Beholdelsesperioder
AI-Public tilbyder muligheden for at sætte beholdelsesperioder pr. samling. En samling er en mængde af lignende data. For eksempel er der en samling "Organisationer" og en samling "Chats".
For nogle samlinger mangler denne mulighed. Det gælder data, hvor det ikke giver mening automatisk at udløbe efter en udløbsdato, eller hvor andre juridiske beholdelsesperioder gælder.
Indstilling af beholdelsesperioder
Organisationsadministratoren kan indstille beholdelsesperioder i miljøet under fanen "Data retention".
Der er allerede standardindstillinger, men disse kan ændres pr. miljø. Eksempler på indstilbare perioder:
- projektdata, chats og chatbeskeder slettes efter X måneder
- team- eller projektgruppe data slettes årligt eller ved projektets afslutning
- brugere og medarbejderdata slettes efter X år efter afslutning af ansættelse/kontrakt, i overensstemmelse med GDPR og virksomheds politik
Hvordan Data Retention fungerer
Når der tilføjes en ny post til samlingen, beregnes straks en automatisk udløbsdato baseret på indstillingerne under Data retention.
For eksempel: en chat tilføjes den 18. april 2024 og data retention er indstillet til 3 måneder. Så tildeles posten en udløbsdato den 18. juli 2024.
Vi anvender Firebase TTL-policy funktionalitet. Firebase opdager udløbsdato-feltet og rydder automatisk poster op, der er uden for udløbsdatoen. Dette sker efter cirka 24 timer efter udløbsdatoen.