexions MCP, chat vocal ou création de documents, cela dépend des paramètres d'environnement et d'un accès individuel éventuel.

Admin

Un compte admin a accès à l'environnement de gestion dans la portée de sa propre organisation ou établissement. Les panneaux de gestion visibles sont ensuite filtrés selon les permissions et la portée.

Un admin peut aussi voir l'application en tant qu'employé. Dans cet affichage de rôle, les éléments spécifiques aux admins disparaissent de l'interface utilisateur ordinaire, pour que l'admin voie mieux ce que les employés expérimentent.

Admin de direction

Un admin de direction a un rôle de gestion plus large qu'un admin ordinaire. Ce rôle peut voir des paramètres au niveau de l'environnement ou de l'organisation qui ne sont pas toujours disponibles pour les admins ordinaires, comme des paramètres d'environnement plus larges, des permissions ou des paramètres centraux d'IA.

Un admin de direction peut aussi observer avec l'affichage de rôle en tant qu'admin ou employé. Ainsi, un même utilisateur peut voir différentes interfaces selon le rôle actif.

Modèles et fournisseurs

Les modèles de langue, image et voix disponibles proviennent de la configuration des modèles de l'environnement. Une organisation peut déterminer quels fournisseurs et modèles sont disponibles.

Cela peut donc arriver que :

• OpenAI, Claude, Google ou l'IA européenne ne soient pas tous visibles ;
• un modèle mentionné dans un article ou un exemple ne soit pas présent dans votre environnement ;
• les modèles d'image ou de voix soient différents des modèles de langue ;
• un assistant fonctionne avec un modèle fixe ;
• un outil ne soit pas disponible pour le modèle choisi.

Les connecteurs hébergés Google et Microsoft utilisent OpenAI pour l'appel d'outil. Ils ne bloquent pas le sélecteur de modèle : pour d'autres questions, vous pouvez choisir Claude, Gemini, Mistral ou un autre fournisseur disponible. Le connecteur reste enregistré, mais n'est utilisé qu'avec un modèle OpenAI approprié.

Outils : automatique, activé, désactivé et non visible

Les outils peuvent être configurés de différentes manières.

Automatique

L'outil est disponible, mais l'IA décide elle-même si l'outil est nécessaire. C'est la configuration normale pour beaucoup d'outils.

Activé

L'outil est explicitement activé pour vous ou pour le chat. AI-Public essaie alors de rendre l'outil plus directement accessible.

Désactivé

L'outil est visible comme option, mais pas disponible pour vous ou pour ce chat.

Non visible

C'est la restriction la plus forte. Si un administrateur met un outil en Non visible, l'outil disparaît de la fenêtre de chat et de vos préférences personnelles. Vous ne pouvez pas activer cet outil vous-même.

Les paramètres personnels des outils sont donc uniquement des exceptions à ce que l'environnement a rendu visible. Ils ne peuvent pas faire réapparaître un outil caché.

Outils spécifiques aux fournisseurs

Tous les outils ne fonctionnent pas avec tous les fournisseurs d'IA.

Exemples :

• OpenAI a ses propres outils natifs, comme la recherche web et l'interpréteur de code.
• Claude a ses propres outils, comme la recherche web, la récupération de pages web et l'exécution de code.
• Google a ses propres outils natifs, comme Google Search, le contexte URL, Maps et l'exécution de code.
• Certains outils généraux fonctionnent indépendamment du fournisseur.

Si vous changez de fournisseur de modèle, la liste des outils peut donc changer. C'est un comportement attendu. AI-Public adapte les paramètres des outils au fournisseur associé au modèle choisi.

Pour les outils natifs Google, il y a en plus que ceux-ci ne peuvent pas toujours être combinés avec des outils fonctionnels généraux. Si les outils natifs Google sont actifs, AI-Public peut désactiver d'autres outils dans ce cycle pour que l'appel au modèle fonctionne techniquement bien.

