شروط الاحتفاظ
تقدّم AI-Public إمكانية إعداد فترات الاحتفاظ بحسب المجموعة. المجموعة هي مجموعة من البيانات المماثلة. على سبيل المثال توجد مجموعة "المنظّمات" ومجموعة "المحادثات".
في بعض المجموعات لا تتوفر هذه الخيار. هذا هو الحال للبيانات التي لا يكون من المنطقي ان تنتهي صلاحيتها تلقائياً عند تاريخ انتهاء، أو التي تسري عليها فترات الاحتفاظ القانونية الأخرى.
إعداد فترات الاحتفاظ
يمكن لمسؤول المؤسسة تنظيم فترات الاحتفاظ على المستوى البيئي، تحت تبويب "الاحتفاظ بالبيانات".
هناك إعدادات افتراضية موجودة مسبقاً، لكن يمكن تعديلها حسب البيئة. أمثلة على الفترات القابلة للإعداد:
- بيانات المشاريع، المحادثات ورسائل المحادثة تُحذف بعد X شهور
- بيانات فريق أو مجموعة المشروع تُحذف سنوياً أو عند انتهاء المشروع
- بيانات المستخدمين والموظفين تُحذف بعد X سنوات من انتهاء الخدمة/العقد، وفق نظام AVG وسياسة الشركة
كيف يعمل الاحتفاظ بالبيانات
عند إضافة سجل جديد إلى المجموعة، يتم فوراً حساب تاريخ انتهاء تلقائي بناءً على إعدادات الاحتفاظ بالبيانات.
مثلاً، عند إضافة محادثة في 18 أبريل 2024 وتم ضبط الاحتفاظ بالبيانات على 3 أشهر. يتم منح السجل تاريخ انتهاء في 18 يوليو 2024.
نستخدم وظيفة سياسة TTL من Firebase. يكتشف Firebase حقل تاريخ انتهاء ويمحو تلقائياً السجلات التي تجاوزت تاريخ الانتهاء. يحدث ذلك بعد نحو 24 ساعة من تاريخ الانتهاء.