Bevaringsperioder
AI-Public tilbyr muligheten til å sette bevaringsperioder per kolleksjon. En kolleksjon er en samling av lignende data. For eksempel er det en kolleksjon "Organisasjoner" og en kolleksjon "Chats".
Hos noen kolleksjoner mangler denne omtalte muligheten. Dette er tilfellet for data der det ikke gir mening at de automatisk utløper ved en sluttdato, eller der andre juridiske bevaringsperioder gjelder.
Innstilling av bevaringsperioder
Organisasjonsadmin kan sette bevaringsperioder i miljøet, under fanen "Data-retensjon".
Det finnes allerede standarder, men disse kan endres per miljø. Eksempler på innstillbare perioder:
- prosjektdata, chats og chatmeldinger slettes etter X måneder
- team- eller prosjektgruppedata slettes årlig eller ved prosjektavslutning
- brukere og ansatte-data slettes etter X år etter sluttdato for tjenesten/kontrakten, i samsvar med GDPR og bedriftspolicy
Hvordan Data Retensjon fungerer
Når et nytt registrering legges til i kolleksjonen, beregnes umiddelbart en automatisk utløpsdato basert på innstillingene under Data retensjon.
For eksempel legges en chat til 18. april 2024, og dataretensjonen er satt til 3 måneder. Da tildeles registret en utløpsdato på 18. juli 2024.
Vi bruker Firebase TTL-policyfunksjonalitet. Firebase oppdager feltet for utløpsdato og rydder automatisk opp poster som har passert utløpsdatoen. Dette skjer etter omtrent 24 timer etter utløpsdato.