Connexions et outils MCP

Sous Outils sur l'écran d'accueil, différents types de connexions peuvent apparaître :

• outils AI-Public intégrés ;
• serveurs MCP personnels ;
• serveurs MCP organisationnels ;
• connecteurs hébergés comme Google Agenda, Google Drive, Gmail, Microsoft Teams, Outlook, SharePoint et connexions similaires.

Si vous les voyez dépend de plusieurs conditions.

Accès MCP

L'environnement détermine si les employés peuvent utiliser les connexions MCP. De plus, un admin peut définir une exception individuelle par employé :

• autorisé ;
• non autorisé ;
• par défaut, donc suivre le paramètre d'environnement.

Si l'accès MCP est désactivé, vous ne voyez pas de bouton pour ajouter un serveur MCP et les connexions MCP organisationnelles ou personnelles disparaissent de votre affichage.

Fournisseur connecté

Certains connecteurs ne sont visibles que si vous êtes connecté avec le bon fournisseur.

Exemples :

• Google Agenda, Google Drive et Gmail nécessitent une autorisation Google distincte.
• Outlook, Microsoft Teams et SharePoint nécessitent une autorisation Microsoft distincte.

Votre connexion AI-Public ordinaire peut utiliser email et mot de passe. Le connecteur ouvre une connexion OAuth séparée et stocke ensuite l'autorisation côté serveur.

Donner à nouveau l'autorisation

Pour certaines connexions, vous devez donner une autorisation supplémentaire. Une connexion ordinaire ne suffit pas, car le connecteur a besoin de droits supplémentaires, par exemple pour lire l'agenda ou rechercher des fichiers. AI-Public demande cette autorisation lorsque vous lancez la connexion.

Desktop et MCP local

Les serveurs MCP locaux et l'accès aux fichiers locaux font partie de l'application desktop. Si vous utilisez la version web, vous ne verrez pas les possibilités spécifiques au desktop.

Contexte du chat : pourquoi un élément est-il temporairement caché ou désactivé ?

Certains éléments sont seulement temporairement cachés ou désactivés.

Cela peut arriver lorsque :

• une réponse est en cours de génération ;
• vous êtes dans un assistant contrôlé ;
• vous travaillez avec un type de prompt fixe, comme le mode document ;
• un chat précédent a enregistré un paramètre d'outil propre ;
• un message est régénéré ;
• le modèle local choisi ne supporte pas l'utilisation d'outils ;
• un outil n'est pas supporté par le modèle choisi ;
• vous travaillez sur mobile et la mise en page est plus compacte.

Dans ce cas, attendez que la réponse soit terminée, ouvrez un nouveau chat ou vérifiez si vous êtes dans un assistant, en mode document ou dans un chat de connexion.

Paramètres de gestion qui influencent la visibilité

Les admins peuvent influencer la visibilité à différents endroits.

Restrictions

Dans les restrictions, un environnement peut définir si les employés ont accès à des fonctions comme :

• connexions MCP ;
• chat vocal ;
• création de documents ;
• limites d'utilisation.

De plus, les admins peuvent définir des exceptions pour des employés individuels.

Modèles

Dans les paramètres des modèles, l'environnement détermine quels modèles de langue, image et voix sont disponibles. Si un fournisseur ou modèle n'y est pas inclus, il n'apparaît pas dans le sélecteur de modèle.

Outils

Dans les paramètres des outils, il est possible de définir par fournisseur si les outils sont automatiquement disponibles, activés, désactivés ou non visibles. Surtout Non visible est important : les utilisateurs ne peuvent pas réactiver un tel outil eux-mêmes.

Connexions

Les connecteurs hébergés et les serveurs MCP organisationnels sont gérés séparément. Ils n'apparaissent que s'ils sont activés pour l'environnement et si l'utilisateur remplit les conditions d'accès.

FAQ : Aide ! Je ne vois pas quelque chose

Je ne vois pas le sélecteur de modèle

Vérifiez si vous utilisez l'affichage Instappen. Allez dans Préférences et passez l'affichage en Standaard. Si vous ne voyez pas ce paramètre, votre rôle ou environnement peut déterminer l'affichage que vous obtenez.

