Ga naar hoofdinhoud

Documenten maken

Met Tekst naar document kun je vanuit de chat een document laten maken. Dit kan op twee manieren:

  • Vrij document — AI-Public ontwerpt een document in HTML en CSS.
  • Documenttemplate — je gebruikt een vooraf ingesteld Word-template met invulvelden.

De knop staat bij de toolkeuze onder de chatinput. Als de tool is ingeschakeld, verandert de chat in een documentmodus met links de chat en rechts het document of formulier.

Vrij document​

Een vrij document is handig als je nog geen vaste huisstijltemplate hebt, of als je de AI zelf een professionele indeling wilt laten maken.

Je kunt bijvoorbeeld vragen:

Maak een bewonersbrief over werkzaamheden in de wijk. Leg uit wat er gebeurt, wanneer dit plaatsvindt en waar bewoners terechtkunnen met vragen.

AI-Public maakt dan een eerste documentversie. Elke vervolgvraag maakt een nieuwe versie op basis van de laatste versie.

Versies gebruiken​

Vrije documenten worden per chat in versies opgeslagen. Rechts naast het document kun je terug naar eerdere versies. Dit is handig wanneer een latere aanpassing minder goed uitpakt.

Voorbeelden van vervolgprompts:

Maak de tekst toegankelijker voor inwoners met taalniveau B1.
Maak hiervan een liggende presentatie met 6 slides.

Instellingen​

Bij vrije documenten kun je instellingen aanpassen, zoals:

  • Doel — document of presentatie.
  • Richting — staand of liggend.
  • Logo — links, midden, rechts of geen logo.
  • Logoformaat — klein, normaal of groot.
  • Stijl — bijvoorbeeld zakelijk, modern, rapport of presentatie.

Als je geen instellingen kiest, probeert de AI passende instellingen te kiezen op basis van je prompt. Vraag je bijvoorbeeld om een presentatie, dan ligt een liggende layout voor de hand.

Vrije documenten gebruiken de branding van de vestiging of omgeving. Als er geen eigen branding is ingesteld, gebruikt AI-Public de standaardhuisstijl.

Kies Geen logo als je geen logo in het document wilt opnemen.

Annotaties​

Met annotaties kun je in het document aanwijzen welk onderdeel je bedoelt. Zet annoteren aan in de toolbar, klik op een onderdeel in het document en beschrijf daarna in je prompt wat er moet veranderen.

Voorbeeld:

Maak het geannoteerde blok rustiger en zorg dat de tekst beter leesbaar is.

De annotaties worden meegestuurd met je prompt.

Bestanden toevoegen​

Je kunt bestanden toevoegen aan de documentprompt. Dit kan bijvoorbeeld met:

  • een opname van een overleg
  • een PDF met broninformatie
  • een bestaand Word-document
  • afbeeldingen die in het document gebruikt moeten worden

Een opname kan zo worden gebruikt om direct vergadernotulen of een verslag te maken.

Exporteren​

Vrije documenten kun je exporteren als PDF. De PDF gebruikt de gekozen documentrichting en pagina-indeling.

Documenttemplates gebruiken​

Als er templates zijn ingesteld door een beheerder, vraagt AI-Public bij Tekst naar document eerst of je een vrij document of een template wilt gebruiken.

Bij een template staat rechts geen documentvoorvertoning, maar een formulier. De AI vult dit formulier op basis van je chatbericht en eventuele toegevoegde bestanden. Je kunt alle velden controleren en aanpassen voordat je het document genereert.

Voorbeelden:

Maak vergadernotulen van de bijgevoegde opname. De vergadering heet Projectgroep dienstverlening en vond vandaag plaats.
Vul de bewonersbrief in over de nieuwe afvalinzameling. Maak de toon helder en toegankelijk.

Formulier controleren​

De AI vult templatevelden zodra informatie beschikbaar is. Het formulier hoeft dus niet in één keer volledig gevuld te zijn.

Controleer vooral:

  • namen
  • datums
  • bedragen
  • actiepunten
  • tabellen met meerdere regels
  • gekozen afbeeldingen

Klik daarna op genereren. Het resultaat is een bewerkbaar Word-document.

Afbeeldingen in templates​

Als een template een afbeeldingsveld heeft, kies je de afbeelding via de mediabeheerder in het formulier. De placeholder in het Word-template bepaalt zoveel mogelijk de positie en grootte in het einddocument.

Gereserveerde velden​

Sommige templatevelden worden automatisch gevuld met gegevens uit de vestiging, omgeving of gebruiker. Denk aan organisatienaam, vestigingsadres, accountnaam, e-mailadres en functie. Deze persoonlijke gegevens worden niet naar het taalmodel gestuurd; AI-Public vult ze lokaal in.

Een beheerder vindt de volledige lijst met gereserveerde tags bij Beheer → Branding.