Je ne vois pas Assistants dans le menu

En Instappen, Assistants est caché dans le menu principal. Les assistants disponibles peuvent encore être visibles sur l'écran d'accueil. Passez en Standaard si vous souhaitez ouvrir la page dédiée aux assistants via le menu.

Je ne vois pas Outils ou Connexions sur l'écran d'accueil

En Instappen, le bloc outils et connexions sur l'écran d'accueil est caché. Passez en Standaard. Vérifiez ensuite si votre environnement autorise l'accès MCP et les outils.

Je ne vois pas un outil particulier

Probablement l'outil est en Non visible dans l'environnement, l'outil n'est pas disponible pour le fournisseur choisi, ou l'outil ne correspond pas à votre contexte de chat actuel. Vous ne pouvez pas réactiver un outil caché via les préférences.

Je vois un outil mais il ne fonctionne pas dans ce chat

L'outil peut être désactivé pour ce chat, ne pas correspondre au modèle choisi, ou être temporairement indisponible pendant la génération. Essayez éventuellement un nouveau chat et vérifiez vos paramètres d'outil.

Je ne vois pas Google Agenda, Gmail ou Google Drive

Ces connecteurs doivent être activés par l'environnement et OpenAI doit être disponible comme fournisseur. Ouvrez Préférences → Outils, activez le connecteur Google et complétez l'autorisation Google distincte.

Je ne vois pas Outlook, Teams ou SharePoint

Ces connecteurs doivent être activés par l'environnement et OpenAI doit être disponible comme fournisseur. Ouvrez Préférences → Outils, activez le connecteur Microsoft et complétez l'autorisation Microsoft distincte.

Je ne peux pas ajouter de serveur MCP

L'accès MCP peut être désactivé dans l'environnement pour votre rôle. Un admin peut aussi avoir défini une exception individuelle pour votre compte en non autorisé.

Mon collègue voit plus de modèles que moi

Vérifiez d'abord que vous utilisez tous les deux l'affichage Standaard. Ensuite, la différence peut venir d'un rôle, organisation, établissement, contexte de chat actif, préférence personnelle ou environnement différent.

Je ne vois pas un modèle mentionné dans un article ou une formation

Le manuel peut citer des exemples de modèles qui ne sont pas activés dans tous les environnements. L'administrateur détermine quels modèles sont disponibles dans votre environnement.

Un modèle est grisé ou non sélectionnable

Vérifiez si le modèle est disponible dans l'environnement et compatible avec votre affichage. Un connecteur actif ne grise pas les autres modèles ; l'outil du connecteur est utilisé uniquement avec un modèle OpenAI approprié.

Je ne vois pas Instructions générales ou Instructions supplémentaires

Ces paramètres font partie des préférences avancées. Passez votre affichage en Standaard. En Instappen, ces préférences avancées sont cachées.

Je ne vois pas les connexions Drive

Les connexions Drive sont uniquement en Standaard. De plus, vous devez pouvoir vous connecter avec le bon fournisseur ou redonner l'autorisation.

Je ne vois pas l'IA locale ou MCP local

L'IA locale, l'accès aux fichiers locaux et les serveurs MCP locaux font partie de l'application desktop. Ils n'apparaissent pas dans la version web.

Je ne vois pas quelque chose sur mobile

Sur les petits écrans, AI-Public utilise une mise en page plus compacte. Ouvrez le menu latéral via l'icône hamburger ou essayez la même page sur un écran plus grand.

Que dois-je transmettre au support ou à mon administrateur ?

Donnez les informations aussi concrètes que possible :

• quel bouton, outil, connexion ou modèle vous manque ;
• où vous vous attendiez à le voir ;
• si vous êtes employé, admin ou admin de direction ;
• si vous utilisez Instappen ou Standaard ;
• avec quel fournisseur de connexion vous êtes connecté, par exemple Google, Microsoft ou email/mot de passe ;
• si vous travaillez dans un chat ordinaire, un assistant, en mode document ou dans un chat de connexion.

Avec ces informations, un administrateur peut généralement vérifier rapidement s'il s'agit d'une préférence personnelle, d'un rôle, d'un paramètre d'environnement ou d'une limitation technique.